Um rechtzeitig die richtigen Bestellvorschläge zu erhalten und damit eine effiziente Warenwirtschaft zu gewährleisten, ist die richtige Einstellung der Bestandsmeldungen eine der wichtigsten Voraussetzungen.

Wawibox Pro orientiert sich hierbei an einem klassischen betriebswirtschaftlichen Ansatz, in welchem Mindest- und Maximalbestände definiert werden. Zusätzlich wird euch in der Wawibox die Option geboten, einen weiteren Bestand - den Meldebestand - zu definieren. Dieser betriebswirtschaftliche Ansatz wird im folgenden Schaubild grafisch dargestellt:

Die schwarze Linie stellt euren Verbrauch im Laufe der Zeit dar. Die fett gedruckten farbigen Linien stehen für die Einstellungen, die ihr bei der Artikelkonfiguration für eure späteren Bestandsmeldungen festlegen könnt.

Eure Bestände werden immer in der Farbe des Bereiches dargestellt, in dem sie sich aktuell befinden. D. h., sobald ein Artikel beispielsweise seinen Mindestbestand erreicht oder unterschritten hat, wird der Bestand in rot dargestellt.

Der Mindestbestand zeigt an, wann ein Produkt nachbestellt werden muss und ist daher die wichtigste Bestandsmeldung. Es gibt eine einfache Faustformel, um eine erste Idee für den Mindestbestand zu erhalten. Dazu ist ausschlaggebend, dass ihr euch Gedanken über euren gewünschten Bestellrhythmus macht, z. B. ein Mal pro Woche oder ein Mal pro Monat. Euer Bestellrhythmus ist die Ausgangsbasis für den Mindestbestand.

Der zweite wichtige Faktor ist die zu erwartende Lieferzeit von Produkten, die ihr z. B. anhand von Erfahrungswerten aus euren früheren Bestellungen festmachen könnt. So habt ihr auch schon alle wichtigen Informationen, um den richtigen Mindestbestand zu ermitteln:

Mindestbestand = Verbrauch pro Bestellzyklus + Verbrauch während der Lieferzeit

Wir möchten das an einem praktischen Beispiel verdeutlichen: Ihr macht ein Mal pro Woche eure Materialbestellung. In einer Woche verbraucht ihr 10 Packungen eurer Handschuhe. Euer Lieblingslieferant hat die Handschuhe im Normalfall auf Lager und kann diese innerhalb einer halben Woche liefern.

Mindestbestand = 10 Packung + 5 Packungen = 15 Packungen

Die Mindestbestände solltet ihr ggf. in regelmäßigen Abständen auf ihre Aktualität überprüfen und anpassen.

Der Meldebestand, der euch bereits vor dem Erreichen des Mindestbestandes eine Hinweismeldung bereitstellen kann, ist vor allem bei Produkten mit hohem Verbrauch sinnvoll. Bei Artikeln, die ohnehin nur in geringer Anzahl vorrätig gehalten werden (z. B. höchstens 3 Packungen), kann diese zusätzliche Hinweismeldung eher störend sein - ein Meldebestand in solchen Fällen dementsprechend nicht notwendig.

Durch das Angeben eines Maximalbestandes, des sogenannten Optimalbestandes, könnt ihr steuern, welche Menge eines Artikels im Normalfall nachbestellt wird. Wawibox Pro errechnet nämlich automatisch die zu bestellende Menge eines Produktes und zeigt euch einen Vorschlag an, der zum Erreichen des Optimalbestandes notwendig ist.

Wenn ihr beispielsweise für eure Handschuhe einen Optimalbestand von 30 Packungen hinterlegt habt und aktuell 14 Packungen auf Lager sind, wird Wawibox Pro euch einen Bestellvorschlag von 16 Packungen anzeigen. Dadurch kann auch in Vertretungssituationen eine optimale Bestellmenge gewährleistet werden und es wird nicht mehr eingekauft als notwendig wäre.