Monitor de bezetting van je team in real-time. Zie direct of een verlofaanvraag tot onderbezetting leidt en krijg automatische waarschuwingen bij dreigende problemen.
Waar te vinden
Deze instelling vind je in Instellingen > Algemeen > Tab: Aanvraagregels.
Overzicht
Monitor de bezetting van je team in real-time. Zie direct of een verlofaanvraag tot onderbezetting leidt en krijg automatische waarschuwingen bij dreigende problemen.
Waarom dit belangrijk is: Capaciteitsplanning helpt je voorkomen dat je team onderbezet raakt. Het systeem berekent real-time de bezetting per dag en week, toont waarschuwingen bij dreigende onderbezetting en kan optioneel verlofaanvragen blokkeren als de bezetting te laag wordt. Elke team kan eigen capaciteitsregels instellen, inclusief minimum bezettingspercentage.
Impact op gebruikerservaring: Medewerkers zien de teambezetting bij het aanvragen van verlof. Managers krijgen overzichtelijke dashboards met bezetting per dag en week, inclusief waarschuwingen bij dreigende onderbezetting.
Voordelen:
Voorkomt onderbezetting voordat het een probleem wordt
Real-time inzicht in teambezetting
Automatische waarschuwingen
Flexibele regels per team
Helpt bij strategische planning
Hoe het werkt
Het systeem berekent real-time de bezetting per dag en week op basis van FTE.
Bij elke verlofaanvraag wordt de impact op de bezetting direct getoond.
Managers zien in het goedkeuringsscherm de bezetting voor de aangevraagde periode.
Automatische waarschuwingen worden getoond wanneer de bezetting onder het minimum dreigt te komen.
Overzichtelijke grafieken en statistieken helpen bij strategische planning.
In de praktijk:
Het systeem berekent de bezetting per dag en week op basis van FTE
Bij een verlofaanvraag zie je direct de impact op de bezetting
Automatische waarschuwingen bij dreigende onderbezetting
Optioneel: blokkeer goedkeuring als bezetting onder minimum komt
Per team instelbare minimum bezettingspercentage
Overzichtelijke grafieken en statistieken
Instellingen & regels
Standaardwaarde: Nee
Validatie & grenzen:
Soort: ja/nee
Afhankelijkheden:
Waarschuwing: - Voor optimaal gebruik, stel ook "Blokkeer bij lage capaciteit" in om automatische blokkering te activeren
Voorbeelden & tips
Gebruiksscenario's:
Kleine teams: Voor teams met minder dan 10 medewerkers helpt deze instelling om onderbezetting te voorkomen. Stel een minimum bezetting in (bijv. 3 FTE) zodat er altijd voldoende personeel beschikbaar is.
Seizoensgebonden werk: Bij organisaties met piekperiodes (bijv. retail tijdens feestdagen) kun je per periode verschillende minimum bezettingen instellen. Dit voorkomt dat te veel medewerkers tegelijk verlof opnemen tijdens drukke periodes.
Kritieke functies: Voor teams met kritieke functies (bijv. IT support, zorg) is het essentieel om altijd voldoende bezetting te hebben. Deze instelling helpt bij het monitoren en waarschuwen bij dreigende onderbezetting.
Flexibele planning: Voor teams die flexibel werken en regelmatig verlof aanvragen, geeft deze instelling inzicht in de bezetting zonder strikte blokkering.
Praktische voorbeelden:
Voorbeeld 1: Een team van 5 medewerkers (5 FTE totaal) met minimum 3 FTE bezetting. Wanneer 2 medewerkers verlof hebben, blijft er 3 FTE over - dit is acceptabel. Wanneer 3 medewerkers verlof aanvragen, daalt de bezetting naar 2 FTE - dit wordt geblokkeerd of er wordt een waarschuwing getoond.
Voorbeeld 2: Een retail winkel met 8 medewerkers. Tijdens de kerstperiode (december) wordt minimum 6 FTE vereist. Tijdens rustige periodes (januari) is 4 FTE voldoende. Het systeem past automatisch de waarschuwingen aan per periode.
Aanbevelingen:
Start met monitoring zonder blokkering. Schakel "block_on_low_capacity" pas in nadat je hebt gezien hoe de bezetting zich ontwikkelt.
Stel realistische minimum bezettingen in. Te strikte regels leiden tot frustratie, te losse regels hebben geen effect.
Houd rekening met seizoensgebonden variaties. Pas minimum bezettingen aan per periode indien nodig.
Communiceer duidelijk met medewerkers over bezettingsregels en waarom deze zijn ingesteld.
Veelvoorkomende fouten:
Te strikte minimum bezetting instellen waardoor medewerkers nooit verlof kunnen opnemen.
Vergeten om minimum bezettingen per team in te stellen - de globale instelling werkt alleen als alle teams dezelfde bezettingseisen hebben.
Niet rekening houden met parttime medewerkers - 1 FTE betekent niet altijd 1 persoon.
Probleemoplossing:
Probleem: Bezetting wordt niet correct berekend
Oplossing: Controleer of alle medewerkers een contract hebben met FTE percentage. Zonder contract kan bezetting niet worden berekend.
Probleem: Waarschuwingen worden niet getoond
Oplossing: Controleer of "team_capacity_enabled" is ingeschakeld en of er minimum bezettingen zijn ingesteld per team.
Probleem: Bezetting klopt niet voor parttime medewerkers
Oplossing: Het systeem rekent met FTE, niet met aantal personen. Een medewerker met 0.5 FTE telt voor 0.5 in de bezetting.
Tips:
Start met monitoring zonder blokkering. Schakel "block_on_low_capacity" pas in nadat je hebt gezien hoe de bezetting zich ontwikkelt.
Stel realistische minimum bezettingen in. Te strikte regels leiden tot frustratie, te losse regels hebben geen effect.
Houd rekening met seizoensgebonden variaties. Pas minimum bezettingen aan per periode indien nodig.
Communiceer duidelijk met medewerkers over bezettingsregels en waarom deze zijn ingesteld.
Per rol
Voor Beheerders:
Schakel teamcapaciteit monitoring in om onderbezetting te voorkomen.
Stappen:
Ga naar Instellingen > Capaciteitsplanning
Schakel teamcapaciteit monitoring in
Stel minimum bezetting per team in
Configureer waarschuwingen
Voor Managers:
Zie real-time je teambezetting en krijg waarschuwingen bij dreigende onderbezetting.
Stappen:
Bekijk het teamoverzicht voor bezetting per dag
Zie direct de impact van verlofaanvragen
Ontvang waarschuwingen bij lage bezetting
Voor Medewerkers:
Je ziet de teambezetting bij het aanvragen van verlof, zodat je rekening kunt houden met teamplanning.
Gerelateerde instellingen
Blokkeer bij lage capaciteit