Wil je als secretaresse snel en efficiënt een afspraak plannen voor een patiënt? Met de Planner in de Verne software is dat zo gebeurd! In dit artikel leggen we je stap voor stap uit hoe je dat doet.
Stap 1: Open de Planner
In het menu kies je voor jouw Planner. Daar start je het proces van het plannen van een nieuwe afspraak.
Stap 2: Selecteer de Patiënt
Je hebt twee opties:
Bestaande patiënt: Zoek deze op via de zoekbalk.
Nieuwe patiënt: Maak een patiënt aan als deze nog niet in het systeem staat.
Zodra je een patiënt selecteert, zie je de profielgegevens in de Patiënt header, inclusief eerdere afspraken.
Stap 3: Kies de juiste fysiotherapeut en locatie
De software selecteert automatisch de fysiotherapeut van de laatste afspraak. Je kunt dit aanpassen als dit nodig is.
Daarna kies je de locatie waar de afspraak plaatsvindt.
Stap 4: Voorkeurstijden selecteren
Bekijk de dagen en tijdstippen die passen bij de patiënt. Klik op de gewenste blokken om voorkeurstijden te selecteren.
Tijdsloten
De agenda heeft een weergave met Tijdsloten.
Via een switch kan worden gewisseld tussen de normale agenda en de tijdslotenweergave.
Tijdsloten zijn gebaseerd op de standaardduur die in de locatie-instellingen is geconfigureerd.
Afspraken blijven zichtbaar in deze weergave.
De agenda slaat nu je voorkeur op:
Heb je tijdsloten aanstaan, dan blijven deze actief na refresh en opnieuw inloggen.
Zet je ze uit, dan blijven ze ook uit.
Dit maakt werken in de agenda consistenter en persoonlijker.
Stap 5: Afspraak aanmaken en bevestigen
Klik in het tijdblok waarin je de afspraak wilt maken. Controleer de gegevens in het detailoverzicht.
Klik daarna op de button Afspraak maken om de afspraak definitief te plannen.
De patiënt ontvangt automatisch een bevestiging per e-mail.
Behandelingen kunnen nu herhalend worden ingepland:
Mogelijke frequenties:
dagelijks
wekelijks
tweewekelijks
maandelijks
Je kunt zelf kiezen op welke dagen en tot en met wanneer de reeks loopt.
E-mailgedrag:
De patiënt ontvangt slechts één e-mail voor alle ingeplande afspraken. In deze mail worden maximaal 10 afspraken getoond, gevolgd door: “en nog X afspraken”.
Dit voorkomt e-mailspam en maakt herhalend plannen overzichtelijker.
Vragen
Heb je nog vragen? Of loop je nog ergens tegen aan?
Neem gerust contact op met ons Verne Support Team. Dit kan door een mail te sturen naar support@vernehealth.nl
Met deze stappen is een afspraak zo gepland. Heb je veel afspraken op een dag? Dan helpt deze planner jou om het overzicht te houden én foutloos te werken.