Når du starter med at bruge regnskabssystemet i Vores Forening, er det vigtigt at få registreret de korrekte åbningsbalancer. Det sikrer, at jeres forenings regnskab hænger sammen fra starten og overholder kravene i bogføringsloven.
Hvad er en åbningsbalance?
En åbningsbalance er en oversigt over foreningens økonomiske status på det tidspunkt, hvor I begynder at bruge Vores Forening. Den viser jeres aktiver (hvad I ejer) og passiver (hvad I skylder eller har af egenkapital).
Hvis I starter ved årets begyndelse, skal I kun indsætte åbningsbalancer for balancekonti – altså aktiver og passiver.
Hvis I starter midt i et regnskabsår, skal I typisk også registrere åbningsbalancer for driftskonti – altså indtægter og udgifter – så regnskabet bliver komplet.
Sådan indsætter du åbningsbalancer
Gå til Økonomi i venstremenuen
Klik på Kontoplan
Vælg knappen Rediger åbningsbalancer
Du får nu vist en oversigt over alle konti i jeres kontoplan, hvor hver række har to felter: Debet og Kredit.
Sådan udfylder du beløbene
Du skal kun udfylde én af de to felter (enten debet eller kredit) for hver konto.
Hvis du ved en fejl indtaster i det forkerte felt, guider systemet dig til at rette det.
Brug ikke minus-tegn – systemet håndterer retningen automatisk.
Hovedreglen er:
Kontotype | Felt der skal bruges |
Aktiver (f.eks. bank, tilgodehavender) | Debet |
Udgifter (f.eks. drift, forsikringer) | Debet |
Passiver (f.eks. egenkapital, gæld) | Kredit |
Indtægter (f.eks. kontingentindtægt) | Kredit |
Fordeling på beboere (debitorer og kreditorer)
For nogle konti – som f.eks. restancekontoen – kan du vælge at fordele beløbet på flere husstande. Det gør det muligt at se, hvem der skylder hvilke beløb.
Sådan gør du:
Find den relevante konto, f.eks. 11010 Restancer fra tidligere år
Klik på pilen i højre side af kontoen
Klik på Tilføj linje til fordeling (flere gange, hvis nødvendigt)
For hver linje:
Tilføj en beskrivelse
Vælg en tilknytning (f.eks. husstand)
Indtast det beløb, der skal tilknyttes
Eksempel:
Hvis du vil registrere 3.000 kr. i restancer fordelt på tre husstande, kan det se sådan ud:
Beskrivelse | Tilknytning | Beløb |
Restance 2023 | Husstand 1 | 1.000 kr. |
Restance 2023 | Husstand 2 | 1.000 kr. |
Restance 2023 | Husstand 3 | 1.000 kr. |
Afslut og gem
Når du har udfyldt alle relevante åbningsbalancer:
Scroll ned og klik på Gem åbningsbalancer
Systemet vil kontrollere, at summen af debet = kredit
Hvis balancen ikke stemmer, kan du ikke gemme. Det er et krav i dobbelt bogholderi og bogføringsloven, at balancen går i nul.