Bankafstemning betyder, at I sammenligner bevægelserne på foreningens bankkonto med bogføringen i Vores Forening, så I sikrer, at alt stemmer. Formålet er at finde fejl og manglende posteringer i tide, så regnskabet altid er retvisende.
Vi anbefaler, at I afstemmer mindst en gang om måneden, men det kan også gøres samlet en gang om året. Jo oftere I afstemmer, jo nemmere er det typisk at finde årsagen, hvis noget ikke stemmer.
Bankdata og import
For at gøre afstemningen nem kan bankdata importeres til Vores Forening.
Plus-pakken: bankdata kan importeres live og automatisk
Standard-pakken: bankdata importeres manuelt
Denne guide gennemgår manuel import.
Start afstemning
Gå til Økonomi i venstremenuen
Vælg Bankkonti
Klik på den bankkonto, du vil afstemme
På kontoen vises en tabel med posteringer. I tabellen kan du se et farvet ikon for afstemningsstatus: grøn: afstemt, rød: ikke afstemt.
Klik på Afstem over tabellen
Importér banktransaktioner
Når afstemningsmodulet åbnes, vises to tabeller:
Venstre side: posteringer fra banken
Højre side: posteringer fra Vores Forening
For at hente de seneste poster fra banken:
Klik Importer banktransaktioner
Upload en CSV-fil, som du har eksporteret fra foreningens bank
Vigtigt: Kontrollér hvornår der sidst er importeret bankdata, så du undgår at importere de samme poster to gange.
Sådan afstemmer du
Når bankposterne er indlæst, kan du afstemme.
Nogle poster bliver afstemt automatisk, og resten afstemmes manuelt.
Manuel afstemning foregår sådan:
Find en post i banken (venstre side)
Find den tilsvarende postering i Vores Forening (højre side)
Træk posteringen fra højre side over på den tilsvarende bankpost i venstre side
Når beløbet matcher, bliver posten grøn.
Hvis én bankpost dækker flere posteringer i Vores Forening, kan du trække flere posteringer over til samme bankpost, indtil det samlede beløb passer. Det er typisk relevant ved samleposter, fx udbetalinger fra Betalingsservice.
Bekræft og få overblik
Når du er færdig med at matche:
Klik Bekræft øverst
Herefter bliver afstemte poster skjult, så du får et klart overblik over, hvad der stadig mangler.
Sådan finder du fejl og mangler
Hvis der ligger poster i banken (venstre side), som ikke har en tilsvarende postering i Vores Forening (højre side), mangler der typisk bogføring. Det kan løses ved at oprette det, der passer til bevægelsen, fx:
en udgift
en faktura eller betaling
en manuel postering
Hvis der ligger poster i Vores Forening (højre side), som ikke findes i banken (venstre side), er der typisk bogført noget, som ikke svarer til virkeligheden. Det kan være fejlmarkeringer, forkerte betalinger eller posteringer, der skal rettes.
Automatisk afstemning
En af de mest nyttige funktioner er automatisk afstemning. Hvis en post i banken og en postering i Vores Forening har samme dato og beløb, bliver den som udgangspunkt afstemt automatisk, allerede når du åbner afstemningsmodulet. Derfor er der ofte kun få poster, der kræver manuel afstemning, hvis I bogfører løbende.
Øvrige muligheder
Hvis du kun vil afstemme en bestemt periode, kan du bruge periodevælgeren, så der kun vises de ønskede måneder
Hvis du vil se poster, der allerede er afstemt, kan du slå det til på knappen Vis alle
Hvis du ikke kan finde en udgift i højre side, kan det skyldes, at den ikke er markeret som betalt. Markér udgiften betalt først, og gå derefter tilbage til afstemningen