Na Vivaintra, valorizamos profundamente o feedback e as sugestões dos nossos clientes, pois acreditamos que são eles que impulsionam a evolução contínua da nossa plataforma. Desenvolvemos esta política para deixar transparente a todos os nossos clientes como funciona o nosso processo de melhorias.

O objetivo desta política é transparecer e facilitar o entendimento dos processos internos. Acreditamos ser extremamente importante receber e avaliar todos as solicitações e sugestões de melhorias para a Intranet.

Reconhecemos a importância vital da comunicação interna na promoção da produtividade, engajamento e colaboração dentro das empresas. Nesse contexto, a intranet Vivaintra desempenha um papel fundamental como uma plataforma central para facilitar essas interações e conexões entre os colaboradores.

O propósito fundamental do novo processo de solicitação de melhorias na intranet Vivaintra é atender às demandas dinâmicas e em constante evolução de nossos clientes, alimentando uma cultura de inovação e progresso contínuo. Reconhecemos que adaptar nossa plataforma de acordo com as necessidades e expectativas dos clientes é essencial para garantir sua relevância e utilidade ao longo do tempo.

É fundamental que o usuário solicitante da melhoria seja um administrador da intranet. Usuários com acesso comum, ou seja, sem permissões de administrador, não tem autorização para fazer solicitações de melhorias.

O processo de melhorias inicia-se quando o administrador da plataforma, nota-se uma demanda de adaptação ou modificação do comportamento atual do módulo para atender a sua demanda na utilização da Vivaintra ou a necessidade de uma nova funcionalidade.

Visando a necessidade da melhoria, o solicitante deverá informar detalhadamente a sua proposta pelo formulário, identificando seus atuais gargalos e como a sugestão solucionará seu atual problema lhe garantindo o resultado esperado.

Ao receber o registro de solicitação de melhoria, a equipe da Vivaintra irá direcionar o documento para o Comitê de Inovação para análise. Caso o Comitê entenda que a sugestão irá agregar valor para a plataforma e todos os clientes, será registradas em backlog, e em momento oportuno (definido pela equipe de Produtos) será realizada sem custo e disponibilizado para todos os clientes.

Já as melhorias personalizadas e específicas que irão atender apenas ao cliente solicitante, serão analisadas e caso seja viável de ser feita, será executada mediante aprovação de orçamento, considerando o custo por hora técnica de desenvolvimento, a serem pagas pelo solicitante.

Após essa análise, é retornado ao solicitante (cliente) se:

Com a aprovação para desenvolvimento da solicitação de melhoria, é informado o prazo de entrega, que acontece até o final de cada trimestre do ano.

1º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de janeiro a 31 de março

2º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de abril a 30 de junho

3º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de julho a 30 de setembro

4º Trimestre - Prazo de entrega entre 01 de outubro a 31 de dezembro

É uma espécie de mapa, uma poderosa ferramenta visual e descritiva que apontará como será o produto ou projeto a cada período de sua evolução, no nosso caso, a cada trimestre do ano. Essa “bússola gerencial” alinhará todos os stakeholders (interessados no projeto) em torno dos mesmos passos sequenciais rumo à construção integral do produto, os envolvidos cientes do processo de evolução e quais variáveis envolvem esse caminho.

Um backlog nada mais é do que uma lista de todas as funcionalidades que serão desenvolvidas ordenadas por prioridade. Torna-se um backlog toda e qualquer funcionalidade que tenha sido elegível para desenvolvimento.

A principal vantagem em ter um backlog e ele estar claro é o foco e atenção à ele. Esta clareza é fundamental para o cliente e também auxilia à equipe de produtos desenvolver a comunicação e a experiência de nossos clientes enquanto que para a equipe de Tecnologia este foco permite mais produtividade, qualidade e inovação nestas funcionalidades.

Como a Vivaintra implementa o backlog?

A Vivaintra trabalha com OKRs trimestrais. A metodologia OKR permite que os times estabeleçam objetivos para este período e foquem em seus resultados-chave. Desta forma, faz parte do processo de cada OKR antecipadamente discutir e decidir quais itens do Backlog farão parte do OKR subsequente de acordo com os objetivos dos times (Produto e Tecnologia).

Por exemplo, se o time de Produto tem um objetivo de aumentar o engajamento em até X%, ele priorizará os itens do backlog que aumentem o engajamento. Se o time de Tecnologia tiver um objetivo de melhorar a performance, irá buscar por itens do backlog que auxiliem neste objetivo.

Como cada time tem seus objetivos é muito comum que em um OKR trimestral muitas implementações de backlog sejam realizadas.

De quem é a responsabilidade em relação ao backlog?

O gerenciamento do backlog é feito pelo papel Coordenador(a) de Produtos.

Qual a diferença entre uma funcionalidade do backlog e uma sugestão?

Como já documentado acima sobre nosso processo de melhoria, nossa equipe, sempre em contato com o cliente, diariamente coleta feedbacks e solicitações de melhorias de nossos clientes que alimentam todo nosso sistema de atendimento.

Uma melhoria classificada como sugestão é diferente de uma funcionalidade de backlog pois ainda não tem um detalhamento, nem estimativa e principalmente uma priorização de elegibilidade de desenvolvimento.

O caminho natural é que uma sugestão se torne uma funcionalidade de backlog futuramente. E apesar de não terem priorização são muito importantes para o produto pois em alguns casos, como de desenvolvimento de uma nova versão de um módulo, todas as sugestões recebidas são analisadas novamente e podem ser desenvolvidas.

Como obter mais informações sobre nosso backlog em andamento?

Você pode conhecer nosso backlog em andamento através do nosso Roadmap que nada mais é do que a nossa "esteira de melhorias" a serem implementadas no produto.

Até tornar-se um backlog elegível para OKR e fazer parte do nosso Roadmap uma funcionalidade passa por várias etapas como detalhamento apropriado, estimativa, alinhamento estratégico e histórico até a sua priorização e/ou classificação.

No início de cada mês, nossa equipe publica no blog da Vivaworks um compilado das principais novidades e melhorias disponibilizadas no período, permitindo que nossos clientes acompanhem de forma prática a evolução contínua da plataforma.

Além disso, caso queira conhecer mais detalhes sobre as melhorias já entregues e as iniciativas previstas em nosso Roadmap trimestral, você pode solicitar um bate-papo com nosso time. Esse momento permite esclarecer dúvidas, conhecer as evoluções planejadas e entender melhor os próximos passos da plataforma.