Manuell trigger er en av de to ulike triggerene du kan velge mellom når du oppretter en automatisering i webCRM.
Du kan lese vår introduksjon til funksjonen samt se hvordan du oppretter en automatisering her.
Ved bruk av manuell trigger vil din automatisering generere en knapp som skal trykkes på för automatiseringen startes. Denne form for trigger kan for eksempel brukes på en Kontaktperson eller Leveranse, til å opprette en aktivitet på organisasjonen når automasjons-knappen trykkes på.
La oss ta ett eksempel, der en kollega fra regnskapsavdelingen går igjennom ubetalte fakturaer, og trenger å informere Account manager. Kollegaen fra regnskap kan med ett tastetrykk på Automasjon trigger knappen, på kontaktpersonen som står på fakturaen og en aktivitet opprettes til den ansvarlige for virksomheten, samt att en notis og e-post sendes. På den måten kan kollegaen på regnskapsavdelingen ett digitalt prikk på skulderen, og sørge for at kundene blir informert om deres manglende betaling av faktura.
La oss sette opp denne automatiseringen!
Opprett flow
Trykk på det blå "+" ikonet på høyre side av automatiserings siden, og navngi Automasjonen for å så velge Manuell trigger.
Definer trigger
Definer triggeren ved å velge følgende konfigurasjoner:
1. Velg Leveranse som Entitets type. Dette gjør så Automasjons-knappen dukker opp på alle Leveranser.
2. Legg til feltet "Beskrivelse" og velg at typen av felt skal være Tekst samt obligatorisk
Feltet med beskrivelse kan brukes av regnskaps avdelingen til ytterligere informasjon vedrørende aktuell kunde.
3. Legg til enda ett felt og navngi dette "Send e-post?" Velg at dette feltet skal være av typen Avkrysningsboks, men ikke nødvendigvis obligatorisk. Dette feltet gir kollegaen mulighet til å sende en e-post avgårde til den som er ansvarlig for kunden.
Sett opp förste handling (Skap Aktivitet)
Skap en ny hendelse ved å trykke på det blå "+" ikonet under den nye triggeren, og velg handlingen Opprett.
Sett opp konfigurasjonene som vist nedenfor:
Navngi handlingen med for eksempel "Opprett aktivitet"
Velg hvilken entitet som skal opprettes - i dette eksemplet er det en Leveranse. Det kan også være på Person-eller Organisasjonskortet.
Velg dato og tid for den opprettede aktiviteten. I dette eksemplet har vi valgt at det skal være dags dato + dags tidspunkt, med en forlengelse på 1 dag.
Hvilken organisasjon skal aktiviteten tilhøre? I dette eksempelet har vi valgt at aktiviteten tilhører den organisasjonen, som Leveransen tilhører.
Handlingen for aktiviteten kaller vi for salgsoppfølgning i dette testsystemet. Dere har kanskje deres egen terminologi, og kan derfor velge akkurat den handlingen dere ønsker at aktiviteten skal ha.
Aktivitetstypen setter vi til å være av "Høy prioritet", så vi kan få betalt fakturaen så fort som mulig.
Leveranse kontaktpersonen er her satt til å være kontakt på Aktiviteten. Det betyr at kontaktpersonen som står som Ordre kontakt, på den ordre hvor den manuelle triggeren blir trykket på, blir kontakt kontakt på den nyopprettede Aktiviteten. Du har selvfølgelig mulighet til å velge akkurat den kontaktperson du ønsker i systemet.
Den ansvarlige for for aktiviteten skal i eksempelet her være den samme Brukeren som også er ansvarlig for ordren.
Til slutt legger vi til den Beskrivelse vi laget i starten, til feltet Beskrivelse på Aktiviteten. På den måten slipper vi å taste inn hva aktiviteten handler om to ganger.
Sett opp den andre handlingen (Send varsling)
Ved opprettelse av Aktiviteten kan vi sette opp en handling som sender en varsling til den brukeren som er ansvarlig for den nyopprettede aktiviteten. Konfigurasjonene for Send varsling ser ut slik:
Gi hendelsen ett navn
Velg hvem varslingen skal sendes til. I dette tilfelle velger vi den ansvarlige for leveransen.
Velg en tittel for varslet. På det lille tannhjulet kan du velge om tittelen skal være fra ett Felt eller Fast verdi. I dette eksemplet hat vi valgt å trekke verdien fra feltet Beskrivelse i triggeren
Skriv eventuellt en fritekst som gir ytterligere informasjon til brukeren. Som i e-post maler har du her mulighet til å velge Flettefelter. I dette eksemplet har vi brukt en link direkte til den opprettede aktivitet. Flettefeltet ser derfor slik ut:
Sett opp tredje handling (Opprett betingelse for send e-mail)
Vi skal nu opsætte en ny aktion, ved at trykke på det blå "+" under den første aktion.
Den neste handlingen skal være en Betingelse. Da vi opprettet triggeren vår. opprettet vi en Avkryssningsboks for "Send e-post?". Det er en Betingelse at denne avkrysningsboksen skal være krysset av for at en e-post sendes av gårde til den Ansvarlige. I oppsettingen av betingelsen skal du i Datafeltet velge Trigger--> Send e-post, med kriteriet "Lik", og en treffverdi som viser den avkryssede sjekkboksen.
Sett opp fjerde handling (Send e-mail - hvis betingelse er oppfylt)
Hvis ovenstående Betingelse blir oppfylt, skal det sendes en e-post til den ansvarlige for Leveransen. Trykk derfor på det blå "+" som er markert med ett Ja, for å sette opp handlingen. I dette eksempelet foretar vi oss ikke noe, såfremt Betingelsen IKKE oppfylles (rødt "+").
Hvis ovenstående Betingelse bliver opfyldt, skal der sendes en e-mail til den ansvarlige for Ordren. Tryk derfor på det blå "+" som er markeret med et Ja, for at oprette aktionen. I dette eksempel foretager vi os ikke noget, såfremt Betingelsen IKKE bliver opfyldt (rødt "+").
Gi handlingen ett navn
E-postens avsender skal være den Bruker som trykker på den manuelle triggeren. Derfor vil Fra feltet være Trigger-->Bruker-->E-post.
I dette eksemplet skal e-posten sendes til den ansvarlige for Ordren.
Entitets type og Enhet ID genereres automatisk ut fra triggeren.
Det ferdige flow er nå klart, og når Automatiseringen aktiveres vil det sende ett varsel av gårde til den ansvarlige for Organisasjonen , samt e-post, såfremt det er satt kryss i dette felt ved igangsettelse av flowet.
Oprettelse av aktivitet:
Varsel til Ansvarlig bruker for Aktiviteten:
E-mail mottatt hos den Ansvarlige for Ordren:
