I supportmodulet kan du besvare deres supportsaker og gjøre arbeidet raskt og enkelt ved å blandt annet bruke maler og flettefelter.
Arbeidsfeltet, hvor du kan se hele korrespondansen er satt opp i chat-form, slik at du raskt kan få ett overblikk over kundens og dine svar. Det er viktig å poengtere at det er mail som blir sendt, og en mailkorrespondanse du kan se!
Utover å svare på henvendelser og sende ut mail, har du mulighet til å skrive interne notater på supportsaken som mottageren ikke kan se. Det gjøres ved å bruke Notat knappen, som endrer svarsfeltet til gult. Det gule svarsfeltet indikerer at du skriver ett internt notat på saken. Deretter vil notatet også være markert i gult i korrespondansen.
Når du skal svare på en kundehenvendelse/supportsak, skal du bruke Svar funksjonen.
I tekstfeltet har du forskjellige muligheter:
Legg til flere mottagere i mailen
Legg ved filer
Forstørr svarsfeltet til fullskjerm, hvor du får flere formateringsmuligheter i din mail, om det er nødvendig
4. Formater tekst til fet, kursiv, understreket eller gjennomstreket
5. Velg en mal til ditt svar
Bruk en mal til å besvare henvendelsen
Når du bruker en mal for å svare på din supportsak, sikrer du ett ensformet svar, som med fordel kan inneholde saksnummer, produktet saken vedrører samt f.eks. navnet på brukeren som besvarer henvendelsen.
Du kan med fordel ha maler til de vanligste henvendelser/spørsmål.
På den måten sparer dere masse til og trenger ikke alltid å skrive alt fra bunn.
Se eksempelet nedenfor på en mal til besvarelse av en supportsak med flettefelter:
(*EMAIL-CONTENT*) flettefeltet finner du under Diverse og kan brukes for å sette inn din besvarelse av supportsaken i malen, når du sender av gårde ditt svar.
Obs: Vi anbefaler at du bruker dette flettefeltet, så lenge bruker maler til signatur og generell besvarelse av supportsaker.
La oss se på ett konkret eksempel hvor (*EMAIL-CONTENT*) flettefeltet er brukt:
Ved besvarelse av en supportsak velger du ønsket mal.
Du kan ved å trykke på øyet i malen velge om du vil se malen i svarsfeltet, eller om det skal være skjult, og du kun ser teksten du skriver (og setter inn i malen).
Obs: Om (*EMAIL-CONTENT*) ikke er brukt i malen, vil du bare se selve malen og har ikke mulighet for å vise/ikke vise den.
Skriv deretter ditt svar i feltet, og trykk Send. Nedenfor kan du se at det er valgt en mal, man at den ikke er synlig i svarsfeltet.
Etter at du har svart på supportsaken vil ditt svar fortsatt vises uten malen, med mindre du velger å vise den ved å trykke på det lille øyet malen.
Kunden vil motta svaret på mail, hvor den valgte mal vil være synlig.
Eksempelet med vår mal som en del av svaret vil se ut som her nedenfor, når kunden mottar den i sin innboks:
Se mer om maler, autosvar og hvordan du bygger dem her.