Johdanto
Wordin yhdistämistoiminnon avulla voit yhdistää tiedot tietystä organisaatiosta, henkilöstä, toiminnasta, kokouksesta, tarjouksesta tai toimituksesta Word-asiakirjaan, jonka olet ladannut webCRM:ään.
Huomautus: Jos haluat yhdistää tietoja useista eri moduuleista, älä käytä webCRM Word -kenttätoimintoa. Sen sijaan sinun tulee luoda yleiskatsaus, viedä tiedot Exceliin ja suorittaa jokainen yhdistäminen tietokoneellasi ladatun luettelon kautta tietolähteenä.
Tuetut Word-versiot
Office/Word 2207 ja vanhempia versioita tuetaan.
(asiakirjatyypit .doc ja .docx)
VAROITUS: Yhdistämiskentät saavat sisältää vain kirjaimia, numeroita ja alaviivoja. Muiden kenttien (mukaan lukien välilyönnit ja kansalliset merkit, kuten æ,ø,å jne.) käyttö aiheuttaa toiminnon epäonnistumisen.
Wordin yhdistämiskentät
Käytettävissä olevat kentät näkyvät järjestelmässäsi, jos siirryt kohtaan Työkalut → Mallipohjat → Word-mallipohjat, jonka yläreunassa voit napsauttaa Listaa kaikki yhdistettävät kentät.
Tämä luettelo muuttuu mukautetuista kentistäsi riippuen, ja sinun tulee tarkistaa se säännöllisesti, kun luot uusia malleja.
Voit myös sisällyttää yhdistämiskenttiä, joita ei ole luettelossa. Tämä aiheuttaa sen, että järjestelmä pyytää sinua antamaan näiden kenttien tietoarvot yhdistämisprosessin aikana.
Luo Wordin yhdistämismalli
Jotta voit käyttää webCRM Word -yhdistämistä, sinun on ensin luotava yksi tai useampi malli Microsoft Wordissa.
1)Avaa olemassa oleva asiakirja tai luo uusi asiakirja ja kirjoita haluamasi teksti
2)Siirry Lisää-välilehteen, valitse Pikakuvakkeet ja valitse Kenttä. Tai voit etsiä myös kenttä nimellä
3)Valitse Kenttien nimet -luettelosta Yhdistä kenttä
4)Kirjoita Kentän nimi -tekstikenttään nimi yhdistämiskentälle
5)Napsauta OK. Yhdistämiskenttä näkyy nyt asiakirjassa muodossa: <>.
6)Jos haluat lisätä lisää yhdistämiskenttiä, toista vaiheet 2-5.
7)Tallenna malli .doc-muodossa (.docx ei toimi)
Lataa Word-malli webCRM:ään valitsemalla Työkalut → Mallipohjat → Word: Mallitpohjat, sivun yläreunassa olevasta Plus-painikkeesta.
Jokaisesta mallipohjasta on valittava mihin tietoihin malli sulautuu (Organisaatio, Henkilö, Aktiviteetti, Kokous, Tarjous tai Tilaus) ja mihin kansioon tulos tallennetaan, sekä annettava mallille kuvaus.
Valitun tietotyypin dokumenttiosioon ilmestyy Word-kuvake yhdistetyn asiakirjan luomista varten, jolla käyttäjä voi luoda yhdistetyn dokumentin ja tallentaa.
Massasähköpostit Masdayhdistetyillä asiakirjoilla
Massayhdistettyjä asiakirjoja on mahdollista liittää lähetettäessä joukkosähköpostiviestejä.
Yleensä näet samat yleiskatsaukset massasähköpostien lähettämisestä, mutta se voi olla erilainen raportti.
Valitse aina ensin Liitä joukkoyhdistys -vaihtoehto. Tämä päivittää raportin ja ilmoittaa löydetyt asiakirjat. Järjestelmä etsii liitettävien asiakirjojen tekstikuvauksen. Jos olet muuttanut yhdistetyn asiakirjan kuvausta sen yhdistämisen jälkeen, sitä ei voi liittää.