Valmistele tiedot
Huomioita
On muutamia tärkeitä kohtia, jotka on otettava huomioon ennen tietojen tuomista webCRM:ään:
1)Tietojesi laatu. Jotkin perusanalyysit voivat kertoa, ovatko tietosi johdonmukaisia siellä, missä niiden pitäisi olla (päivämäärät, isoilla kirjaimilla kirjoitetut nimet, osoitteet, joissa on kaupunki ja postinumero eri sarakkeissa jne.).
2)Jos sinun on kartoitettava kenttiin, joita ei vielä ole webCRM:ssä, sinun on luotava lisäkenttiä tai mukautettava järjestelmäkenttiä.
3) Määritä kaikki taulukon sarakkeet yhteen tai useampaan webCRM:n kenttään ja merkitse, mihin moduuliin ne liittyvät.
4)Jos tuot tietoja alasvetolistoigin, taulukon tietojen on oltava täsmälleen sama webCRM:n luetteloiden vaihtoehtojen kanssa - mukaan lukien pienet ja isot kirjaimet.
5)Sama koskee käyttäjiä, joissa tietolomakkeesi ja webCRM:ssä olevan käyttäjän nimen välillä on oltava täsmälleen vastaava (koko nimi, ei nimikirjaimet)
6)Jos kenttä on täytettävä samalla tavalla kaikille tuoduille tiedoille, esim. Alue = Tanska kaikille tietueille, sinun ei tarvitse luoda erillistä saraketta tietolomakkeeseen. webCRM tarjoaa mahdollisuuden valita "Sama arvo kaikille", jota voit käyttää tuonnissa.
7)Kuinka haluat etsiä kaksoiskappaleita (esimerkiksi organisaation nimen + jaoston nimen/postinumeron perusteella tai henkilöiden sähköpostiosoitteen perusteella).
8)Jos järjestelmässä on jo tietoja, tiedot on päivitettävä tai ohitettava.
9)Jos sinulla on organisaatioita, joilla on identtiset nimet (esimerkiksi useita kansallisen organisaation aluetoimistoja), voit käyttää kaupunkia tai postinumeroa divisioonan nimenä erottaaksesi ne toisistaan.
webCRM-tietojen tuonnin avulla voit päivittää olemassa olevia tietoja ja luoda uusia. Voit myös luoda aktiviteetteja ja tarjouksia luoduille tiedoille.
Voit tuoda tietoja päivittääksesi ja/tai luodaksesi uusia seuraavista kohteista:
Tehtävät
Myyntimahdollisuudet
Tilaukset
Kokoukset
Tuotteet
Asiakirjat
Sähköpostit
Tarkistuslista
Kun dataa tuodaan webCRM:ään, on tärkeää, että ne valmistetaan asianmukaisesti. Käytä seuraavaa tarkistuslistaa varmistaaksesi, että tietosi ovat valmiita tuontia varten:
Tiedot ovat CSV- tai TXT-muodossa (suosittelemme, että valmistelet tiedot Excelissä ja käytät Tallenna nimellä... CSV)
Teksti ei saa sisältää puolipistettä ";" (Käytä Excelin haku ja korvaa -toimintoa)
Pudotusluetteloiden arvot ovat täsmälleen samat kuin webCRM:ssä, mukaan lukien. pienet ja isot kirjaimet, oikeinkirjoitus, väliviivojen käyttö jne.
Käyttäjien nimet on kirjoitettava sellaisina kuin ne näkyvät Käyttäjät-kohdassa webCRM:ssä, ei vain etunimiä, nimikirjaimia tai muita lyhenteitä.
Organisaation nimi on kaikilla tietolomakkeen riveillä, muuten koko rivi ohitetaan.
Esimerkki
Esittelynä käymme läpi yksinkertaisen esimerkin:
Luo organisaatioita
Luo henkilöitä
Luo toimintoja ja määritä ne käyttäjälle
Organisaation tiedot
Kuvasta näkyy, että riviä on kaksi samalla Organisaation- ja Toimipiste (Division) -nimellä. WebCRM-tuonti näkee nämä kaksoiskappaleina ja luo vain yhden. Jos ne olisivat eri toimistoja tai sijainteja, järjestelmä voisi myös luoda kaksi eri organisaatiota antamalla niille eri Toimipisteen nimet.
