WebCRMs SharePoint Integration
Når du integrerer SharePoint med jeres WebCRM får I adgang til jeres SharePoint-mapper og dokumenter på organisationerne i WebCRM og sikrer på den måde, at I har adgang til alle jeres kundeoplysninger ét samlet sted.
Forbind din personlige SharePoint-konto
Vil du forbinde en global SharePoint-konto i stedet? Så se nederst i denne vejledning.
Se i videoen her hvordan du sætter forbindelsen mellem din personlige SharePoint konto og WebCRM op (video er på engelsk):
1. For at forbinde din personlige SharePoint-konto til WebCRM, skal du først gå til Organisationer og vælge den organisation, du vil forbinde med SharePoint.
2. Klik på fanen Eksterne dokumenter. Du vil kun se denne fane, hvis din SharePoint-integration er aktiveret.
3. Klik på Vælg mappe. Hvis din Microsoft-konto ikke er forbundet, vil du se en besked om, at der ikke er forbundet nogen konto.
Hvis din konto er forbundet, kan du gå direkte til step 8.
4. For at forbinde din konto, skal du klikke på Åben opsætninger for at få adgang til Opsætning af eksterne logindetaljer
5. Hvis du får denne meddelelse, når du prøver at aktivere toggle-knappen Til filer, skal du logge ind med din Microsoft-konto igen.
6. Når du er logget ind, kan du så aktivere For filer-knappen og derefter klikke på Gem.
7. Klik derefter på Vælg mappe igen, og nu vil du få mulighed for at se dine SharePoint-mapper.
8. Vælg den mappe, du vil bruge, og klik Vælg. Din SharePoint-mappe er nu forbundet til denne organisation.
Ændre og fjerne forbindelsen til SharePoint-mapper
Du kan se dine forbundne SharePoint-mapper direkte i WebCRM eller åbne dem i SharePoint herfra.
Bemærk: Eksterne dokumenter gemmes ikke i WebCRM – de er kun forbundet og vises direkte fra SharePoint, så du kan ikke redigere dem direkte i WebCRM.
For at ændre den viste mappe skal du klikke på Skift mappe og vælge en ny.
For at fjerne forbindelsen skal du klikke på Fjern link og bekræfte.
Adgang og tilladelser
Tilladelser til at se bestemte mapper og filer administreres i SharePoint.
Alle WebCRM-brugere kan forbinde deres egen konto, men kun administratorer kan forbinde en global SharePoint-konto.
Hvis der er filer, som den globale konto kan har adgang til, men brugeren ikke har adgang til, vil brugeren ikke kunne se dem i WebCRM.
Hvis der er filer, som den globale konto ikke har adgang til, men brugeren har, vil brugeren kunne se dem i WebCRM.
Bemærk: Hvis du kun forbinder en global konto, vil alle mapper, der er forbundet til alle organisationer, være synlige for alle brugere (mapper, som den globale konto har adgang til i SharePoint).
Forbind global konto
For at linke en global SharePoint-konto skal du gå til Konfigurationer → Integration → Forbind mail og kalenderkonto → Mailservice-login (log ind her med SharePoint kontoen, hvis du ikke allerede har gjort det) → Sync, hvorefter du aktiverer toggle-knappen For filer.
Admins kan også tilgå opsætningen her.
Hvis der er valgt en konto til filer her, vil alle brugere kunne se de filer, denne konto har adgang til.
Forbind personlig konto
Når du forbinder en personlig konto, kan andre brugere ikke få adgang til denne konto, og de skal forbinde deres egen (hvis der ikke er forbundet en global konto).
Hvis hver bruger forbinder sin egen konto, vil de kun se de mapper, de selv har adgang til i SharePoint. Dette overskriver den globale konto, hvis der både er forbundet global og personlige konti.
Adgang i WebCRM
Selvom adgang til visning og deling af filer styres i SharePoint, så styres adgangen til at forbinde en mappe til en organisation i WebCRM.
Bemærk: Kun brugere med redigeringsadgang til organisationen vil se knapperne Vælg mappe, Skift mappe og Fjern link, når mappen er forbundet.
Brugere uden en forbundet konto vil kun se Fjern forbindelse-knappen, hvis de har redigeringsadgang til organisationen.