Das Konzept eines Vorrats- und eines Zwischenlagers basiert darauf, dass die Warenentnahmen für die Behandlungen nur aus festgelegten Zwischenlagern erfolgen dürfen. Für die Vorräte aller Produkte gibt es ein getrenntes Vorratslager, z.B. in einem separaten Raum oder Keller. Diese Vorratslager sind nicht frei zugänglich, d.h. hieraus dürfen nur ausgewählte Mitarbeiter Material entnehmen. Eine Erfassung der Warenentnahme, z.B. mit der Wawibox Pro Scan App, erfolgt dann auf dem Weg vom Vorratslager ins Zwischenlager, wodurch bei der Entnahme aus dem Zwischenlager keine weitere Erfassung notwendig ist.

Die folgende Skizze visualisiert dieses Konzept schematisch:

Voraussetzungen

Um das Lagerkonzept eines Vorrats- und eines Zwischenlagers optimal anwenden zu können, ist eine räumliche Trennung dieser beiden Lagerorte hilfreich. Dies ist meistens dann gegeben, wenn man beispielsweise über einen separaten Lagerraum sowie einzelne Schränke in der Praxis verfügt. Dann kann der Lagerraum als Vorratslager genutzt werden und die Schränke werden zu Zwischenlagern.

Sollte keine direkte räumliche Trennung möglich sein, kann man diese auch etwa über eine visuelle Trennung von Regelfächern / Schubladen herstellen. Dazu kann man Regalfächer, welche als Zwischenlager genutzt werden, etwa mit einem grünen Klebestreifen markieren oder zusätzlich beschriften.

Vorteile

Dieses Lagerkonzept hat den Vorteil, dass nur ein ausgewählter Kreis an Mitarbeitern mit dem Materialprozess betreut ist. Zudem findet das Auffüllen des Zwischenlagers optimalerweise nicht in hektischen Situationen zwischen Behandlungen statt, sondern kann in ruhigen Momenten mit wenig Betrieb erledigt werden. Dadurch ist weitestgehend sichergestellt, dass alle Warenentnahmen erfasst werden und somit die Fehlerquote in den Materialbeständen gering ist.

Ein weiterer Vorteil ist hierbei, dass immer noch keine hohe Flexibilität bei der Warenentnahme für die Behandlungszimmer besteht. Man kann die benötigten Materialien jederzeit aus dem Zwischenlager holen und spart sich zusätzlich die Zeit, diese Entnahme zu erfassen.

Nachteile

Damit das Zwischenlager alle benötigten Materialien enthält, muss dieses regelmäßig von ausgewählten Mitarbeitern aufgefüllt werden, was bei diesen Mitarbeitern einen leichten Mehraufwand produziert. Im Falle von Krankheitsausfällen oder Urlaub muss entsprechend sichergestellt werden, dass dennoch Mitarbeiter regelmäßig vor Ort sind, um diese Aufgabe zu übernehmen.

Für wen ist das Lagerkonzept Vorrats- und Zwischenlager geeignet?

Dieses Lagerkonzept ist für Praxen aller Größenordnungen geeignet und hat sich anhand unserer Erfahrungen bei Wawibox als das Lagerkonzept mit dem besten Verhältnis zwischen Aufwand und Fehlerquote etabliert. Aufgrund des frei zugänglichen Zwischenlagers werden die Betriebsabläufe kaum beeinträchtigt und die Warenbestände sind meist fehlerfrei geführt. Sofern daher die o.g. räumlichen Voraussetzungen erfüllt sind, empfehlen wir die Einführung von getrennten Vorrats- und Zwischenlagern.