Ekstraopkrævninger bruges, når en opkrævningsrunde skal have en eller flere ekstra fakturalinjer, som kun gælder for udvalgte husstande eller grupper. Det kan fx være en rabat til bestyrelsen, et gebyr til dem der ikke deltog i havedag, en engangsopkrævning til enkelte husstande eller en mindre korrektion.
Ekstraopkrævninger ligger altid på den konkrete opkrævningsrunde og påvirker kun de modtagere, du vælger. Alle andre husstande får stadig kun de normale linjer fra den faste opkrævning.
Sådan åbner du ekstraopkrævninger på en opkrævningsrunde
Gå til Indtægter -> Opkrævninger
Klik på den opkrævning, du vil arbejde med
Vælg den relevante opkrævningsrunde (datoen)
Find afsnittet Ekstraopkrævninger på opkrævningsrunden
Sådan opretter du en ekstra fakturalinje
I afsnittet Ekstraopkrævninger udfylder du en linje pr. ekstraopkrævning. Felterne svarer til det, der kommer på fakturaen.
Klik Tilføj fakturalinje
Udfyld felterne:
Titel: Kort titel på linjen, fx "Bestyrelsesrabat" eller "Gebyr for manglende havedag"
Beskrivelse: Valgfrit. Bruges hvis du vil uddybe linjen på fakturaen
Konto: Den regnskabskonto linjen skal bogføres på
Type: Vælg den type der passer, typisk Fast pris
Modtager: Vælg hvem der skal have linjen. Du kan vælge husstande eller grupper. Når du vælger en husstand, gælder linjen for alle beboere i husstanden
Antal: Typisk 1
Pris: Beløbet pr. antal. Brug et negativt beløb hvis det er en rabat eller tilbageførsel
Klik Gem ændringer
Hvis du vil fjerne en linje igen, klikker du Fjern på den pågældende linje.
Eksempler på ekstraopkrævninger
Eksempel 1: Bestyrelsesrabat på kontingent
Scenario: Kontingent er 1.000 kr. pr. husstand, og bestyrelsens husstande skal fritages i denne runde.
Titel: Bestyrelsesrabat
Beskrivelse: Fritagelse for kontingent
Konto: 10010 - Opkrævet kontingent
Type: Fast pris
Modtager: Gruppen "Bestyrelse" (eller de konkrete husstande)
Antal: 1
Pris: -1000
Resultat: Husstandene får en linje på -1.000 kr. på samme konto som kontingentet, så den udligner opkrævningen i den runde.
Eksempel 2: Gebyr for manglende deltagelse i havedag
Scenario: Kun nogle husstande skal opkræves et gebyr på 250 kr.
Titel: Gebyr for manglende havedag
Beskrivelse: Gebyr jf. beslutning på generalforsamling
Konto: 10020 - Opkrævet fællesbidrag (eller den konto I bruger til formålet)
Type: Fast pris
Modtager: De relevante husstande eller en gruppe, fx "Ikke deltaget"
Antal: 1
Pris: 250
Resultat: Kun de valgte husstande får gebyret med på fakturaen.
Eksempel 3: Engangskorrektion til én husstand
Scenario: En husstand skal have en korrektion på -125 kr. pga. en tidligere fejl.
Titel: Korrektion
Beskrivelse: Regulering for tidligere opkrævning
Konto: Den konto den oprindelige opkrævning vedrørte
Type: Fast pris
Modtager: Den konkrete husstand
Antal: 1
Pris: -125
Import af ekstraopkrævninger fra Excel
Hvis du har mange ekstra linjer, kan det være hurtigere at forberede dem i et Excel-ark og importere dem. Brug især import, hvis der er mange modtagere eller mange forskellige beløb. Importen hjælper med at undgå manuelle fejl, men kræver at felterne er udfyldt korrekt i arket.
Gode råd før du gemmer
Tjek altid kontoen. Ekstraopkrævninger bogføres på samme måde som normale fakturalinjer, så kontovalget betyder noget for rapporter og årsafslutning
Brug negativ pris til rabatter og tilbageførsler. Du skal ikke sætte minus på antal
Hvis du arbejder med grupper, så vær sikker på at gruppen er opdateret, før du opretter ekstraopkrævningen
Kontrollér et par fakturaer i runden efter du har gemt, så du kan se at linjerne rammer de rigtige modtagere og beløb