APP for ansatte: Vakter & fravær

Her har du en video som behandler menyvalget Vakter & Fravær:

Skjermbildet Vakter & Fravær inneholder disse menyvalgene:

Ved å gå inn i denne menyen finner du en oversikt over vakter du har fått tilbud om, enten fra sjefen din, eller fra noen av dine kolleger. I dette tilfelle ser du at Gunleiv har søkt på en vakt, men søknaden er ikke er behandlet enda - du ser at den er merket med Pågår:

Så lenge Gunleiv ikke har fått tilbakemelding på søknaden sin, kan han trekke den, dersom det skulle være aktuelt. I så fall trekker han vakten mot venstre og velger TREKK VAKTEN:

Dersom dette valget gjøres, får sjefen et Push-varsel om at Gunleiv ikke lenger er interessert i den aktuelle vakten.

Ved å trykke på flisen Ledige vakter, vises ev. ledige vakter som det kan søkes på. I dette tilfelle ser du at det er en ledig vakt den 20. januar kl. 12:00 - 20:00 med oppgaven Salg:

Som du ser kan tilbudet om vakt avslås, eller interesse for vakten kan bekreftes (den røde og den grønne knappen). Dersom du velger Avslå i et slikt tilfelle, genereres det automatisk en melding til lederen din om at du ikke er interessert. Om du velger Bekreft, får lederen din melding om dette. Lederen kan da velge å sette deg på vakten. I så fall genereres det automatisk et Push-varsel til deg om at du har fått den, dessuten oppdateres kalenderen din med den nye vakten. Dersom vakttilbudet er sendt til flere, og en av kollegene dine settes opp på den, slik at du ikke får den, mottar du et Push-varsel om dette.

Her er en video som viser hvordan du søker om fri:

Ved å trykke her:

...åpnes dette skjermbildet:

Dersom du ønsker å trekke en søknad som ikke er behandlet enda, trekker du aktuell flis mot venstre og velger Slett:

Lederen din vil nå motta et Push-varsel om at søknaden din ikke lenger er aktuell.

For å søke om en eller flere fridager trykker du på plussen øverst til høyre:

Dette vinduet vil da åpne seg:

Dersom du har tilgang til flere avdelinger, trykker du på Bytt avdeling:

...og velger avdelingen som er aktuell. Da vises inneværende måned med markeringer for arbeidsdager og dager du har fått innvilget fri ved denne avdelingen:

Arbeidsdager er markert med strek under datoen, mens fridager er markert slik:

Ferie:

Annet fravær:

Datoen du ønsker fri, velger du ved å trykke på den:

Etter at datoen er markert, må du velge aktuell fraværstype. Trykk her:

Aktuell fraværstype kan nå velges:

Når fraværstypen er valgt, føres du tilbake til forrige bilde, slik at du kan

Systemet genererer nå et push-varsel til lederen din om at du ønsker fri og legger søknaden på plass i lederens Worksoft-app. Dessuten ser du at du har søkt om fri i din egen app:

Her finner du en video som viser hvordan du bytter vakt med en annen - den tar utgangspunkt i kalenderen, men metodikken er den samme:

Å gjøre dette menyvalget betyr at du overtar kollegaens vakt, mens kollegaen tar din vakt. Når du trykker på flisen over, føres du til kalenderens månedsvisning. Her trykker du på vakten du ønsker å bytte med en kollega. Det blir nå stående Bytt oppe i høyre hjørne:

Dermed får du fram en liste over kolleger som det er mulig å bytte vakt med. Her merker du av for ønsket person:

Du får nå fram en oversikt over denne personens vakter. Tidspunkt hvor du selv jobber er markert med en rød markør på høyre side. Vakter du kan bytte med, har ingen slik markør. Trykk på ønsket vakt og trykk deretter SEND:

Du føres nå tilbake til månedsvisningen og registrerer at vakten du ønsker å bytter bort er markert med teksten Bytt? på orange bakgrunn:

Systemet genererer nå automatisk en push-melding med forespørsel om vaktbytte til personen du ønsker å bytte med. Hvis vedkommende aksepterer bytteforespørselen, genereres det en push-melding om vaktbytte til lederen din. Om vaktbyttet godkjennes, får du og kollegaen din en push-melding om dette, samtidig som kalenderen oppdateres.

