概要

「書類を発行する」とは雛形書類をもとに、PDFファイルを作成できるオペレーションです。契約書作成、請求書などの明細書発行などの自動化に役立ちします。

この記事では、「書類を発行する」の雛形書類の作成ルール、設定方法、サンプルをご紹介します。

尚、2023年9月13日以前に「書類を発行する」オペレーションを設定されている場合は、こちらにご注意ください

雛形書類を準備する

「書類を発行する」を利用するには、あらかじめ「Google ドキュメント」「Googleスプレッドシート」「Excel」にて書類の雛形（テンプレート）の作成が必要です。

以下のように、置換したい箇所（可変となる箇所）を{}で囲ったファイルを作成してください。（背景を黄色にする必要はありません）

【注意】

置換したい箇所のテキストに「全角スペース」が含まれていると、アウトプットが置換されません。「全角スペース」を含まないテキストで作成してください。

例）Googleドキュメントの場合

例）Googleスプレッドシートの場合

明細行などリスト形式（コンマ区切り）で指定したい場合は、種類ごとに {項目名_1},{項目名_2},{項目名_3}という形式で置換箇所を設定して下さい。

「書類を作成する」を選択し、雛形書類を作成したアプリを選んでください。
画面の設定手順に従い必要事項を入力し、「次へ」をクリックし、書類の連携を完了させてください。
雛形書類の連携：事前に作成した雛形書類に関する設定
発行書類：発行した書類に関する設定
雛形書類の置換箇所等が問題なく設定されていることを確認し、「置換条件を取得」をクリックして下さい。

正しく置換条件が取得ができると以下のように置換対象が自動的に取得されます。

{項目名_1},{項目名_2},,,と設定した箇所は、{項目名}としてまとめて表示されます。（上記の画像の品目、数量、単価の部分が該当箇所です。）

正しく取得されていない場合は置換箇所が{}で囲まれていることを確認して、「置換条件を再取得」をクリックしてください。

置換後の文字列を設定してください。置換後の文字列にはアウトプット（他のオペレーションで取得した値）を利用することが可能です。
また、{項目名_1},{項目名_2}と指定した項目は、置換後の文字列をコンマ区切りで設定してください。
テストをクリックして、取得したファイルを確認し、問題がないことを確認してください。
その他の項目を確認、設定し、「保存する」を押してください。保存できれば完了です。

実際に雛形書類をもとに書類を発行するオペレーションで発行した書類の例です。
※ 背景が黄色になっているのは置換箇所をわかりやすくするためです。

💡「書類を発行する」は、①PDFの書類　②雛形と同じ形式の書類　の2つが作成・保存される仕様となっています。

例えばGoogleスプレッドシートの雛形から書類を発行した場合、PDFとスプレッドシート形式の書類がGoogle Driveに保存されます。