概要
Yoomでは、ジョブカン経費精算・ワークフローと連携し、様々な操作を行うことができます。
今回は汎用マスタにレコードを登録するアクションにおけるTipsを紹介します。
前提
汎用マスタにレコードを登録するアクションでは以下のように汎用マスタコードやレコードコード、レコード名を追加などを設定することで、汎用マスタに対しレコードを新たに追加することができます。
ジョブカン経費精算・ワークフローの仕様上、汎用マスタレコードコードが既存のコードと重複した場合エラーとなるため、今回はそれを回避する運用例をTipsとして紹介します。
汎用マスタレコードコードを重複させないための運用Tips
今回は例として、「Yoomフォームに登録された内容をジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタに登録する」というフローを用いて説明します。
フローボット構成は以下です。
設定1：フォームを設定する
フォームは以下のようにレコードに登録する名前および説明やメモに書く内容のみを今回設定しています。
設定2：指定の関数を含めたGoogleスプレッドシートを用意する
Googleスプレッドを作成し、A1セルに以下のような関数を設定、B1、C1にフォームの回答内容と同様の列名を入力します。
関数：={"No" ; iferror(SEQUENCE(counta(B2:B)))}
設定3：Yoomのデータベース操作オペレーションでGoogleスプレッドシートにレコードを追加する
Yoomのフローボット編集に戻り、＋マークを押してオペレーションからデータベースを操作するオペレーション内のGoogleスプレッドシートを選択し、以下設定します。
アクション：レコードを追加する
スプレッドシートID：欄をクリックし候補から2で設定したスプレッドシートを選択
シートタブ名：候補から対象シートを選択
範囲：今回はA1:C入力
追加するレコードの値：以下のようにNo以外の項目にフォームで取得したアウトプットを引用する
こちらでテストを行うと、以下のようにB,C列の新しい行にレコードが反映され、かつ関数で自動採番するように設定をしているので、A列にもユニークの数字が反映されます。
設定4：Googleスプレッドシートの別シートに最新行の値を取る関数を設定する
次にGoogleスプレッドシートの別シートに対して以下の関数をA2セルに入力します。
関数：=MAX(MATCH(MAX('シート35'!A2:A)+1,'シート35'!A2:A,1),MATCH("",'シート35'!A:A,-1))
※シート名は使用しているシート名に併せて変えてください。
設定5：Yoomのアプリと連携するオペレーションで最新のIDを取得する
再度、Yoomのフローボット編集に戻り、＋マークを押してオペレーションからアプリと連携するオペレーション内のGoogleスプレッドシートを選択し、以下設定します。
アクション：値を取得する
スプレッドシートID：欄をクリックし候補から2で設定したスプレッドシートを選択
シート名：欄をクリックし、候補から最新行取得の関数を入れたシートを選択する
範囲：今回はA2と入力
方向：列方向
こちらでテストを行うと、以下のように最新のIDが取得できました。
設定6：これまで取得した値を使って汎用マスタのレコード登録を行う
最後に＋マークを押してオペレーションからアプリと連携するオペレーション内のジョブカン経費精算・ワークフローを選択し、以下設定します。
アクション：汎用マスタにレコードを登録
汎用マスタコード：ジョブカン経費精算・ワークフローから指定のマスタコードをコピー&ペースト
汎用マスタレコードコード：5で取得した値を引用
レコード名含む以降の項目：1のフォームで取得した内容を引用
このように運用することで、常にレコードコードが重複しない設定が可能です。
以上が、ジョブカン経費精算・ワークフローのアクションで汎用マスタにレコードを登録する際のTipsです。
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