Suosittelemme, että tarkistat tietosi tai käytät Exceliä kopioiden varalta ennen tuontia.
Jos esimerkiksi webCRM:llä olisi kaksi haaraa Tanskassa, järjestelmä voisi luoda kaksi organisaatiota webCRM-nimellä, mutta tehdä Kööpenhaminan divisioonan nimeksi toiselle ja Silkeborgille divisioonan nimelle.
Vaihtoehtoina on joko luoda laskentataulukkoon uusi sarake ja kirjoittaa divisioonan nimi, tai jos tietosi ovat yhtenäisiä ja riittävän hyvälaatuisia, voit yksinkertaisesti kartoittaa taulukon kaupunkikentän webCRM:n Divisions-kenttään.
henkilö tiedot
Olemme lisänneet sarakkeeseen Käyttäjän nimen Myyjänä eli Organisaatiosta vastaavana henkilönä. Olemme myös määrittäneet tapahtumalle päivämäärän.
Huomautus: Vastuullinen käyttäjä on kirjoitettava 100 % oikein ja koko nimi.
Näitä kenttiä käytetään luomaan Organisaatioon linkitettyjä henkilöitä ja ne myös luovat kullekin henkilölle toiminnon. Tuonti luo Tescon alle kaksi henkilöä, mutta vain yhden Organisaation, koska heillä on sama nimi.
Uutiskirje-sarakkeessa näkyy Y-kirjain joillakin riveillä. Sitä käytetään valitsemaan mukautettu valintaruutu webCRM:ssä, tässä tapauksessa vahvistamaan, että henkilön tulee olla uutiskirjeluettelossa.
Valmistellaan tietoja tuomista varten monivalintalistoihin
Monivalintalistojem avulla voit valita useamman kuin yhden vaihtoehdon. Tämä tarkoittaa, että tiedot on valmisteltava eri tavalla.
Monivalintalista voi esim. käsitellä kiinnostuksen kohteita ja mahdollisuuksia voisivat olla:
01: Produkt A
02: Produkt B
03: Produkt C
04: Service A
04: Service B
04: Service C
Tietolomakkeesi on valmisteltava siten, että kaikki kentän vaihtoehdot säilyvät taulukon samassa kentässä pilkulla erotettuina. Esim. "Produkt A,Service B,Service C".
Jos tietolomakkeessasi on periaatteessa tiedot eri sarakkeissa, voit käyttää Excelin kaavan ketjutusta ja luoda uuden sarakkeen, jossa on kaikki arvot. Kaavasi näyttää suunnilleen tältä: =TEKSTI.YHDISTÄ(H10;",";I80;",";J80).
Huomautus: Koska jokaisella arvolla on oma yksilöllinen numeronsa Monivalinta-kentässä, voit käyttää numeroa todellisen arvon sijasta:
Tuote A, Palvelu B muuttuu sitten 01.05
Tämä vähentää kirjoitusvirheiden ja -ongelmien riskiä tuonnin aikana.
testaa tuontiasi
Ennen kuin aloitat tietojen tuomisen webCRM:ään, suosittelemme, että käyt aina läpi yllä olevat vaiheet ja testaat tuontia parilla tietorivillä.
Voit tehdä tämän tekemällä kopion CSV-tiedostostasi ja poistamalla useimmat rivit. Tällä tavalla voit tarkistaa, että olet määrittänyt tuonnin oikein, ennen kuin suoritat täyden tietojen tuonnin.
Jos tietolomakkeessasi on tuhansia tietorivejä, voit säästää paljon aikaa ja huolta, jos teet virheitä tai haluat muokata kartoitusta.
Lopuksi ota meihin yhteyttä, jos sinulla on epäilyksiä - sinun on kuitenkin oltava tietoinen siitä, että apu tietojen tuonnissa tapahtuu konsultoinnilla ja on maksullista tukea.