Le concept de distribution des marchandises constitue la forme la plus stricte de gestion du matériel, car les prélèvements sont soumis à des règles clairement définies à tout moment, ce qui réduit fortement le risque d’erreur.
Le matériel est stocké dans un local fermé auquel seuls certains collaborateurs ont accès. Lorsqu’un produit est nécessaire, le prélèvement est effectué uniquement par les collaborateurs autorisés à accéder au stock.
En règle générale, ces distributions ont lieu à des horaires fixes, par exemple au début du service ou lors d’un changement d’équipe, car il n’est généralement pas possible d’assurer une présence permanente dans le local de stockage pour effectuer les distributions.
| Fehlerquote hoch | Fehlerquote niedrig |
Aufwand hoch |
| X |
Aufwand niedrig |
|
|
Le schéma ci-dessous illustre ce concept de manière simplifiée :
Conditions préalables
Pour mettre en place un système de distribution des marchandises, il faut à la fois disposer des conditions matérielles nécessaires et adapter les processus de travail en conséquence. Afin que la distribution des marchandises soit effectuée exclusivement par le personnel autorisé, le local de stockage ou les armoires doivent pouvoir être verrouillés afin d’éviter les prélèvements non autorisés.
Comme les prélèvements imprévus entraînent une charge de travail importante (chercher un collaborateur autorisé, se rendre ensemble au stock, prélever le produit, refermer le stock, etc.), il est recommandé de définir des horaires fixes pour le réapprovisionnement des salles de soins. Au début, ce processus nécessite un peu de pratique et de coordination afin de déterminer les niveaux de stock optimaux pour chaque salle et de veiller à ce qu’ils soient réapprovisionnés de manière régulière.
Avantages
Grâce à la régulation des prélèvements dans le cadre d’un système de distribution des marchandises, les collaborateurs impliqués dans la gestion du matériel disposent à tout moment d’une vue très précise des niveaux de stock. Le taux d’erreur est très faible, car les collaborateurs concernés peuvent être formés de manière ciblée à l’exécution correcte du processus de prélèvement, par exemple à l’aide de l’application Wawibox Pro Scan.
Inconvénients
Ce concept présente deux défis principaux qu’il convient de prendre en compte. D’une part, les collaborateurs travaillant dans les salles de soins disposent de moins de flexibilité lorsqu’ils ont besoin de matériel à court terme, puisqu’ils ne peuvent pas le prélever eux-mêmes dans le stock. D’autre part, la charge de travail des collaborateurs responsables de la gestion du matériel augmente considérablement, car ils doivent participer à chaque prélèvement et doivent donc être disponibles en permanence.
À qui le concept de stockage avec distribution des marchandises convient-il ?
Ce concept de stockage convient plutôt aux cabinets de plus grande taille qui ont besoin d’un contrôle et d’une gestion très précis de leurs stocks. La charge de personnel supplémentaire n’est généralement pas rentable pour les cabinets comptant peu de collaborateurs ; dans ce cas, il est préférable d’opter pour un autre concept de stockage. Il convient également de tenir compte des conditions matérielles et spatiales nécessaires.
La vidéo suivante vous donne un aperçu compact du sujet.
Aperçu des concepts de stockage