Afin de recevoir à tout moment des propositions de commande pertinentes et de garantir une gestion efficace des stocks dentaires, le paramétrage correct des alertes de stock est l’un des éléments les plus importants.
Varobox Pro s’appuie sur une approche classique de gestion des stocks, basée sur la définition d’un stock minimum et d’un stock maximum. Vous avez également la possibilité de définir un seuil d’alerte supplémentaire.
Le schéma ci-dessous illustre ce principe de manière graphique.
La ligne noire représente votre consommation au fil du temps. Les lignes épaisses correspondent aux paramètres que vous pouvez définir pour les alertes de stock lors de la configuration de l’article.
Les niveaux de stock sont toujours affichés dans la couleur correspondant à la zone dans laquelle ils se situent actuellement. Ainsi, dès qu’un article passe en dessous de son stock minimum, son niveau de stock est affiché en rouge.
Comment déterminer le stock minimum optimal ?
Le stock minimum influence directement le moment auquel les produits doivent être réapprovisionnés. Il s’agit donc du paramètre le plus important.
Il existe une règle simple pour obtenir une première estimation du stock minimum adapté à vos besoins. Commencez par définir votre fréquence de commande souhaitée (par exemple une fois par semaine ou une fois par mois), qui servira de base au calcul. Le second facteur essentiel est le délai de livraison estimé des produits, que vous pouvez évaluer à partir de vos expériences de commandes précédentes.
Une fois ces deux informations connues, vous pouvez calculer le stock minimum à l’aide de la formule suivante :
Stock minimum = consommation par cycle de commande + consommation pendant le délai de livraison
Prenons un exemple concret pour illustrer ce principe : vous passez vos commandes de consommables dentaires une fois par semaine. Au cours d’une semaine, vous utilisez 10 boîtes de gants. Votre fournisseur habituel dispose généralement de ces gants en stock et les livre dans un délai d’environ une demi-semaine.
Stock minimum = 10 boîtes + 5 boîtes = 15 boîtes
Nous vous recommandons de vérifier régulièrement que vos stocks minimums sont toujours adaptés à votre consommation réelle et, si nécessaire, de les ajuster.
Quand est-il utile de définir un seuil d’alerte ?
Le seuil d’alerte, qui vous permet de recevoir une notification avant même que le stock minimum ne soit atteint, est particulièrement utile pour les produits à forte consommation.
En revanche, pour les produits dont vous ne conservez généralement qu’un faible nombre en stock (par exemple un maximum de trois conditionnements), cette notification supplémentaire peut s’avérer peu utile, voire encombrante. Dans ce cas, il n’est généralement pas nécessaire de définir un seuil d’alerte.
Pourquoi définir un stock maximum ?
Le stock maximum vous permet de déterminer la quantité cible à maintenir en stock pour un produit. Varobox Pro calcule alors automatiquement la quantité à commander pour atteindre ce niveau de stock et l’affiche comme proposition de commande.
Par exemple, si vous avez défini un stock maximum de 30 boîtes de gants et que votre stock actuel est de 14 boîtes, Varobox Pro vous proposera automatiquement de commander 16 boîtes.
Cette fonctionnalité permet également de garantir des quantités de commande cohérentes en cas d’absence ou de remplacement du personnel habituellement responsable des achats, tout en évitant les surcommandes inutiles.