Q：メールやフォームから取得した品名や数量、合計金額以外に、単価などを別の箇所で管理しています。それぞれを合体させてスプレッドシートの請求書フォーマットを作成することは可能ですか？
A:はい可能です。ただし、こちらはスプレッドシートの関数を介すことで対応可能ですがYoomの機能では想定してない内容となり複雑なフロー内容となります。基本的には同じタイミングで値を取得するような運用をお願いします。
今回のシチュエーション
メールにて使って請求情報が通知されます。
その通知の中には品目と数量、合計金額が記載されています。
メールトリガーを使用して、メール文面を取得しデータを抽出機能で上記3点を抽出します。
また、スプレッドシート上に各品目の単価が別管理されています。
メールから取得した3点の項目と別管理している単価も併せて請求書フォーマットに組み込み、請求書を発行します。
事前準備
以下のように各シートをスプレッドシート上に用意します。
※2つ目のシートは事前に「書式なし」と設定しておきます。
※それぞれに関数を設定しているので、実際のスプレッドシートを確認し設定してください。
作成方法
1.メールトリガーを作成する
メールトリガーについては以下の作成方法をご参照ください。
2.データを抽出する
データを操作・変換するオペレーションからデータを抽出(2タスク)アクションを選択し、以下のような設定を行いメール文面内の請求書に必要な項目を抽出します。
対象のテキスト：メール本文のアウトプット
抽出したい項目：メール内にある抽出したい項目名
3.取得したデータに不要な空白がある場合削除する
データを抽出した際に商品名などの場合、カンマ区切りに空白が入る場合があります。
この場合、うまくスプレッドシートでの加工ができないため、一度データを操作・変換するオペレーションで以下のように半角の空白を削除するデータ置換を行います。
置換対象の文字列：空白がある文字列のアウトプット
置換箇所を検索：半角スペース
置換後の文字列：何も入力しない
4.スプレッドシートの指定セルに取得した値を入力する
アプリと連携するオペレーションからスプレッドシートを選択し、範囲に値を入力するアクションで以下のような設定を行い、スプレッドシート上に取得した値をすべて入力します。
5.書類発行オペレーションで残りの項目を入力し、請求書を発行する
書類発行オペレーションを用いて、会社名や請求日など明細箇所以外の値を置換して、請求書を発行します。
なお、この際スプレッドシート側にある請求書の原本以外はすべて非表示にしておきます。
※表示状態ですとすべてのシートがPDF化されてしまいます。
発行されたPDFはこちら
実際のテンプレートはこちら
以上がメール内やフォームの内容の値と別の箇所で管理している値を組み合わせてスプレッドシートの請求書フォーマットを作成する方法です。
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