Med automatiseringstypen tidsplan, kan du sætte gentagende flows op, så de kører på samme tidspunkt efter et valgt tidsinterval som f.eks. hver uge eller måned, på et bestemt tidspunkt på dagen.
Case - Planlag Ugentlig Udsendelse af Oversigter
Nogle gange kan det være nødvendigt at dele nøgletal med eksterne interessenter, men det er ikke altid passende at give dem fuld adgang til alle data. Derfor kan det være en fordel at tilbyde dem begrænset adgang til nøgletallene gennem klart definerede oversigter, hvor kun det ønskede data er tilgængeligt.
Dette muliggør effektiv deling af data med eksterne interessenter på en sikker måde, uden at de behøver direkte adgang til webCRM.
Med tidsplan kan I automatisere afsendelsen af udvalgte oversigter på faste tidspunkter med et ønsket interval. Dette kan f.eks. være til deltagere i bestyrelses- eller salgsmøder for at holde dem opdaterede.
I dette scenarie sendes der en mail hver fredag kl. 10, med to nøgletalsoversigter til to eksterne interessenter.
Opsætning
Gå til 
opsætning → automatisering → 
opret → vælg triggertypen tidsplan.
💡Tip! Forbedr dit overblik over dine automatiseringer ved at give dem beskrivende navne. Anvend samme praksis for alle step i dine flows for at lette forståelsen af, hvad hvert enkelt flow egentlig gør.
Trigger
1. Indsæt hyppigheden af flowet under type.
2. Vælg tidspunkt og tidsinterval under dag og tid.
Aktion - Eksportér oversigt
1. Tryk på 
for at indsætte aktionen eksportér oversigt.
2. Navngiv evt. step med oversigtens navn.
3. Vælg format til den vedhæftede fil under type og separator.
4. Fold drop down-listen ud og vælg din oversigt. Gentag proceduren for step 1-4 indtil du har alle de ønskede oversigter med i dit flow.
Aktion - Send e-mail
5. Tryk på for at indsætte aktionen send e-mail.
7. Navngiv evt. step.
8. Indsæt mailadresse på afsender.
OBS! Vær opmærksom på, at den benyttede afsenderadresse skal være opsat i webCRM's mail- og kalenderintegration.
9. Indsæt modtager(e) ved et klikke
→ fast → indsæt mailadresse → klik 
for at indsætte flere. Klik CC eller BCC for at tilføje disse til modtagerlisten hvis ønsket.
12. Opret mailen hvori dine oversigter skal vedhæftes. Du kan vælge mellem to typer: editor eller skabelon.
12.1 Brug skabelon → vælg en eksisterende skabelon fra drop down-liste.
Mangler du skabeloner på din liste: gå til opsætning → skabeloner → e-mailskabeloner→ opret.
12.2 Brug editor → indsæt mailemne → skriv tekstindholdet til din mail og benyt flettefelterne, hvis du vil flette med informationer.
💡Tip! Editorens fordel er, at der ikke kræves forudgående arbejde og er derfor nem at oprette og redigere løbende. Med skabeloner har du flere muligheder for at designe den med det ønskede udtryk, samt mulighed for at indsætte en formular eller landingsside i dine e-mails, så modtagerne kan udfylde og opdatere data i webCRM.
4. Indsæt dine oversigter under vedhæft: generel → fold drop down-listen ud → vælg vedhæftning og filnavn → klik for at indsætte den næste og gentag proceduren.
Idéer til mulige flowudvidelser
Send planlagte mails til bestemte personer i webCRM
Sørg for at holde modtagerlisten opdateret uden at skulle ændre de faste modtageradresser manuelt. Sørg for at modtagerne er oprettet som personer i webCRM, så de let kan findes ved hjælp af segmentering. I stedet for at flette med faste modtagere, tilføjes aktionen find person, hvori filtrene til segmenteringen indsættes, så de korrekte modtagere findes, som f.eks.:
Personen skal være oprettet i en organisation af typen partner.
Personen skal have jobfunktionen bestyrelse.
Under aktionen send e-mail tilføjes personen som modtager
→ felt → person → e-mail.
Andre eksempler på enhed tid
Sørg for at holde jeres data ren
Send en oversigt hver uge til administratoren med alle personer der er blevet bedt om at blive slettet fra jeres database, eller en oversigt med alle personer eller organisationer, hvor der er gået mere end 1 år uden en redigering eller en oprettet relateret entitet. Administratoren kan nu nemt masseslette disse i oversigten.
Send alle former for oversigter med overskredne deadlines eller KPI'er:
Send en mail til alle brugere hver uge med en oversigt vedhæftet, der indeholder alle deres overskredne aktiviteter, pipelines eller supportsager.
Send en mail ud med tilmelding til årlige arrangementer eller lignede:
Send en reminder mail ud hvert år, når det er tid til bestemte arrangementer. Denne mail kan desuden indeholde en formular til tilmelding af arrangementet.