Med webCRMs oversigter får du adgang til den information, du har brug for med ét klik. Du kan oprette oversigter på tværs af systemets moduler og datatyper samt vælge kriterierne for datafiltrering og detaljeringsniveau.

Denne artikel gennemgår muligheder og funktioner, der kan lette dit daglige arbejde, såsom masseoprettelse af aktiviteter, eksport af data og masseændringer.

For at benytte funktionerne skal du have oprettet din oversigt med de korrekte filtre. Det er vigtigt, at oversigten kun indeholder de data, der skal manipuleres.

Læs mere om oprettelse af oversigter her.

1. Gå til tandhjulet i øverste højre hjørne → opsætning → oversigter → find din oversigt.

De fleste funktioner kræver, at avancerede handlinger er aktiveret for at kunne bruge modifikationsfunktionen i oversigten.

2. Gå til fanen Generel og aktivér Avancerede handlinger.

3. Gå til visningssiden for din oversigt for at begynde:

Er du på redigeringssiden for din oversigt kommer du til visningen ved at trykke Rapport.

Eller åben den direkte fra Mine Oversigter

Med beregn felter kan du tilføje ekstra kolonner i din oversigt baseret på udregninger af eksisterende tal- eller datofelter, såsom:

1. Start på visningssiden for din oversigt.

2. Gå til Aktioner → Beregn felter

3. Angiv ledetekst som feltoverskrift.

4. Vælg typen ud fra talberegninger eller datoer.

5. Vælg felterne, som udregningen baseres på.

6. Tryk på Tilføj for at lave flere udregninger.

Har du en større gruppe af virksomheder, hvor du ønsker at oprette aktiviteter på hver af dem? I stedet for manuelt at oprette f.eks. 200 aktiviteter, kan du bruge en oversigt til at masseoprette aktiviteter på én gang. Du kan fastsætte deadlines, fordele aktiviteterne mellem flere brugere, bestemme aktionen og meget mere.

1. Start på visningssiden for din oversigt.

2. Gå til Aktioner → Opret aktiviteter.

3. Data: Vælg aktion og beskrivelse.

Hvis oversigten er lavet over personer eller enheder, der har tilknyttede personer, som f.eks. tilbud, får du mulighed for at sammenkæde de nye aktiviteter med disse personer. Det betyder, at aktiviteterne oprettes med de pågældende personer linket til som kontakt.

Vær opmærksom på, at en person kan fremgå flere gange på oversigten. I sådanne tilfælde vil der blive oprettet flere aktiviteter for den samme person.

4. Fravælg: Ønsker du at fravælge enkelte kontakter, kan du markere dem her.

5. Brugeropsætning: Vælg den/de ansvarlige for aktiviteterne. Når de ansvarlige er valgt, kan du se, hvor mange aktiviteter der vil blive oprettet i alt, samt hvor mange det svarer til per ansvarlig.

6. Dataindstillinger: Vælg, hvor lang en periode aktiviteterne skal strække sig over. Når du har sat en datoperiode, vil du se, hvor mange aktiviteter det svarer til pr. dag pr. ansvarlig. Tilpas antallet ved at ændre datointervallet, og sørg for at undlade lørdage og søndage, hvis der ikke skal oprettes aktiviteter i weekenden.

Alle aktiviteter er nu oprettet som planlagt med de attributter, der blev givet under opsætningen. Tildelingen af datoer er vilkårlig.

Du kan eksportere data direkte fra en oversigt.

I eksempler herunder kan du eksportere de data du har filtreret på din oversigt samt de datakolonner du har opsat i din oversigt.

1. Start på visningssiden for din oversigt.

2. Gå til Aktioner → Eksportér.

3. Vælg Eksporttype og Separator for Excel-arket

Ønsker du at eksportere alle data på et givet modul, skal du undlade at sætte filtre op.

1. Start på visningsside for din oversigt

2. Gå til Aktioner → Eksportér

3. Vælg Eksporttype og Separator for Excel-arket

4. Aktiver Eksporter alt

Du får nu samtlige data med i dit udtræk

Ønsker du at alle eller nogle brugere skal have adgang til oversigten, men gerne vil notificeres når der foretages et dataudtræk? Med denne funktion får du tilsendt en mail herom, så snart der foretages en eksport.

1. Gå til i øverste højre hjørne → Konfiguration→ Brugere → Vælg bruger

2. Scroll ned og aktivér Send e-mail når der eksporteres en oversigt → Gem

3. Når en bruger har foretaget en eksport af en oversigt, modtager du en mail med bruger- og oversigtsnavn samt tidspunkt for eksporten.

webCRMs oversigter tillader massemodificering af data med få klik. Dette er nyttigt ved blandt andet overdragelse af kunder og aktiviteter eller opdatering af kundestatus.

I eksemplet herunder ser vi på hvordan du overdrager aktiviteter i tilfælde af, at en medarbejder stopper, og en ny skal overtage.

1. Start på visningsside for din oversigt

2. Klik Rapport → Aktioner → Modificer.

3. Vælg feltet, du ønsker at modificere (f.eks. Aktivitet: Ansvarlig).

4. Vælg den nye ansvarlige for aktiviteterne på din oversigt.

5. Tryk på Modificer.

6. Du bliver notificeret med en status på ændringerne, når modifikationen er færdig.

Når oversigten vises, vil denne være tom, da ingen aktiviteter nu matcher den fremsøgte ansvarlige i oversigten.

webCRMs oversigter tillader dig at masseslette dine data med flå klik - så du slipper for at slette dem manuelt.

Vær særlig opmærksom på datatypen for din oversigt. Datatypen skal svare til det du vil slette. Dvs. hvis du skal slette aktiviteter, vælger du datatype aktiviteter.

1. Start på visningsside for din oversigt

2. Gå til Aktioner → Slet resultat

3. Bekræft sletningen af alle data på din oversigt, når du er sikker på, at det er de korrekte der indgår. Vær opmærksom på, at dit valg ikke kan fortrydes!

4. Når sletningen er sat i gang, kan du følge procesbaren, hvor du også bliver notificeret når den er færdig.