🤓 Prérequis

Avant de commencer, assurez-vous d’avoir les éléments suivants :

Un compte Zapier actif (un forfait payant est requis pour certaines fonctionnalités)
Un abonnement Waalaxy payant Advanced ou Business est nécessaire pour l’intégration API.
Votre clé API Waalaxy
Une URL de profil LinkedIn est requise pour chaque import de prospect.

Comment connecter Zapier à Waalaxy ?

Étape 1 - Préparation

Pour démarrer la configuration, vous devez d’abord générer une clé API unique dans votre compte Waalaxy.

Cliquez sur ⚙️(Paramètres) > Intégrations.
Cliquez sur le bouton bleu + Créer une nouvelle clé API.
Saisissez un nom explicite (par ex. « Zapier Integration ») puis cliquez sur Générer la clé.
Cliquez sur Copier et fermer. Conservez cette clé en lieu sûr : vous en aurez besoin pour authentifier l’action Zapier.

Si vous avez besoin de plus de détails pour mettre cela en place, vous pouvez consulter notre guide pas à pas.

Étape 2 - Configurer l’action Waalaxy de votre Zap

Une fois votre déclencheur configuré (par ex. un nouveau lead dans une Google Sheet ou un CRM), vous devez définir l’action Waalaxy.

Dans l’éditeur Zapier, cliquez sur le bouton + Action dans le bloc indiquant « Select the event for your Zap to run ». Cela vous permet de choisir ce qui doit se passer après l’exécution du déclencheur.

2. Recherchez Waalaxy (1.0.0) Invite only et sélectionnez-le.

Une fois l’action créée, vous devrez la configurer comme suit :

Sous Action event, sélectionnez Import a prospect in the Waalaxy CRM.
Cliquez sur le bouton Select sous « Account », saisissez votre clé API Waalaxy et confirmez Yes continue to Waalaxy (1.0.0).
Lorsque la connexion de votre compte est demandée, collez la clé API que vous avez générée à l’étape

Étape 3 - Configurer les champs requis pour l’import dans Waalaxy

Cette étape définit comment les données sont traitées et où les prospects seront ajoutés dans votre espace de travail Waalaxy.

URL LinkedIn : Faites correspondre le champ de votre déclencheur qui contient le lien vers le profil du prospect. C’est un champ obligatoire pour que l’import réussisse.

Ensuite, configurez les autres champs de l’action :

Dans le champ Prospect List, cliquez sur Choose value…
- C’est également un champ obligatoire pour importer vos données avec succès
Dans l’onglet qui s’ouvre, vous pouvez utiliser la barre de recherche pour trouver la liste que vous souhaitez associer.
- Les listes correspondantes s’afficheront en dessous.
- Cliquez sur la liste de prospects dans laquelle vous souhaitez ajouter les nouveaux contacts.
- La fenêtre se fermera automatiquement après la sélection.
Dans le champ Allow Team Duplicates, configurez le comportement du système lorsqu’un prospect est déjà présent dans la liste d’un de vos coéquipiers :
- Sélectionnez True si vous souhaitez que le prospect soit importé même si un coéquipier a déjà ce prospect dans Waalaxy.
- Sélectionnez False pour éviter les doublons au sein de votre équipe.
Dans le champ Move Existing Prospects , sélectionnez le comportement à appliquer à un prospect déjà présent dans l’une de vos listes :
- Sélectionnez True si vous souhaitez que les prospects déjà présents dans votre compte Waalaxy soient déplacés de la liste d’origine vers la nouvelle liste sélectionnée.
- Sélectionnez False si vous ne souhaitez pas les déplacer.
Dans la liste déroulante Campaign, choisissez la campagne dans laquelle le prospect importé doit être ajouté. Cette étape est facultative.
Add Existing Prospects to Campaign vous permet de choisir si les prospects déjà présents dans votre compte Waalaxy doivent aussi être ajoutés à la campagne.
- Sélectionnez True si vous souhaitez que les prospects déjà présents dans votre compte Waalaxy soient ajoutés à une campagne
- Sélectionnez False si vous ne souhaitez pas qu’ils soient ajoutés à la campagne.
Une fois tous les champs obligatoires configurés, vous pouvez choisir d’associer des données personnalisées en fonction des données que vous souhaitez importer dans Waalaxy. Puis cliquez sur Continue.

Étape 4 : Tester l’étape pour confirmer que votre clé API fonctionne

Validation et activation

Avant de passer en production, vérifiez que la correspondance des données est correcte.

Cliquez sur Test Step.
Vérifiez dans Waalaxy qu’un prospect de test est apparu dans la liste que vous avez définie.
Une fois le message « A Prospect was sent to Waalaxy » affiché, cliquez sur Publish.

À chaque création d’un nouveau contact dans l’outil choisi comme déclencheur, Zapier enverra automatiquement l’URL LinkedIn de ce contact à Waalaxy et importera le prospect dans la liste de prospects souhaitée et dans la campagne (facultatif) 👌

Confirmation screen in Zapier indicating the Zap was published and is live

C’est bon, tout est prêt, bravo👌

FAQ

Si vos leads n’apparaissent pas dans Waalaxy ou si votre test Zapier échoue, vérifiez les points techniques suivants pour résoudre le problème :

Échec de l’authentification : votre clé API est peut-être incorrecte ou a été supprimée dans Waalaxy. Allez dans Paramètres > Intégrations, générez une nouvelle clé et mettez à jour la connexion dans Zapier.
URL LinkedIn manquante : c’est le seul champ obligatoire. Si votre source de déclenchement (par ex. Typeform ou un CRM) ne fournit pas d’URL de profil LinkedIn valide, l’import échouera.
Gestion des doublons : si un prospect est déjà présent dans votre CRM, il peut être bloqué selon vos paramètres « Allow Team Duplicates » ou « Move Existing Prospects ». Définissez-les sur True si vous souhaitez forcer une mise à jour.
Sécurité de la clé API : pour votre protection, Waalaxy masque votre clé API une fois la fenêtre de génération fermée. Si vous ne l’avez pas enregistrée, supprimez simplement l’ancienne et générez une nouvelle clé.
Délai de synchronisation : bien que ce soit généralement quasi instantané, veuillez prévoir jusqu’à 5 minutes pour que les prospects apparaissent dans votre liste Waalaxy après une exécution réussie de Zapier.