Med webCRMs oversigter får du adgang til den information, du har brug for med få klik. Du kan oprette oversigter på tværs af systemets moduler og datatyper, og du vælger selv kriterierne for datafiltrering og detaljeringsniveau.
I denne artikel gennemgår vi opsætningen af oversigter samt de konfigureringsmuligheder, du har, såsom visuelle elementer som kortvisninger, grafer og summeringer.
Du kan læse mere om diverse funktioner som masseoprettelse af aktiviteter, eksport af data og masseændringer for mere effektivitet og produktivitet i artiklen her.
Sådan opretter du en oversigt:
1. Gå til tandhjulet 
i øverste højre hjørne → 
opsætning → oversigter.
2. Klik 
opret → vælg datatype.
Note! Valget af datatype afhænger af, hvad du vil lave din oversigt over (organisationer, personer, aktivititer osv.) - altså hvor er den data, du søger i systemet?
Datafiltre
Når du har oprettet din oversigt, har du fem konfigurationsmuligheder. Datafiltre bestemmer, hvilke data der filtreres til og fra i din oversigt.
3. Opsæt dine søgekriterier ved at tilføje datafiltre. Når din datatype er valgt, kan du se de data, du har til rådighed på drop-down-listen under datafelt. De præsenterede muligheder afhænger af oversigtens datatype.
💡Tip! Spar tid ved at indtaste det felt du søger i stedet for at scrolle hele listen igennem.
4. Vælg kriterier og matchværdi for dit datafilter. Læs nærmere herunder.
Et datafelt har forskellige egenskaber, hvorfor du kan vælge forskellige kriterier:
Tal og dato | Lister og tjekbokse | Multivalg | Tekst og memo |
Lig med (=) Ikke lig med (<>) Større end (>) Mindre end (<) Blank Ikke blank | Lig med (=) Ikke lig med (<>) | Lig med (=) Ikke lig med (<>) Indeholder Indeholder ikke | Lig med (=) Ikke lig med (<>) Større end(>) Mindre end (<) Indeholder Indeholder ikke Begynder med Begynder ikke med Blank Ikke blank |
Søg intervaller såsom: - Omsætning - Tidsperioder - Postnumre | Vælg eller udeluk en værdi fra resten:
- Tilmeldt nyhedsbrev - Aktivitetstyper - Alle tabte tilbud
| Vælg eller udeluk en værdi fra resten:
- Må kun indeholde - Skal minimum indeholde - Må ikke indeholde
| Søg bredt eller præcist:
- Indeholder dette ord - Frasorter alle e-mailadresser uden et @ - Indeholde kun vores domæne |
5. Tilføj så mange datafiltre, du har behov for. Ved tilføjelse af et filter, kan du enten indskrænke (OG) eller udvide (ELLER) din oversigt.
6. Husk at gemme din oversigt løbende og gå til rapport for visning af resultaterne for din oversigt.
Specielle Filtre
Når du vælger hovedentiteterne som datatypen for dine oversigter, kan du benytte specielle filtre for at præcisere dine søgeresultater.
Der er to typer af filtreringsmuligheder, afhængigt af den valgte datatype i oversigten: “med/uden” og “matcher IKKE”. Disse specielle filtre er ikke tilgængelige for alle datatyper, men de findes på følgende hovedentiteter:
Med/uden | Matcher IKKE |
|
|
1. Organisationer og personer som hovedentitet
Specielle filtre er nyttige, når du søger efter organisationer eller personer med eller uden specifikke dataentiteter knyttet til dem. Det kan f.eks. være organisationer uden ordrer eller personer uden en aktivitet.
Note! Du kan specificere din oversigt yderligere ved at tilføje almindelige datafiltre, men de specielle filtre af typen “med/uden” kan stå alene.
2. Aktiviteter, pipeline, ordrer, produkter, tilbudslinjer, dokumenter og tickets som hovedentitet
Det specielle filter er også nyttigt, hvis du vil gå længere ned i din filtrering, såsom hvis du ikke kun efter organisationer eller personer uden en speciel entitet tilknyttet, men derimod specifikke typer af denne entitet.
Mens den første type af specielle filtre (med/uden) kan anvendes selvstændigt uden opsætning af almindelige filtreringskriterier, kræver denne type (matcher IKKE), at du udvider din oversigt ved at inkludere specifikke tags, datointervaller osv.
Det kan du f.eks. gøre, hvis du ønsker at identificere alle organisationer, der ikke har tilføjet en bestemt tilbudslinje til nogle af deres tilbud/ordrer i indeværende år, eller organisationer uden en aktiv kampagneaktivitet inden for de seneste to år.
Spørg Bruger og Aktuel Bruger
Undgå at oprette for mange oversigter ved at benytte funktionen “spørg bruger”. Oversigter med “spørg bruger” aktiveret åbnes altid i en pop-up, hvor du kan definere udvalgte værdier fra gang til gang - uden at gå til opsætningen af oversigten. Det kan f.eks. være en nyhedsbrevliste, hvor alle filtre er ens pånær nyhedsbrevtypen.
