Bepaal hoe om te gaan met verlofaanvragen die het saldo negatief maken. Kies voor strikte blokkering, een limiet, of handmatige goedkeuring door beheerders.
Waar te vinden
Deze instelling vind je in Instellingen > Algemeen > Tab: Saldo Beleid.
Overzicht
Bepaal hoe om te gaan met verlofaanvragen die het saldo negatief maken. Kies voor strikte blokkering, een limiet, of handmatige goedkeuring door beheerders.
Waarom dit belangrijk is: Het negatief saldo beleid bepaalt wat er gebeurt wanneer een medewerker meer verlof opneemt dan beschikbaar is. Je kunt kiezen tussen: volledig blokkeren (geen negatief saldo toegestaan), met limiet (tot X dagen negatief), of na goedkeuring (beheerder kan goedkeuren). Dit geeft flexibiliteit om het beleid aan te passen aan de behoeften van je organisatie.
Impact op gebruikerservaring: Medewerkers zien direct of hun aanvraag mogelijk wordt geblokkeerd vanwege negatief saldo. Managers krijgen duidelijke meldingen en kunnen per geval beslissen.
Voordelen:
Flexibel beleid per organisatie
Voorkomt onbedoeld negatief saldo
Duidelijke regels en validatie
Aanpasbaar aan organisatiebehoeften
Transparantie voor medewerkers
Hoe het werkt
Kies tussen drie opties: blokkeren, met limiet, of na goedkeuring
Bij blokkeren: aanvragen worden geweigerd als saldo negatief wordt
Bij limiet: tot X dagen negatief toegestaan
Bij goedkeuring: beheerder kan aanvragen goedkeuren die negatief saldo veroorzaken
Automatische validatie bij elke aanvraag
Duidelijke meldingen bij negatief saldo
Instellingen & regels
Standaardwaarde: Nooit in de min
Mogelijke waarden:
Nooit in de min: Medewerkers kunnen nooit in de minstand gaan met hun verlofsaldo. Als een verlofaanvraag het saldo negatief zou maken, wordt de aanvraag automatisch geweigerd. Dit is de meest strikte optie en voorkomt dat medewerkers meer verlof opnemen dan beschikbaar is. Geschikt voor organisaties die strikte controle willen over verlofsaldo's.
Wel in de min tot limiet: Medewerkers kunnen in de minstand gaan, maar alleen tot een bepaalde limiet. De limiet wordt ingesteld met de instelling "Limiet verlof in minstand". Dit geeft flexibiliteit terwijl er nog steeds controle is. Handig voor organisaties die wat flexibiliteit willen, maar niet onbeperkt negatief saldo willen toestaan.
Alleen door beheerder: Alleen beheerders kunnen verlofaanvragen goedkeuren die het saldo negatief maken. Medewerkers kunnen zelf geen verlof aanvragen dat het saldo negatief maakt, maar beheerders kunnen dit handmatig goedkeuren. Dit geeft controle aan beheerders terwijl medewerkers beschermd zijn tegen onbedoeld negatief saldo.
Validatie & grenzen:
Informatie:Optioneel veld: Deze instelling is optioneel en hoeft niet te worden ingesteld.
Soort: tekst
Toegestane waarden:
Nooit in de min
Wel in de min tot limiet
With approval
Alleen door beheerder
Voorbeelden & tips
Gebruiksscenario's:
Strikte controle (never): Voor organisaties waar verlof in de min niet acceptabel is. Medewerkers kunnen alleen verlof opnemen als ze voldoende saldo hebben. Dit voorkomt problemen bij einde dienstverband.
Flexibel met limiet (with_limit): Voor organisaties die flexibiliteit willen maar wel een maximum limiet willen stellen (bijv. -5 dagen). Medewerkers kunnen tot deze limiet in de min gaan.
Handmatige goedkeuring (admin_only): Voor organisaties waar verlof in de min mogelijk is maar alleen na expliciete goedkeuring door een beheerder. Dit geeft controle per geval.
Praktische voorbeelden:
Voorbeeld never: Een medewerker met 0 dagen saldo kan geen verlof aanvragen. Het systeem toont: "Onvoldoende saldo beschikbaar".
Voorbeeld with_limit (limiet: -5): Een medewerker met 0 dagen saldo kan tot 5 dagen verlof aanvragen. Bij een aanvraag van 6 dagen wordt deze geblokkeerd.
Voorbeeld admin_only: Een medewerker met 0 dagen saldo kan verlof aanvragen, maar deze wordt automatisch gemarkeerd als "Goedkeuring vereist" en alleen een beheerder kan deze goedkeuren.
Aanbevelingen:
Voor Nederlandse organisaties: gebruik "Nooit" om te voldoen aan arbeidsrechtelijke verplichtingen.
Bij gebruik van "Wel in de min tot limiet": stel een redelijke limiet in (bijv. -5 dagen) en communiceer deze duidelijk.
Bij gebruik van "Alleen door beheerder": zorg voor duidelijke processen voor goedkeuring en communicatie met medewerkers.
Veelvoorkomende fouten:
Geen limiet instellen bij "Wel in de min tot limiet", waardoor medewerkers onbeperkt in de min kunnen gaan.
Niet communiceren over het beleid, waardoor medewerkers verrast zijn wanneer aanvragen worden geblokkeerd.
Bij einde dienstverband kunnen negatieve saldi leiden tot problemen - overweeg dit bij het instellen van het beleid.
Probleemoplossing:
Probleem: Medewerkers kunnen verlof aanvragen ondanks negatief saldo
Oplossing: Controleer of "negative_leave_balance_policy" correct is ingesteld. Bij "Nooit" zou dit niet mogelijk moeten zijn.
Probleem: Limiet wordt niet gerespecteerd
Oplossing: Controleer of "negative_leave_balance_limit" correct is ingesteld en of deze lager is dan 0.
Tips:
Voor Nederlandse organisaties: gebruik "Nooit" om te voldoen aan arbeidsrechtelijke verplichtingen.
Bij gebruik van "Wel in de min tot limiet": stel een redelijke limiet in (bijv. -5 dagen) en communiceer deze duidelijk.
Bij gebruik van "Alleen door beheerder": zorg voor duidelijke processen voor goedkeuring en communicatie met medewerkers.
Overweeg de impact op verschillende gebruikersrollen
Documenteer het beleid en communiceer dit duidelijk naar gebruikers
Lees de uitleg bij elke optie voordat je een keuze maakt
Overweeg welke optie het beste past bij jouw organisatie
Gerelateerde instellingen
Limiet verlof in minstand