■概要
情報の管理・共有としては非常に優れているGoogleスプレッドシートですが、
常にブラウザを開いて確認したり、運用・管理方法の徹底が必要となります。
Yoomでは、Googleスプレッドシートが更新されたことをトリガーにフローボットを起動できかねますが、
データコネクトにてYoomデーベースに同期することで、スプレッドシートのデータが作成・更新された際に、フローボットを起動することができます。
■ユースケース
スプレッドシートで管理しているステータスが特定の値に変更されたら、案件メンバーへ通知
請求書情報が確定になったら、請求書を作成
顧客管理のスプレッドシートで契約になったら、申込書を作成
■解決できる課題
ステータス変更時の他メンバーへの共有・確認依頼、書類作成など、
スプレッドシートのデータ更新に併せて行う情報共有や事務作業を軽減できます。
■設定方法
本ケースでは、データベースに他クラウドサービスを同期するデータコネクト機能と
フローボットのデータベーストリガーを使用します。
今回は、Googleスプレッドシートのデータを変更されたら、
Slackへ通知するフローボットの設定方法を記載いたします。
任意のプロジェクトを選択します。
画面中央にあるデータベースタブを押下します。
＋ボタンよりデータベースを新規作成します。
画面右上の「データコネクト」ボタンを押下します。
Googleスプレッドシート・アクション内容を選択し、次へを押下します。
スプレッドシートID、シート名、範囲を設定します。
「接続テスト実行」ボタンを押下し、成功するか確認します。
「データベース表示項目」にデータベースへ表示させたい項目を選択します。
「値が一意となる項目」で任意の項目を選択します。
「同期頻度設定」を任意のタイミングに設定します。
自動同期の場合、初回同期の時間と同時刻に同期します。
「データベーストリガー起動設定」をONにします。
「連携する」ボタンを押下します。
フローボット機能（フローボットテンプレート）
任意のプロジェクトを選択します。
「新規作成」ボタンを押下します。
「はじめから作成」を押下します。
トリガー右端にある「データベースで特定のイベントが発生したとき」を押下します。
プロジェクト・データベース・テーブルに作成したデータベースを選択します。
トリガータイプに「更新されたら」を押下し、次へを押下します。
「＋」ボタンを押下し、「アプリと連携する」を押下します。
Slackを押下し、チャンネルへメッセージを送信するを押下します。
チャンネルIDにカーソルを当て、候補から送信先チャンネルを選択します。
任意のメッセージを設定します。
テストボタンを押下し、任意のチャンネルに送信されることを確認します。
Googleスプレッドシートを変更し、Slackに通知されるまでお待ちください。
■注意事項
自動同期では、原則更新後の即時同期はできかねます。（最短1時間に1回）
そのため、スプレッドシートを更新した直後に通知・他ツールへ同期することができかねます。
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