• 기능 제공 요금제: 모든 요금제
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• 기능 사용 권한
채용 관리자: 오퍼 레터 승인, 오퍼 레터 전송, 오퍼 레터 열람 가능
매니저: 오퍼 레터 전송 가능, 단계 참여 권한 및 지원자 열람 권한이 있을 경우 오퍼 레터 열람 가능
평가자: 권한 없음
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미리 설정된 템플릿과 변수를 기반으로 오퍼 레터를 자동으로 작성하고, 지원자에게 빠르게 발송할 수 있습니다.
오퍼 레터를 활용하면 회사의 톤과 브랜딩에 맞게 템플릿을 지정하고 후보자의 정보를 자동으로 입력하여 수동으로 문서를 매번 만들 필요가 없습니다. 간편하게 개인화된 오퍼 레터를 생성하여 지원자에게 발송해 보세요.
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1. 오퍼 레터 만들기
오퍼 레터를 생성하는 방법과 오퍼 레터 발송 여부를 선택하는 승인권자를 선택하는 방법에 대한 가이드입니다. 오퍼 레터를 생성하기 전에 미리보기를 통해 꼼꼼히 내용을 점검 할 수 있고, 완성된 오퍼 레터는 PDF로 다운로드 할 수 있어요.
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1) 오퍼 레터 만들기
• 경로1: 개별 채용 → 지원자 상세 화면 → 간편 액션바 → 더보기 → 오퍼 레터 발송
• 경로2: 개별 채용 → 지원자 상세 화면 → 자료함 → 자료 추가 → 오퍼 레터
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지원자 상세 화면의 간편 액션바와 자료함, 두 개의 경로에서 오퍼 레터 작성이 가능합니다.
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2) 템플릿 선택
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오퍼 레터를 만들기 위해서는 템플릿이 준비되어 있어야 합니다. 미리 생성된 템플릿을 선택하여 오퍼 레터를 불러올 수 있어요.
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템플릿을 최초로 생성해야 하는 경우라면 아래 가이드를 따라 템플릿을 먼저 생성해 주세요.
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3) 오퍼 레터 만들기 창 구성
템플릿을 불러오면 오퍼 레터 만들기 창이 뜹니다. 이어지는 내용은 오퍼 레터 만들기 창 구성 항목에 대한 가이드입니다.
⚠️ 지원자 페이지 내에 [전송 완료] 혹은 [전송 취소] 상태가 아닌 [진행 중]인 오퍼 레터가 존재하는 경우에는 새로운 오퍼 레터를 생성할 수 없습니다.
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(1) 오퍼 레터 작성
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오퍼 레터 템플릿: 만들기 창의 오른쪽 상단에서 확인 할 수 있습니다. 처음 불러온 템플릿 외에 다른 템플릿을 불러올 수 있습니다.
Step 1 - 오퍼 항목값 입력: 오퍼 레터에 담겨야 하는 항목 값을 입력합니다. 항목 순서를 이동하거나 항목 추가/삭제는 오퍼 템플릿에서만 가능합니다.
Step 2 - 오퍼 레터 편집: 오퍼 레터의 제목과 Step 1에서 작성한 항목 값을 반영하여 지원자에게 제시할 오퍼 내용을 편집합니다.
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(2) 승인권자 설정 (선택)
만약 지원자에게 오퍼 레터를 보내기 전 관리자의 승인을 받아야 한다면 승인권자를 설정하여 승인을 요청할 수 있습니다.
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한번에 모든 담당자에게 승인을 요청하는 기본 승인 요청 방식 혹은 지정된 순서로 승인을 받는 순차적 승인 요청 중 필요한 방식으로 승인을 요청해 보세요. 승인권자는 최대 다섯 명까지 지정할 수 있습니다.
(승인 요청 시 이메일, 슬랙 등으로 승인 요청 알림이 발송되어 더욱 빠르게 프로세스를 진행할 수 있습니다. )
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기본 승인 요청: 승인권자로 지정한 모든 담당자에게 한 번에 승인을 요청하는 방식입니다. 선택한 모든 사용자의 승인이 완료 되어야 오퍼 레터를 발송할 수 있습니다.
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순차적 승인 요청: 지정된 순서로 승인을 받는 방식입니다. 마지막 순서인 관리자의 승인까지 완료되어야 오퍼 레터를 발송할 수 있습니다.
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(3) 오퍼 레터가 생성된 화면
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오퍼 레터 작성과 승인권자 설정까지 모두 마친 후 [만들기] 버튼을 클릭하면, 승인이 진행 중임을 나타내는 아이콘과 함께 채용 제안 탭 내에 오퍼 레터가 생성된 것을 확인할 수 있습니다.
💡 오퍼 레터 오른쪽 상단에는 자동으로 워크스페이스 로고가 표시됩니다.
