概要
スプレッドシート上の請求書テンプレートを使って、複数の対象企業へ請求書を送付するフローボット事例をご紹介します。
※動画内で書類(PDF)を発行するというオペレーションを実施しておりますが、この際PDF発行元のスプレッドシートで発行を行いたくないシートを非表示にいただくことで、指定のシートのみをPDF発行することが可能です。
詳細
使用する機能およびアプリ
YoomDB：データの格納場所として使用
スケジュールトリガー：フローボットの起動のきっかけとして使用
データベース操作オペレーション：データ(レコード)取得のために使用
データ操作・変換オペレーション：日付の設定を変換するために使用
繰り返しコマンド：複数のレコードを1つずつのレコードに分解するために使用
スプレッドシートアプリ：請求書内容を加工するために使用
書類発行のオペレーション：請求書を発行するために使用
メール送付オペレーション：請求書送付のために使用
本事例の流れ
今回の前提として、YoomDBに顧客マスタと請求マスタというデータベースを用意しております。
顧客マスタが会社名やメールアドレスなどの基本情報および今回請求を行うかを判別するチェック、また請求マスタが対象企業の名前に連ねて商品名や単価、請求月などの請求詳細を格納しています。
今回は顧客マスタの請求チェックがついている企業へ前月利用分の請求書を送付するという流れになります。
フローボット起動のきっかけとなるトリガーとしてスケジュールトリガーを用いて、特定の日時になったらフローボットが起動するように設定しています。
スケジュールトリガー起動後、YoomDB上で請求書を送付するチェックがついているレコードを検出して複数の各レコードを取得します。
対象企業がいない場合を加味し分岐を使用して、対象がいない場合はフローを終了させます。
前月利用分の請求書を送付するにあたり、日付を前月に設定するために日付を減算する処理を行い、さらに年月というアウトプットに変換するためにデータを抽出する操作を行います。
複数取得したレコードを一度に処理できないため、順番に処理を進めるため繰り返しコマンドを設定します。
繰り返し処理した値を使用して、再度顧客マスタのYoomDBから対象のレコードを一つずつ取得します。
請求マスタのデータベースで前段の顧客マスタDBから取得した会社名をキーに請求の詳細レコードを複数取得します。
複数取得した請求の詳細内容を請求書に加工・転記していくために、一度スプレッドシートに入力し、請求書の加工を進めます。
書類発行オペレーションを使って請求書をPDFで吐き出します。
※このとき請求書以外の不要なシートは事前に非表示にします。メールにPDFを添付して送付します。
説明動画※1.5倍速以上での再生速度推奨
動画内のフローボットテンプレート