webCRM's forskellige typer skabeloner giver dig mulighed for at designe og opsætte de bedste tilbud, fakturaer og nyhedsbreve.

E-mail skabeloner er ofte brugt til udsendelse af nyhedsbrev samt som en tom skabelon, hvor kun generisk signatur fremgår. Det anbefales at bruge Drag&Drop editoren ved brug af E-mail skabeloner for den bedste version af skabelonen.

PDF skabeloner bliver i webCRM brugt til blandt andet at udarbejde tilbud og faktura. Vi anbefaler ikke at gøre brug af Drag&Drop editoren i PDF-skabeloner da editoren ikke altid vil tilpasse sig PDF'en.

Word-flet funktionen tillader dig at flette Data fra en specifik Organisation, Person, Aktivitet, Møde, Tilbud eller Leverance med et Word-dokument, du har uploadet til webCRM.
​
​Bemærk: Hvis du ønsker at flette data fra flere forskellige moduler, skal du ikke bruge webCRM Word-felt funktionen. I stedet bør du oprette en oversigt, eksportere Data til Excel og udføre en hver form for fletning på din computer via den downloadede liste som Datakilde.

For at oprette en e-mail skabelon skal du gå til tandhjulet i øverste højre hjørne og vælge Opsætning → Skabeloner → E-mail skabeloner. Opret en ny skabelon ved at trykke på den blå Opret knap i højre side.

Når din skabelon er oprettet er du klar til at designe den. I højre side af editoren finder du tre menuer: Indhold, rækker og indstillinger. Vi anbefaler du starter med Rækker, da det vil ligge grundstenene for udseendet af din skabelon.

Tryk på menuen Rækker, og træk den ønskede række ind i skabelonen via Drag & Drop.
​

Når du har opsat rækkerne for din skabelon kan du begynde at indsætte indholdet i rækkerne.

Tryk på menuen Indhold for at se de forskellige muligheder. Ligesom med rækkerne kan du trække de forskellige typer indhold, ind i de rækker du har opsat.

Hvert indhold har indstillinger du kan redigere, som fx. størrelse, farve og placering.

På dit indhold Titel kan du vælge formatet for overskriften, herunder størrelse, farve og skrifttype. Derudover kan du også vælge overskriftens placering i rækken.
​

Når du indsætter et billede kan du hente fra dine filer i editoren, eller uploade et billede til filbiblioteket først. Efter upload af billedet, viser højre panel en række muligheder for tilpasning af billedet.

Den første tilpasning er billedets størrelse, som altid vil være automatisk til at starte med. Du kan ved at slå toggle funktionen fra, selv bestemme størrelsen ved brug af procent linjen. Derudover kan du bestemme hvor i Rækken billedet skal være placeret - venstre, midt i eller til højre, samt give billedet en alt. tekst eller et link således billedet bliver trykbart.

Indholdet Tekst, også kendt som brødtekst, kan indsættes i Rækker efter eget ønske, og giver også mulighed for tilpasning i panelet til højre, når du har placeret Indholdet i en Række.

Her kan du nemt skifte tekst- samt linkfarve, ved at indtaste farvekoden for den ønskede farve. Farven vil blive gemt og kan nemt tilgås efterfølgende. Derudover kan du ændre linje- samt tegn-afstand.

Udover det højre panel, har Tekst indhold også en redigeringslinje, som bliver vist ovenover teksten i editoren. her kan du blandt andet vælge formatering i form af fed eller kursiv tekst, ændre farve, tilføje link til tekst samt indsætte flettefelter.
​

Skal du for eksempel minde dine modtagere om jeres webinar, foredrag eller blot dirigere læseren ud fra nyhedsbrevet, kan Knappen bruges. Indholdet Knap kan bruges både med og uden link. I vores eksempel indsætter vi flettefeltet til en formular, hvor læseren kan tilmelde sig vores webinar.

I panelet til højre side finder du opsætningsmuligheder for Knap indholdet. Her kan du blandt andet vælge knappens størrelse, skrifttype på teksten i knappen, farve samt tekstfarve.

Indholdet Mellemrum kan skabe afstand mellem de forskellige afsnit i skabelonen. I højre panel kan du opsætte mellemrummet blandt andet ved at gøre stregen usynlig, ændre farve samt justere placeringen.

Menu kan bruges til at opliste punkter i nyhedsbrevet eller for eksempel til at linke til produktvarianter, du ønsker læseren skal have hurtig adgang til.

