Klargjør data

Overveielser

Det er noen viktige punkter du bør overveie før data importeres til webCRM:

Kvaliteten av dine data. Noe basisanalyse kan fortelle deg om dine data er ensartede, der de bør være det (datoer, navn med stor forbokstav, adresser med by og postnummer i forskjellige kolonner osv.)
Om du skal mappe til felter som ikke finnes i webCRM i forkant, skal du opprette brukerbestemte felter eller tilpasse systemfelter.
Tildel alle kolonner i ditt ark til ett eller flere felter i webCRM og noter hvilket modul de er relevante for.
Hvis du importerer data til Drop down-lister, skal dataen du har i ditt ark være nøyaktig tilpasset de muligheter som er i listene i webCRM - inkludert små og store bokstaver.
Det samme gjelder brukere, der det skal være en nøyaktig match mellom ditt dataark og en brukers navn i webCRM (fult navn, ikke initialer).
Om et felt skal fylles ut identisk for all importert data, f.eks. Område = Norge for alle dataposter, trenger du ikke å lage en separat kolonne i dataarket. webCRM gir mulighet for å velge "samme verdi" for alle, som du kan bruke når du gjør importen.
Hvordan vil du søke etter dubletter (eksempelvis ut fra Organisasjonsnavn + Divisjonsnavn/postnummer eller ut fra e-postadresse på Personer).
Om dataen allerede eksisterer i systemet, skal dataen oppdateres eller hoppes over.
Om du har organisasjoner med identiske navn(f.eks. mange regionale kontorer for en nasjonal organisasjon), kan du benytte by eller postnummer som divisjonsnavn for å kunne skille på de.

webCRM Dataimport lar deg både oppdatere eksisterende data og opprette nye. Du kan også opprette Aktiviteter og Tilbud på den opprettede dataen.

Du kan importere data for å oppdatere og/eller opprette nye av følgende elementer:

Aktiviteter
Tilbud
Leveranser
Møter
Produkter
Dokumenter
E-post

Sjekkliste

Når Data importeres til webCRM, er det viktig at den klargjøres ordentlig. Bruk følgende sjekkliste for å sikre at dine data er klar for import:

Data er i CSV eller TXT format (Vi anbefaler at du forbereder data i Exel og bruker Lagre som... CSV)
Teksten kan ikke inneholde semikolon ";" (Bruk søk og erstatt-funksjonen i Exel)
Verdiene til Drop down-lister er nøyaktig de samme som i webCRM, inkl. små og store bokstaver, stavemåte, bruk av bindestreker osv.
Brukernes navn skal skrives som de står under brukere i webCRM, ikke bare fornavn, initialer eller andre forkortelser.
Det er et organisasjonsnavn i alle rekker i dataarket, ellers ignoreres hele rekken.

Eksempel

Som demonstrasjon arbeider vi oss gjennom ett simpelt eksempel med å:

Opprette Organisasjoner
Opprette Personer
Opprette Aktiviteter og tildel dem til en Bruker

Eksempel på data forberedt for import:

Følgende viser et eksempel på ett regneark lagret i CSV format. Selv om vi viser arkene som separate, for å gjøre det lettere å lese, ber vi deg om å se på det som ett stort regneark.

Organisasjonsdata

Du kan se på bildet at det er to rekker med samme Organisasjons- og Divisjonsnavn. webCRM importen vil se disse som dobletter og kun opprette en. Om det var forskjellige kontorer eller lokasjoner, kan systemet også opprette to forskjellige Organisasjoner ved å gi dem forskjellige Divisjonsnavn.

Vi anbefaler at du ser igjennom dine data eller bruker Excel for å sjekke for dobletter i forkant av importen.

Om eksempelvis webCRM hadde to filialer i Norge, kunne systemet opprettet to Organisasjoner med navnet webCRM, men gjøre Oslo som Divisjonsnavn for den ene og Stavanger som Divisjonsnavn for den andre.

Mulighetene du har er enten å opprette en ny kolonne i regnearket og angi Divisjonsnavnet, eller om dine data er ensartede og av god nok kvalitet, kan du bare mappe by-feltet i arket til Divisjons-feltet i webCRM.

Persondata

Vi har inkludert Brukerens navn som Salgsperson i kolonne I, altså den ansvarlige for Organisasjonen. Vi har også opprettet en dato for Aktiviteten.

Merk: Den ansvarlige Brukeren skal skrives 100% korrekt med fult navn.

Disse feltene vil bli brukt til å opprette Personer linket til Organisasjonen og de vil også opprette en Aktivitet for hver Person. Importen vil opprette to Personer under Tesco, men kun én Organisasjon, da de heter det samme.

I Nyhetsbrev-kolonnen vil du se ett Y i noen av rekkene, det brukes til å sette kryss i en brukerbestemt avmerkingsboks i webCRM, i dette tilfellet for å bekrefte at Personen skal på Nyhetsbrevslisten

Forberedelse av data til import av Flervalgslister

Flervalgslister gjør det mulig å velge mer enn ett alternativ. Det betyr at data skal forberedes annerledes.

En Flervalgsliste kan f.eks. omhandle interesser og alternativene kan være:
01: Produkt A
02: Produkt B
03: Produkt C
04: Service A
04: Service B
04: Service C

Ditt dataark skal forberedes, så alle alternativ til ett felt holdes i samme felt i arket, separert med ett komma. f.eks. "Produkt A,ServiceB,ServiceC".

Om ditt dataark i utgangspunktet har dataen i forskjellige kolonner, kan du bruke Excel formelen sammenkobling og opprette en ny kolonne med alle verdiene. Formelen din vil se omtrent slik ut: =SAMMENKOBLING(H10;",";I80;",";J80).

Merk: Da hver verdi har sitt eget, unike nummer i flervalgsfeltet, kan du bruke nummeret i stedet for den faktiske verdien:

Produkt A,Service B blir så til 01,05

Dette minsker risikoen for stavefeil og problemer ved importen.

Test din import

Før du starter å importere data til webCRM, anbefaler vi at du alltid går igjennom ovenstående trinn og tester importen på noen få datalinjer.
Det kan du gjøre ved å lage en kopi av din CSV fil og fjerne de fleste rekkene. På den måten kan du sjekke at du har konfigurert din import korrekt før du gjennomfører den fulle Dataimporten.

Om du har tusenvis av datarekker i ditt dataark kan det spare deg for mye tid og bekymring, om du gjør feil eller ønsker å tilpasse din mapping.

Kontakt oss gjerne om du er i tvil - du skal dog være oppmerksom på at hjelp med dataimport foregår på konsulentbasis og er betalt support.