Sådan gør du:
1. Sæt en markering i spørg bruger ud fra de filtre, du vil ændre hver gang du åbner oversigten.
2. Når du åbner oversigten, åbnes en pop-up. Angiv den ønskede værdi for din oversigtsvisning → Tilføj.
I stedet for at lade matchværdien stå tom, kan du vælge defaultværdi for pop op-vinduet.
Sæt f.eks. matchværdien til aktuel bruger, hvis du ønsker at isolere den ansvarliges data fra de andres. På den måde behøver den enkelte bruger ikke at indstille værdierne på pop-up’en for at se sine egne data.
Sæt defaultmatchværdien til alle, således at oversigten viser alle data fra start. Den enkelte kan nu selv vælge at specificere søgningen, hvis nødvendigt.
Graf
Når du har opsat dine data filtre, kan du visualisere oversigten som en graf. det kan f.eks. være grafer over:
Samlet omsætning pr. sælger
Omsætning fordelt pr. pipelineniveau
Antal organisationer pr. kundetyper, status eller ansvarlig
Samlet tid brugt pr. supporter
Antal aktiviteter pr. ansvarlig
Sådan gør du:
I eksemplet herunder ønsker vi at få et overblik over fordelingen af varer for omsætningen i vores pipeline for indeværende år.
1. Gå til graf på opsætningssiden for din oversigt.
2. Vælg datafeltet, som grafen skal baseres på.
3. Vis tal aktiveres for at inkludere tallene i grafen.
4. Vælg graftypen for det bedste visuelle udtryk.
5. Plotdata bestemmer om grafen viser antal (hvor mange varer pr. varenavn) eller summering (den samlede omsætning pr. varenavn).
5.a Antal
Grafen er nu opsat.
5.b Summering
Tilføj datafeltet som grafen skal summeres efter og angiv valuta, så eventuelle tilbud med andre valuta summeres korrekt.
6. Gå til graf for at se om den har det ønskede udtryk.
Tip!💡Graferne er bygget op på selve oversigten, så du nemt kan tilpasse dem uden at påvirke de faktiske data. Du kan derfor trygt prøve dig frem med forskellige typer af grafer, til du når præcis det, som du søger.
7. Når din graf er sat op, er den tilgængelig på din oversigt i selve visningen.
Kort
Brug kortfunktionen i dine oversigter for at få et visuelt overblik over, hvor du har flest kunder, hvor du sælger mest af specielle typer af produkter, eller har de fleste aktiviteter.
Når du aktiverer kortfunktionen til din oversigt, vil der automatisk indsættes et GPS-koordinat til organisationen.
Sådan gør du
Du kan tilføje kortfunktionen til alle datatyper, dog er det kun organisationens regulære adresse, kortet kan vises ud fra. Dvs. at organisationer uden adresse ikke vises.
1. Opret en oversigt der filtrerer på de organisationer, du vil have vist i din oversigt.
2. Gå til kort og tillad lokation.
3. Gem og vis rapporten.
Når kortet er aktiveret, er dette tilgængeligt på din oversigt på selve visningssiden.
Inddel typer efter farve
Du kan opdele værdierne på dine drop down-lister efter forskellige farver. Det kan f.eks. være at organisationerne skal farvefordeles baseret på den organisationsansvarlige.
1. Gå til kort og vælg et felt på opdel på.
2. Tildel hver værdi på listen en farve under farvekonfigurationer og afslut med gem.
Tilføj GPS koordinater
Første gang du åbner kortet, tilføjes GPS-koordinaterne til organisationerne i oversigten.
Tip! 💡Gå til 
for at tilføje GPS-koordinater i din kolonnevisning.
Summering
Med summeringsfunktionen undgår du at skifte mellem flere oversigter eller at trække data ud for at lave pivottabeller eller udregninger i Excel.
Du kan tilføje totaler (antal oprettede) og summeringer (sammenlagte tal) på alle dine oversigter, såsom:
Antal ordrer fordelt pr. sælger i en given periode, samt summeringen af omsætningen pr. sælger og i alt.
Antal oprettede, igangværende og lukkede sager, samt tid benyttet pr. sælger og i alt.
Sådan gør du:
I eksemplet herunder ønsker vi at se den vægtede og uvægtede omsætning for den enkelte kundetype pr. salgsansvarlig.
1. Gå til summering fra din oversigt.
2. Opsæt din summering ud fra:
Totalfelt definerer datafeltet, som summeringen baseres på.
Med multisummering kan du tilføje en ekstra summering.
Summér tal viser antal enheder (antal tilbud) i hver af dine totalfelter og multisummeringer.
Hvis talfelter aktiveres, kan du tilføje tal- eller tidsfelter, der summeres (omsætning pr. type, ansvarlig).
💡Tip! Har du beregnede felter i din oversigt, kan du indsætte dem i din summering.
3. Du kan vælge at tilføje en graf, som er lavet på totalfeltet.
6. Husk at gemme din oversigt løbende og gå til rapport for visning af resultaterne for din oversigt. Summeringerne kan nu tilgås via sum i oversigtens visningsside.