Her er en video som demonstrerer hvordan dette gjøres:

Dette menyvalget lar deg legge ut en vakt slik at en av dine kolleger kan overta den. Ved å trykke på dette menyvalget føres du til kalenderens månedsvisning. Her trykker du på vakten du ønsker å bli kvitt(1) og trykker Legge ut(2):

Du får nå fram en liste over de av kollegene dine som ikke jobber i det angjeldende tidsrommet og som du dermed kan tenkes å ta vakten. I dette bilder merker du av for den eller de som er aktuelle (se de fylte sirklene med hake-markør til høyre) og trykker SEND:

Systemet genererer nå en automatisk push-melding til disse. Når de går inn i appen sin vil vakten du ønsker å bli kvitt komme opp som en ledig vakt hos dem. Du føres nå tilbake til månedskalenderen og registrerer at vakten er lagt ut:

Så er det bare å avvente om noen av de forespurte ønsker å ta vakten, og om lederen din godkjenner handlingen.

Forskjellen mellom disse to menyvalgene:

...har vi forklart i en egen video. Denne er primært siktet på lederens bruk av appen. Siden den kan være nyttig for deg som ansatt også, finner du den her:

Med dette menyvalget kan du signalisere til lederen din når du ønsker å jobbe, og når det passer dårlig for deg å jobbe. Dette er selvsagt bare veiledende for lederen, men kan være en god hjelp når vaktplaner skal lages. Hvordan du gir disse signalene har vi omtalt i videoen Tilgjengelighet. Du finner den her:

Når du har gjort valget Min tilgjengelighet, kommer du hit:

For å markere dager du ønsker å jobbe, trykker du på aktuelle datoer - og trykker deretter LAGRE. Dermed blir datoene markert med grønn bakgrunnsfarge:

For å slette tidligere markerte datoer, trykker du på aktuell dato, og trykker deretter SLETT:

Trykk så SLETT DAG i varselet som kommer opp:

Når du har gjort dette, observerer du at datoen du trykket på har fått fjernet den grønne markeringen:

For å markere dager du helst ikke vil jobbe, trykker du her:

Deretter markerer du aktuelle datoer og trykker LAGRE. Resultatet blir slik:

For å markere at du ønsker å jobbe deler av en dag, trykker du først her:

Dermed blir det slik:

Så markerer du aktuell dato, og trykker deretter her:

...slik at du kan angi tidsrommet du er ledig:

Når du har angitt tidsrommet og trykket LAGRE, ser det slik ut i kalenderen:

Deler av dag markeringer framtrer med avdempet farge, enten det er tidsrom du ønsker å jobbe, eller det er tidsrom du helst ikke vil jobbe:

Du kan også gjenta markeringene dine etter et bestemte mønster. For å gjøre det, trykker du først på bryteren øverst i skjermbildet, så den blir stående slik:

Etter at du har trykket på den første datoen i serien, trykker du her:

...slik at du kan velge om det er daglig eller ukentlig gjentakelse du ønsker. Om vi nå velger Ukentlig:

...og holder oss til en ukes intervall, kan vi trykke her for å velge aktuell ukedag

Når dette valget er gjort, velger vi hvor langt fram i tid merkingen skal gjelde:

Etter å ha trykket OK i bildet ovenfor, føres vi hit og kan observere resultatet av valgene som er gjort:

Vi ser altså at i tidsrommet 13. - 27. januar skal markeringen gjentas hver uke på lørdager.

Når du så trykker LAGRE, ser du at merkingen for ledige dager er på plass: