Das Konzept der Warenausgabe stellt die strengste Form der Materialverwaltung dar, weil damit die Warenentnahme jederzeit klaren Regeln unterliegt und somit kaum Fehler zulässt. Das Material wird in einem abgeschlossenen Raum aufbewahrt, zu dem nur ausgewählte Mitarbeiter Zugang erhalten. Wenn nun Material benötigt wird, erfolgt die Warenentnahme nur durch die Mitarbeiter mit Zugang zum Lager. In der Regel passiert dies zu festen Ausgabezeiten, z.B. bei Dienstbeginn oder Schichtwechsel, weil meist keine dauerhafte Besetzung des Lagers für eine Warenausgabe möglich ist.

Die folgende Skizze visualisiert dieses Konzept schematisch:

Voraussetzungen

Für die Umsetzung einer Warenausgabe müssen sowohl räumliche Voraussetzung erfüllt als auch Arbeitsabläufe entsprechend gestaltet werden. Damit die Warenausgabe auch ausschließlich durch befugtes Personal erfolgt, muss der Lagerraum oder die Schränke abschließbar sein, um ungewollte Entnahmen zu verhindern. Weil ungeplante Entnahmen hohen Aufwand produzieren (befugten Mitarbeiter suchen, gemeinsam ans Lager gehen, Ware entnehmen, wieder abschließen, ...), sollten feste Zeiten zum Auffüllen der Behandlungszimmer definiert werden. Dieser Prozess erfordert anfangs etwas Übung und Abstimmung, um die optimalen Bestände für jedes Zimmer zu finden und sicherzustellen, dass diese auch gleichbleibend aufgefüllt werden.

Vorteile

Durch die Regulierung der Warenentnahme anhand einer Warenausgabe besteht jederzeit für die am Materialprozess beteiligten Mitarbeiter ein sehr präziser Überblick über die Lagerbestände. Die Fehlerquote ist hierbei sehr niedrig, weil die entsprechenden Mitarbeiter sehr gezielt auf die korrekte Ausführung des Entnahmeprozesses, z.B. mit der Wawibox Pro Scan App, geschult werden können.

Nachteile

Bei diesem Konzept ergeben sich zwei Herausforderungen, die berücksichtigt werden sollten. Zum Einen haben die in der Behandlung tätigen Mitarbeiter eine geringere Flexibilität, wenn sie kurzfristig einmal Material benötigen, weil sie dieses nicht eigenständig aus dem Lager entnehmen können. Zum Anderen erhöht sich der Aufwand für die mit dem Materialprozess betreuten Mitarbeiter deutlich, weil diese an jeder Lagerentnahme beteiligt sind und entsprechend immer zur Verfügung stehen müssen.

Für wen ist das Lagerkonzept mit Warenausgabe geeignet?

Dieses Lagerkonzept eigentlich eher für größere Praxen, die eine sehr genaue Kontrolle und Steuerung der Lagerbestände benötigen. Der erhöhte Personalaufwand ist i.d.R. bei Praxen mit wenigen Mitarbeitern nicht rentabel und es sollte auf andere Konzepte zurückgegriffen werden. Des Weiteren sind die entsprechenden räumlichen Voraussetzungen zu beachten.