4. De samlede summeringer og totaler findes i bunden af summeringsfanen.
I dette eksempel er multisummeringen fjernet.
Tip! 💡Du kan udskrive dine summeringer i Excel- eller billedeformat.
Generel
Under generel har du mulighed for at sætte adgangsbegrænsinger og generelle egenskaber for din oversigt.
Tillad avancerede handlinger
Ved aktivering af denne åbnes alle funktioner i oversigten. Dvs. at alle med adgang til denne oversigt kan masse-slette og -modificere, lave udtræk af alle data m.m.
Skjul på popup
Ved aktivering af denne skjules oversigten i din oversigtsliste, som du finder i det øverste højre hjørne i din navigationsbar.
Adgangsbegrænsninger:
Til bruger: Er det kun én bestemt bruger, der skal kunne se oversigten.
Adgangsniveau: Er det kun brugere med ét adgangsniveau.
Minimum adgangsniveau: Alle med dette eller højere adgangsniveau.
Note! Oversigter er som standard aktiveret i jeres system, men din adgang til opsætning og specielle funktioner kan være begrænset afhængig af dit adgangsniveau og specielle opsætninger under fanen generel. Derudover kan der være specielle opsætninger såsom brugeradgang pr. oversigt eller manglende aktivering af avancerede funktioner.
Hvad Bliver Vist og Hvordan
Kan det virke overvældende med den information, dine oversigter viser? Er der en anden terminologi for de enkelte datafelter hos brugerne, eller er datapræsentationen ikke optimal?
Du har forskellige muligheder for at definere, hvordan dine data præsenteres, både når de åbnes fra webCRMs oversigter og når de eksporteres til Excel.
Sådan gør du:
Gå til mine oversigter i navigationspanelet og åbn oversigten på visningsside (rapport).
Eller gå til øverste højre hjørne → opsætning → oversigter → åbn oversigt → rapport.
Tilføj datakolonner
Du har forskellige felter til rådighed for visning, alt efter hvilken datatype oversigten er bygget på.
Klik på ikonet for at åbne drop-down-listen med alle tilgængelige felter. Markér de felter du ønsker vist, og klik igen for at fjerne dem.
💡Tip! Hvis du allerede ved, hvilket felt du vil tilføje, kan du spare tid ved at bruge søgefeltet. Hvis du mangler overblik over, hvilke felter du har til rådighed, kan du scrolle ned på din liste. Bemærk, at hvert felt altid starter med en indikation af det tilhørende modul.
Omdøb kolonner
Har et datafelt forskellige betydninger, kan du ændre navnet i oversigterne - uden at omdøbe dem i resten af systemet.
1. Klik på selve teksten i en kolonneoverskrift.
2. Omdøb overskriften → tryk enter eller klik ved siden af feltet for gemme.
3. Tryk for at vende tilbage til originaltekst.
OBS! Alle nye overskrifter beholdes ved eksport af oversigten.
Sorter rækkefølge på kolonnerne
Datatypen for feltet bestemmer om det er i alfabetisk eller numerisk rækkefølge, som dine rækker præsenteres i.
1. Klik ved siden af kolonneoverskriften for at aktivere funktionen.
2. Klik igen for at vende rækkefølgen om.
3. Ved tredje klik deaktiveres funktionen.
Flyt rundt på kolonner
Omroker kolonnernes placering ved hjælp af drag-and-drop-funktionen.
Når du får vist din oversigt, kan du styre hvilke kolonner du ønsker at se. Vil du ændre på rækkefølgen af kolonnerne, kan du bruge vores drag'n'drop funktion og trække kolonnerne hen hvor de skal stå.
1. Klik på kolonnen der skal have en ny plads til du se ikonet:
2. Hold venstre musetast nede og træk kolonnen til den nye placering
Bestem bredde på kolonne
Nogle felter har en længere overskrift eller mere indhold end andre. Gør din oversigt mere overskuelig ved at tilpasse bredderne på de enkelte kolonner ved hjælp af drag-and-drop-funktionen:
1. Før musen over skillelinjen mellem de to kolonne til du ser ikonet.
2. Hold venstre musetast nede og træk i kolonnen til den har den ønskede bredde.
Vis, Redigér og Slet
Hold musen over din oversigt i højre hjørne for at åbne, redigere eller slette oversigten.
Du kan ændre datatypen øverst i din oversigt når som helst.
Vær opmærksom på, at dine filtre eller viste data måske ikke understøttes af den valgte datatype.
Tilføj Oversigter til Favorit
Der er mange måder at bruge oversigter på, hvilket kan resultere i en omfattende liste. Tilføj de vigtigste oversigter til din favoritliste for nem adgang.
Gå til din oversigt og tryk på favoritikonet. Du kan fjerne oversigten fra listen ved at klikke på ikonet igen.
Alle favoritoversigter kan tilgås fra dit navigationspanel fra følgende to faner - uanset hvor du befinder dig i systemet.
Under foretrukne blandt alle dine øvrige favoritter.
Under mine oversigter.
Relaterede Artikler: