I Vores Forening anbefaler vi som udgangspunkt, at du ikke bruger manuelle posteringer – medmindre det er nødvendigt. De fleste opgaver kan og bør løses gennem systemets indbyggede moduler for indtægter, udgifter og betalinger, som automatisk sikrer korrekt bogføring og overholdelse af bogføringsloven.
Hvornår bør man benytte manuelle posteringer?
Manuelle posteringer bør kun anvendes i særlige tilfælde, hvor:
En konkret guide fra Vores Forening henviser til det
Det ikke er muligt at bruge faktura- eller udgiftsmodulet
Du som kasserer har erfaring med dobbelt bogholderi og er fortrolig med debet og kredit
Eksempler kan være:
Reguleringer i tidligere regnskabsår
Hensættelser og interne omposteringer
Fejlkorrigeringer, der ikke kan håndteres via modulerne
Er du i tvivl, så kontakt os hellere én gang for meget end én gang for lidt.
Sådan laver du en manuel postering
Gå til Økonomi > Posteringer
Klik på Tilføj postering i øverste højre hjørne
Udfyld felterne som beskrevet herunder:
Felter i manuel postering
Felt | Forklaring |
Dato | Den dato, hvor posteringen registreres i regnskabet |
Tekst | En kort og præcis beskrivelse af posteringens formål – fx “Hensættelse til vedligehold” |
Konto | Den regnskabskonto, som posteringen skal føres på. Det er denne konto, der bogføres i det fortegn, du vælger under “Balance” |
Balance | Beløbet, som skal registreres. Skal indtastes enten som debet eller kredit afhængigt af hvilken vej, det skal påvirke kontoen |
Modkonto | Den konto, der skal modposteres – her registreres beløbet i modsat fortegn af det, du har angivet under “Balance” |
Tilknyttet | (Valgfrit) Her kan du knytte posteringen til en bestemt husstand eller kreditor, hvis den vedrører en specifik beboer eller leverandør |
Et eksempel
Du skal bogføre en hensættelse på 10.000 kr. til vedligeholdelse:
Konto: 33020 - Hensat til vedligehold
Balance: 10.000 i debet
Modkonto: 51130 - Hensat til vedligehold i året
→ Det betyder, at kontoen “Hensættelser” debiteres, og modkontoen krediteres.
Redigering af manuelle posteringer
Manuelle posteringer kan godt redigeres, men af hensyn til bogføringsloven sker det ikke ved at overskrive den oprindelige post. I stedet opretter systemet automatisk en modpostering, som ophæver den oprindelige post, og derefter tilføjes en ny med den opdaterede version.
Sådan redigerer du en manuel postering:
Gå til Økonomi > Posteringer
Find den relevante postering og klik på Handlinger > Rediger
Foretag de ønskede ændringer (fx konto, tekst eller beløb)
Klik på Gem
Systemet vil nu:
Oprette en modpostering med modsatrettede fortegn
Oprette en ny postering med den ændrede version
Eksempel: Hvis du ændrer kontoen fra "Vedligehold" til "Administration", vil systemet ompostere beløbet fra den gamle konto til den nye – helt automatisk.
Bemærk:
Det er kun posteringer, som er oprettet manuelt, der kan redigeres på denne måde.
Hvis en postering er oprettet via en faktura, udgift eller betaling, kan den ikke redigeres direkte. I disse tilfælde skal du:
Åbne den oprindelige faktura eller udgift
Foretage ændringen dér
Systemet vil derefter automatisk opdatere de tilhørende posteringer