Klargør data

Overvejelser

Der er nogle vigtige punkter du bør overveje, før data importeres til webCRM:

Kvaliteten af dine data. Noget basisanalyse kan fortælle dig om dine data er ensartede, hvor de bør være det (datoer, navne med stort forbogstav, adresser med by og postnummer i forskellige kolonner osv.).
Hvis du skal mappe til felter, der ikke findes i webCRM i forvejen, skal du oprette Brugerbestemte felter eller tilpasse systemfelter.
Tildel alle kolonner i dit ark til et eller flere felter i webCRM og notér hvilket modul de er relevante for.
Hvis du importerer data til Drop down-lister, skal dataen i dit ark være nøjagtigt tilpasset de muligheder, der er på listerne i webCRM - inklusiv små og store bogstaver.
Det samme gælder Brugere, hvor der skal være et nøjagtigt match mellem dit dataark og en Brugers navn i webCRM (fuldt navn, ikke initialer)
Hvis et felt skal udfyldes identisk for al importeret data, f.eks. Område = Danmark for alle dataposter, behøver du ikke lave en separat kolonne i dataarket. webCRM giver mulighed for at vælge "Samme værdi" for alle, som du kan bruge, når du laver importen.
Hvordan du vil søge efter dubletter (eksempelvis ud fra Organisationsnavn + Divisionsnavn/postnummer eller ud fra e-mailadresse på Personer).
Hvis data allerede eksisterer i systemet, skal dataen så opdateres eller springes over.
Hvis du har Organisationer med identiske navne (f.eks. mange regionale kontorer for en national Organisation), kan du benytte by eller postnummer som divisionsnavn for at skelne mellem dem.

webCRM Dataimport lader dig både opdatere eksisterende data og oprette nye. Du kan også oprette Aktiviteter og Tilbud på de oprettede data.

Du kan importere data til at opdatere og/eller oprette nye af følgende elementer:

Aktiviteter
Tilbud
Leverancer
Møder
Produkter
Dokumenter
E-mails

Tjekliste

Når Dataimporteres til webCRM, er det vigtigt at de forberedes ordentligt. Brug følgende tjekliste til at sikre dig, at dine data er klar til import:

Data er i CSV eller TXT format (vi anbefaler at du forbereder data i Excel og bruger Gem som... CSV)
Teksten må ikke indeholde semikolon ";" (Brug søg og erstat-funktionen i Excel)
Værdierne til Drop down-lister er nøjagtig de samme som i webCRM, inkl. små og store bogstaver, stavemåde, brug af bindestreger osv.
Brugeres navne skal skrives som de står under Brugere i webCRM, ikke blot fornavn, initialer eller andre forkortelser.
Der er et Organisationsnavn i alle rækker i dataarket, ellers ignoreres hele rækken.

Eksempel

Som demonstration arbejder vi os igennem et simpelt eksempel med at:

Oprette Organisationer
Oprette Personer
Oprette Aktiviteter og tildel dem til en Bruger

Eksempel på data forberedt til import:

Det følgende viser et eksempel på et regneark gemt i CSV format. Selvom vi viser arkene som separate, for at gøre det nemmere at læse, beder vi dig forstå det som ét stort regneark.

Organisationsdata

Du kan se på billedet, at der er to rækker med samme Organisations- og Divisionsnavn. webCRM importen vil se disse som dubletter og kun oprette en. Hvis det var forskellige kontorer eller lokationer, kunne systemet også oprette to forskellige Organisationer ved at give dem forskellige Divisionsnavne.

Vi anbefaler, at du gennemser dine data eller bruger Excel til at tjekke for dubletter forud for importen.

Hvis eksempelvis webCRM havde to filialer i Danmark kunne systemet oprette to Organisationer med navnet webCRM, men lave København som Divisionsnavn for den ene og Silkeborg som Divisionsnavn for den anden.

Mulighederne for det er enten at oprette en ny kolonne i regnearket og angive Divisionsnavnet, eller hvis dine data er ensartede og af god nok kvalitet, kan du blot mappe by-feltet i arket til Divisions-feltet i webCRM.

Persondata

Vi har inkluderet Brugerens navn som Salgsperson i kolonne I, altså den ansvarlige for Organisationen. Vi har også oprettet en dato for Aktiviteten.

Bemærk: Den ansvarlige Bruger skal skrives 100% korrekt med fuldt navn.

Disse felter vil blive brugt til at oprette Personer linket til Organisationen og de vil også oprette en Aktivitet for hver Person. Importen vil oprette to Personer under Tesco, men kun én Organisation, da de hedder det samme.

I Nyhedsbrev-kolonnen vil du se et Y i nogle af rækkerne, Det bruges til at sætte hak i en Brugerbestemt tjekboks i webCRM, i dette tilfælde til at bekræfte, at Personen skal på nyhedsbrevslisten.

Forberedelse af data til import til Multivalgslister

Multivalgslister gør det muligt at vælge mere end én mulighed. Det betyder at data skal forberedes anderledes.

En Multivalgsliste kan f.eks. omhandle interesser og mulighederne kunne være:

01: Produkt A
02: Produkt B
03: Produkt C
04: Service A
04: Service B
04: Service C

Dit dataark skal forberedes, så alle tilvalg til et felt holdes i samme felt i arket, separeret af et komma. F.eks. "Produkt A,Service B,Service C".

Hvis dit dataark som udgangspunkt har dataen i forskellige kolonner, kan du bruge Excel formlen sammenkædning og oprette en ny kolonne med alle værdierne. Din formel vil se omtrent sådan ud: =SAMMENKÆDNING(H10;",";I80;",";J80).

Bemærk: Da hver værdi har sit eget, unikke nummer i Multivalgsfeltet, kan du bruge nummeret i stedet for den faktiske værdi:

Produkt A,Service B bliver så til 01,05

Dette mindsker risikoen for stavefejl og problemer ved importen.

Test din import

Før du begynder at importere data til webCRM, anbefaler vi, at du altid gennemgår ovenstående trin og tester importen på nogle få datalinjer.

Det kan du gøre ved at lave en kopi af din CSV fil og fjerne de fleste rækker. På den måde kan du tjekke, at du har konfigureret din import korrekt, før du gennemfører den fulde Dataimport.

Hvis du har tusindvis af datarækker i din dataark kan det spare dig for meget tid og bekymring, hvis du laver fejl eller ønsker at tilpasse din mapping.

Kontakt os endelig, hvis du er i tvivl - du skal dog være opmærksom på, at hjælp til dataimport foregår på konsulentbasis og er betalt support.