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2. 오퍼 레터 승인/거절하기
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오퍼 레터 승인 요청을 받으면 앱 내 오른쪽 상단에 있는 내 알림에서 알림을 받습니다. 알림을 클릭하여 승인이 필요한 오퍼 레터 내용을 확인할 수 있습니다.
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오퍼 레터 사용 승인 요청은 기본 승인 요청 방식과 순차적 승인 요청 방식으로 나뉩니다. 요청 모달이 뜨면 승인 여부를 선택하고 확인 버튼을 클릭합니다.
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3. 오퍼 레터 승인 처리 내역 확인하기
1) 승인 처리 내역 확인하기
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생성된 오퍼 레터를 클릭하면 승인권자의 승인 처리 내역을 확인할 수 있습니다. 승인 상태는 승인권자의 처리 내역에 따라 승인 완료, 승인 대기 중, 승인 거절로 구분됩니다.
기본 승인 요청: 승인권자로 지정한 모든 담당자에게 한 번에 승인할 수 있습니다. 선택한 모든 사용자의 승인이 완료 되어야 오퍼 레터를 발송할 수 있습니다.
순차적 승인 요청: 지정된 순서에 따라서만 승인할 수 있습니다. 마지막 순서인 관리자의 승인까지 완료되어야 오퍼 레터를 발송할 수 있습니다.
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화면 구성
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① 승인 처리 내역: 모든 승인권자의 승인이 완료된 상태로, [승인 완료]가 표시됩니다. 오른쪽 상단 토글을 이용해 접어둘 수 있습니다.
② PDF 다운로드: 승인이 완료된 오퍼 레터는 PDF 다운로드가 가능합니다. [승인 취소] 혹은 [승인 대기 중]에는 해당 기능이 활성화 되지 않습니다.
③ 전송하기: 승인이 완료된 오퍼 레터는 [전송하기] 버튼이 활성화 됩니다. [승인 취소] 혹은 [승인 대기 중]에는 해당 기능이 활성화 되지 않습니다.
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2) PDF 다운로드 하기
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완성된 오퍼 레터는 두 가지 방식으로 PDF 다운로드 할 수 있습니다.
오퍼 레터 다운로드: 작성된 오퍼 레터만 다운로드 합니다.
오퍼 패키지 다운로드: 오퍼 레터를 포함한 지원자의 지원서 정보, 평가 내역, 승인 처리 내역을 모두 다운로드 합니다.
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‼️ PDF 파일 내에 삽인된 링크를 통해 파일에 접근 가능한 시간은 12시간입니다. 해당 시간이 지난 후에는 해당 링크 및 URL로 접근이 불가하며, 접근을 위해서는 PDF 파일을 다시 다운로드해야 합니다. PDF 파일을 다운로드할 때마다 12시간의 링크 접근 기한이 설정됩니다.
파일 접근 기간의 제한은 나인하이어 사용자와 지원자 모두에게 적용됩니다.
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4. 오퍼 레터 전송하기
1) 오퍼 레터 전송하기
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승인이 완료된 오퍼 레터에서는 [전송하기] 버튼이 활성화 됩니다.
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오퍼 레터 전송 방식은 [채팅 메시지로 보내기] 방식과 [메일로 보내기 방식] 중 하나를 선택할 수 있으며, 파일 첨부 항목에 선택한 오퍼 레터가 자동으로 첨부되어 있습니다.
‼️ 전송된 오퍼 레터 PDF 파일 내에 삽인된 링크를 통해 파일에 접근 가능한 시간은 12시간입니다. 해당 시간이 지난 후에는 해당 링크 및 URL로 접근이 불가하며, 접근을 위해서는 PDF 파일을 다시 다운로드해야 합니다. PDF 파일을 다운로드할 때마다 12시간의 링크 접근 기한이 설정됩니다.
파일 접근 기간의 제한은 나인하이어 사용자와 지원자 모두에게 적용됩니다.
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2) 오퍼 레터 전송 내역 확인
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오퍼 레터를 전송한 다음에는 [지원자 연락] 탭에 있는 자료 요청 기능을 활용하여 지원자에게 오퍼 레터에 대한 서명을 요청할 수도 있고, 이를 [요청 자료] 탭에 보관할 수도 있습니다.
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3) 오퍼 레터 복사/취소/삭제하기
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오퍼 레터 복사: [전송 완료] 혹은 [전송 취소]된 오퍼 레터는 복사하여 재사용 할 수 있습니다.
오퍼 레터 취소: 승인권자에게 전송된 승인 요청을 취소할 수 있습니다. 취소된 오퍼 레터는 다시 활성화 시킬 수 없으며, 내역이 남아있어도 PDF 다운로드는 불가합니다.
오퍼 레터 삭제: 오퍼 레터를 삭제하면 오퍼 레터 목록에서 사라집니다. 삭제된 오퍼 레터와 승인 내역은 복구 되지 않습니다.