I panelet til højre kan du opsætte Menuen, og for hvert punkt kan du tilføje link samt linktekst, og bestemme hvor linket skal åbne sig henne.

Sidst i højre panel har du mulighed for at vælge skrifttype, -farve og placering i Rækken. Som med alt Indhold har du Block-muligheder i bunden af panelet til yderligere formatering.

Ved at bruge Social indholdet kan du vise læseren at i er synlige på de viste platforme. Som standard bliver ikonerne for X, Facebook, Instagram samt LinkedIn vist, men du har selvfølgelig mulighed for at tilføje og/eller fjerne ikoner.

I højre panel kan du indsætte links til jeres profil på de forskellige platforme. Her kan i også tilføje yderligere ikoner.

I HTML indholdet kan du selv skrive HTML kode til at udforme tekst. Indholdet fungerer som et almindeligt tekstfelt, men med mulighed for selv at kode formatering af tekst.

Med indholdet Video kan du indsætte videoer i din skabelon. URL'en til videoen skal enten være et YouTube eller Vimeo link. I højre panel kan du ændre videoens titel samt ændre indstillingerne for Afspil-ikonet. Som med alt andet Indhold har du også Block-muligheder nederst i det højre panel.

Sidst kan du tilføje ikoner til din skabelon. Ikonerne kan uploades på samme måde som billeder. Når du opsætter et ikon kan du for hvert ikon indsætte en URL til billedet, give billedet en alt. tekst eller ikon tekst samt linke til noget udenfor skabelonen.

Alle e-mail skabeloner har fire tabs, hvori flere indstillinger og opsætninger for skabelonen findes.

Adgangsbegrænsninger kan bruges til at bestemme hvilke brugere som skal have adgang til skabelonen. Det kan også være brugere med bestemte tildelte Områder, eller filtreret efter et sprog, som brugerne skal have aktiveret.

3. Under CC/BCC finder du mulighed for at sætte en fast modtager enten CC eller BCC på alle e-mails ved brug af skabelonen. Derudover kan du også låse skabelonen til en specifik afsender e-mail.

4. Sidst kan du ved brug af Shorthand skrive standard tekster som flettes ind i den sendte mail.

For at oprette en PDF-skabelon, følg disse trin:

1. Gå til tandhjulet øverst til højre og vælg Opsætning → Skabeloner → PDF-skabeloner. Opret en ny skabelon ved at klikke på den blå Opret knap i højre side.

2. Navngiv skabelonen og vælg hvilken fletning den skal flette til (f.eks. Pipeline). Dette er vigtigt, da skabelonen kun vil være tilgængelig på den entitet, du vælger. I dette tilfælde vil du kun kunne generere PDF-dokumentet fra skabelonen i tilbudsmodulet.

3. Under Type vælger du den mappe, hvor PDF'erne skal gemmes.

4. Klik på Opret.

Det kan være en god idé at bruge en Tabel til at holde styr på dine elementer, hvis du gerne vil have f.eks. logo til at stå på samme linje som noget tekst.

5. Indsæt en tabel ved at trykke på krydset med de tre prikker og vælg Tabel.

6. Juster cellerne ved at splitte og flette dem, og justér elementerne til højre eller venstre.

7. Juster billedstørrelsen til pixels, hvis nødvendigt. Klik på billedet og vælg Tilpas størrelse (f.eks. 200px).

Vi anbefaler, at du bruger flettefelter i dine skabeloner, så f.eks. kundens navn og adresse automatisk indsættes. Dette sparer tid og sikrer konsistens.

8. Indsæt flettefelter ved at placere markøren, hvor du vil flette information ind, og tryk på Flettefelter.

9. Vælg de ønskede flettefelter. I eksemplet herover fletter jeg organisationsnavn, organisations adresse, kontaktpersonens navn og varelinjer samt brugerens navn, titel, telefonnummer og e-mail.

10. En færdig PDF-skabelon kunne se således ud - husk at gemme skabelonen.

En header og footer er en god måde at sikre sig, at de altid har en fast plads på det genererede PDF-dokument - uagtet om der f.eks. skal indsættes mere tekst, eller der er mange tilbudslinjer, som gør at dokumentet får flere sider.

11. Gå til layoutfanen, hvor du har forskellige opsætningsmuligheder.

12. Billeder til udskrift skal have en DPI på 300. Juster billedstørrelsen til fuld sidebredde (595 pixels) og tilføj hvide områder efter behov.

Eksempel på Header:

Eksempel på Footer:

Billedet er 2490 pixels bredt, så linjen vil gå fra kant til kant. Herunder kan du se et eksempel på hvordan indstillingerne skal se ud, når du gemmer billedet i dit program:

Du kan nu benytte din PDF-skabelon i tilbudsmodulet.

1. Gå til et tilbud og klik på Send tilbud øverst, hvis du ønsker at sende det som en vedhæftning på en mail til kontakten på tilbuddet, eller klik på + under Dokumenter/Vedhæftede filer og vælg den skabelon, du har lavet.

2. Vælg din skabelon.

3. Tjek om alt er som det skal være. Hvis der er behov for ændringer, kan du foretage dem i skabelonen inden den gemmes/sendes.

4. Klik på Fortsæt, hvis du sender via mail, eller Opret, hvis du gemmer i vedhæftede filer.

5. PDF-dokumentet vil nu være at finde under Dokumenter/Vedhæftede filer.

Tilbudslinjerne kan kun ses som et flettefelt. Hvis du vil ændre på kolonnerne, der vises her, skal du:

1. Gå til Konfigurationer → Brugerbestemte felter → Produkter og trykke på Koblede data (kædeikonet).

2. Tryk på tandhjulet for opsætninger

3. Under Ekstern kolonne opsætning vælger du, hvad der skal vises på varelinjer, når en PDF genereres med varelinje-flettefeltet. Du kan tilføje, fjerne og omarrangere kolonnerne.

Du kan organisere dine PDF-dokumenter i forskellige mapper.

Dette gøres af en bruger med adminrettigheder under Konfiguration → Drop down-lister → Specifikke dokumenter.

Du kan enten vælge at drag & drop dokumenter lokalt fra din pc eller benytte dine PDF-skabeloner til at generere specifikke dokumenter, såsom ordrebekræftelser, direkte i webCRM.

Word-flet funktionen tillader dig at flette data fra en specifik Organisation, Person, Aktivitet, Møde, Tilbud eller Leverance med et Word-dokument, du har uploadet til webCRM.

Bemærk: Hvis du ønsker at flette data fra flere forskellige moduler, skal du ikke bruge webCRM Word-flet funktionen. I stedet bør du oprette en oversigt, eksportere data til Excel og udføre fletningen på din computer via den downloadede liste som datakilde. Læs mere om oversigter her.

De tilgængelige felter er listet i dit system, hvis du går til Opsætning → Skabeloner → Word skabeloner, hvor du i toppen kan klikke på Vis alle flettefelter.

Denne liste ændrer sig, afhængigt af dine brugerbestemte felter og du bør regelmæssigt tjekke den, når du laver nye skabeloner.

Se i venstre kolonne, hvorhenne i webCRM, feltet befinder sig - f. eks Organisation, Personer, Aktiviteter osv. I den midterste kolonne ser du det faktiske feltnavn og i højre kolonne får du flettekoden, som du skal indsætte i din skabelon.

Du kan også inkludere flettefelter, der ikke er på listen. Det vil få systemet til at spørge dig om dataværdier til disse felter under fletteprocessen.

For at bruge webCRM Word fletning, skal du først oprette en eller flere skabeloner i Microsoft Word.

Upload Word skabelonen til webCRM ved at gå til Opsætning → Skabeloner → Word: Skabeloner, på Plus ikonet i toppen af siden.

​
For hver skabelon skal du vælge hvilke data skabelonen fletter til (Organisation, Person, Aktivitet, Møde, Tilbud eller Leverance) og hvilken mappe resultatet skal gemmes i, samt give Skabelonen en beskrivelse.
​
Word ikonet til oprettelse af flettedokumentet vil fremgå i dokumentsektionen for den valgte datatype, hvormed brugeren kan oprette et flettet dokument og gemme.

Det er muligt at vedhæfte masseflettede dokumenter ved masseudsendelse af e-mails.
​
Almindeligvis vil du se de samme oversigter for masseudsendelse af e-mails - men det kan være en anden Oversigt.
​
Vælg altid Vedhæft masseflettet mulighed først. Dette vil genopfriske oversigten og indikere de fundne Dokumenter. Systemet vil kigge efter tekstbeskrivelsen for de Dokumenter, som skal vedhæftes. Hvis du har ændret beskrivelsen på et Flettet dokument efter det er blevet flettet, vil det ikke være tilgængeligt til vedhæftning.