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【動画】活用事例|スプレッドシートのタスク管理表から期限が1日前のタスクを自動でSlackにリマインド
【動画】活用事例|スプレッドシートのタスク管理表から期限が1日前のタスクを自動でSlackにリマインド
Yoom 運営事務局 avatar
対応者:Yoom 運営事務局
2年以上前に更新

概要

今回の動画ではスプレッドシートのタスク管理表で期日の一日前のタスクを自動でSlackにリマインド通知するフローボットを紹介します🎉

概要説明・作成手順動画

フローボットの流れ

1. [手動]スプレッドシートのタスク管理表を準備

2.[自動]タスクが「未完了」かつ期限が前日のものを取得
3.[自動]Slackにリマインド通知

作成方法

1.事前準備

まずスプレッドシートでこちらのようなタスク管理表を準備しておきます。

期限の表示形式は「yyyy-mm-dd」にしてください。

2.フローボットの全体構成

3.「一日後」の作成

期限前日を指定するためには「期限前日=本日の一日後」とする必要があります。

「データベースを操作・変換する」の日付の加算/減算で以下のように設定し、テストを実行のうえ保存してください。

※変換対象の日付は、アウトプット選択肢の中にある「今日」を選択してください。

4.スプレッドシートの値の取得

次に「アプリ操作」でスプレッドシートを設定し、タスク管理表の中でユニークなキーとなるNoを取得していきます。

アクションは「値を取得する」を選択し以下のように設定しテストを実行のうえ保存してください。

(スプレッドシートIDやタブ名は任意の値を入力してください)

5.「同じ処理を繰り返す」を設定

オペレーション間の操作の「同じ処理を繰り返す」を以下のように設定してください。

6.「データベースを操作する」でレコード取得を実施

ループ進行方向のプラスアイコンから「データベースを操作する」を選択し、アクションは「レコードを取得する」と設定し、画像に沿って設定してください。(スプレッドシートIDやタブ名は任意の値を入力してください)

検索対象カラムを「No」とし、値は「同じ処理を繰り返す」で作成したアウトプットの{{取得した値のループ変数}}を入力しし、テストを実行のうえ保存してください。

7.日付で分岐

オペレーション間の操作の「分岐をする」を選択肢、分岐対象のアウトプットを「3.「一日後」の作成」で作成したアウトプットの「一日後」に設定し、分岐条件の条件を「等しくない」、値を6.「データベースを操作する」でレコード取得を実施で取得した「期限」と設定し、保存してください。

この分岐では期日が本日の一日後でない場合は、ここで最初のレコードの処理が終了し、次のレコードの処理に移ります。

8.ステータスで分岐

「7.日付で分岐」と同じ流れで画像のように設定してください。

9.Slack通知

アプリ操作でslackを選択後、アクションは「チャンネルにメッセージを送る」を選択してください。

投稿先のチャンネルIDを任意のものに変更し、メッセージ本文には今までに作成したアウトプットを引用しながら文章を作成してください。

10.スケジュールトリガーを設定

フローボット編集画面に戻り起動を実行し、フローボット全体が問題なく進んでいるか確認してください。

問題なければ編集画面に移り、「手動起動」のオペレーションを選択してください。

トリガータイプはスケジュールを選択してください。

スケジュール設定を「曜日指定」、曜日を月~金(毎日にする場合は土日も含めてください)、時刻を10と設定し保存してください。

フローボット編集画面でスケジュールトリガーをonにしてください。

以上で設定完了です🎉

備考

  • タスク管理表の項目は自由に設定することが可能です。

  • 期限前日だけではなく「●日前」のように自由に設定することが可能です。

  • タスク管理表はスプレッドシートだけではなく、Yoomデータベースやkintone等でも実施することができます。

  • 通知するチャットツールはSlackだけではなく、Chatworkやteamsを
    使用することも可能です。もちろんGmail送信も可能です。

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