Poolfahrzeuge werden in der Regel von mehreren Mitarbeitern genutzt. In den meisten Unternehmen ist es nicht gestattet, ein Poolfahrzeug für private Fahrten zu nutzen.

In Fleet Fahrtenbuch können Fuhrparkmanager und alle dem Fahrzeug zugewiesenen Fahrer das Fahrtenbuch von Poolfahrzeugen einsehen und bearbeiten. Führen mehrere Fahrer das Fahrtenbuch, gewährleisten Datenschutzeinstellungen die Privatsphäre der Fahrer.

In Fleet Geo werden Poolfahrzeuge standardmäßig auf der Live-Karte geortet und Fuhrparkmanager können eine Historie der gefahrenen Routen einsehen. Es ist jedoch möglich, Fahrern zu erlauben, die Ortung vorübergehend zu deaktivieren, z.B. bei Privatfahrten, wenn diese erlaubt sind.

In Fleet Admin können Mitarbeiter Poolfahrzeuge für bestimmte Zeiträume buchen.

Ein Dienstwagen wird ausschließlich von einem einzelnen Mitarbeiter genutzt und darf sowohl für private als auch für geschäftliche Fahrten genutzt werden. Für Dienstwagen gelten strengere Datenschutzbestimmungen.

In Fleet Fahrtenbuch hat ausschließlich der zugewiesene Fahrer Zugriff auf das Fahrtenbuch eines Dienstwagens. Fuhrparkmanager können lediglich das Fahrtenbuch exportieren. Grundsätzlich werden bei Privatfahrten im Export nur die für das Finanzamt erforderlichen Daten zu Kilometerstand und gefahrener Distanz angezeigt.

In Fleet Geo können Dienstwagen nur mit ausdrücklicher Erlaubnis des Fahrers geortet werden.