Förbered data
Överväganden
Det finns några viktiga punkter att tänka på innan du importerar data till webCRM:
Kvaliteten af dine data. Noget basisanalyse kan fortælle dig om dine data er ensartede, hvor de bør være det (datoer, navne med stort forbogstav, adresser med by og postnummer i forskellige kolonner osv.).
Om du behöver mappa till fält som inte redan finns i webCRM måste du skapa anpassade fält eller anpassa systemfält.
Tilldela alla kolumner i ditt ark till ett eller flera fält i webCRM och notera vilken modul de är relevanta för.
Om du importerar data till rullgardinslistor måste data i ditt ark vara exakt anpassade till alternativen i listorna i webCRM - inklusive små och stora bokstäver.
Detsamma gäller för användare, där det måste finnas en exakt matchning mellan ditt datablad och en användares namn i webCRM (fullständigt namn, inte initialer)
Om ett fält måste fyllas i identiskt för alla importerade data, t.ex. Area = Danmark för alla dataposter, du behöver inte skapa en separat kolumn i databladet. webCRM ger ett alternativ att välja "Samma värde" för alla, vilket du kan använda när du gör importen.
Hur du vill söka efter dubbletter (till exempel baserat på Organisationsnamn + Divisionsnamn/postnummer eller baserat på e-postadress på People).
Om data redan finns i systemet måste data uppdateras eller hoppas över.
Om du har organisationer med identiska namn (till exempel många regionala kontor i en nationell organisation), kan du använda staden eller postnumret som divisionsnamn för att skilja mellan dem.
webCRM Data Import låter dig både uppdatera befintliga data och skapa nya. Du kan också skapa aktiviteter och erbjudanden på den skapade datan.
Du kan importera data för att uppdatera och/eller skapa nya av följande objekt:
Aktiviteter
Erbjudande
Leveranser
Möten
Produkter
Dokument
E-postmeddelanden
Checklista
När data importeras till webCRM är det viktigt att de är ordentligt förberedda. Använd följande checklista för att säkerställa att din data är klar för import:
Data är i CSV- eller TXT-format (vi rekommenderar att du förbereder data i Excel och använder Spara som... CSV)
Texten får inte innehålla semikolon ";" (Använd sök- och ersätt-funktionen i Excel)
Värdena för rullgardinslistor är exakt desamma som i webCRM, inkl. små och stora bokstäver, stavning, användning av bindestreck osv.
Användarnas namn måste skrivas som de visas under Användare i webCRM, inte bara förnamn, initialer eller andra förkortningar.
Det finns ett organisationsnamn på alla rader i databladet, annars ignoreras hela raden.
Exempel
Som en demonstration arbetar vi igenom ett enkelt exempel med:
Skapa organisationer
Skapa personer
Skapa aktiviteter och tilldela dem till en Användare
Exempel på data förberedda för import:Följande visar ett exempel på ett kalkylblad som sparats i CSV-format. Även om vi visar arken som separata, för att göra det lättare att läsa, ber vi dig att förstå det som ett stort kalkylblad.  OrganisationsdataDu kan se på bilden att det finns två rader med samma organisations- och divisionsnamn. WebCRM-importen ser dessa som dubbletter och skapar bara en. Om de var olika kontor eller platser kunde systemet också skapa två olika organisationer genom att ge dem olika divisionsnamn.
Vi rekommenderar att du granskar dina data eller använder Excel för att leta efter dubbletter innan importen.
Om till exempel webCRM hade två filialer i Danmark kunde systemet skapa två organisationer med namnet webCRM, men göra Köpenhamn som divisionsnamn för den ena och Silkeborg som divisionsnamn för den andra.
Alternativen för detta är antingen att skapa en ny kolumn i kalkylbladet och ange divisionsnamnet, eller om din data är enhetlig och av tillräckligt bra kvalitet kan du helt enkelt mappa stadsfältet i arket till fältet Divisioner i webCRM.  PersondataVi har inkluderat Användarens namn som Säljare i kolumn I, det vill säga den person som är ansvarig för organisationen. Vi har även skapat ett datum för aktiviteten.
Obs: Ansvarig Användare måste skrivas till 100% korrekt med fullständigt namn.
Dessa fält kommer att användas för att skapa personer kopplade till organisationen och de kommer också att skapa en aktivitet för varje person. Importen kommer att skapa två personer under Tesco, men bara en organisation, eftersom de har samma namn. I kolumnen Nyhetsbrev kommer du att se ett Y i några av raderna. Det används för att kryssa i en anpassad kryssruta i webCRM, i detta fall för att bekräfta att personen ska finnas på nyhetsbrevslistan.  Förbereder data för import till flervalsalternativFlervalsalternativ låter dig välja mer än ett alternativ. Det innebär att data måste förberedas annorlunda.
En flervalsalternativ kan t.ex. hantera intressen och möjligheterna kan vara: 01: Produkt A  Ditt datablad måste förberedas så att alla alternativ för ett fält hålls i samma fält i bladet, åtskilda av ett kommatecken. T.ex. "Produkt A, tjänst B, tjänst C".
Om ditt datablad i princip har data i olika kolumner kan du använda Excel-formelsammansättningen och skapa en ny kolumn med alla värden. Din formel kommer att se ut ungefär så här: =SAMMAFOGA(H10;",";I80;",";J80).  Obs: Eftersom varje värde har sitt eget unika nummer i Multi-Choice-fältet kan du använda numret istället för det faktiska värdet:
Produkt A,Service B blir då 01,05
Detta minskar risken för stavfel och problem under importen. |
Testa din importInnan du börjar importera data till webCRM rekommenderar vi att du alltid går igenom stegen ovan och testar importen på några rader data. Du kan göra detta genom att göra en kopia av din CSV-fil och ta bort de flesta rader. På så sätt kan du kontrollera att du har konfigurerat din import korrekt innan du slutför hela dataimporten.
Om du har tusentals datarader i ditt datablad kan det spara mycket tid och oro om du gör misstag eller vill anpassa din mappning. |
Kontakta oss slutligen om du är tveksam – du ska dock vara medveten om att hjälp med dataimport sker på konsultbasis och är betald support.