En matière d’archivage, nous considérions jusqu’au 31 mars 2017 deux types de factures : les factures papier et les factures électroniques.
Nos clients avaient ainsi la possibilité d’archiver dans Yooz tous leurs documents électroniques et devaient conserver l’original lorsqu’il s’agissait de factures papier. La recherche de factures dans Yooz étant très performante nos clients ne recourraient que très exceptionnellement aux archives papier.
Depuis le 31 mars 2017, l'administration fiscale française vous autorise à supprimer l’archivage physique de vos factures papier sous certaines conditions :
Les factures papier peuvent désormais être conservées au format numérique (PDF).
Les conditions d’archivage à respecter sont :
Côté client :
Les opérations d'archivage numérique des factures sur support papier doivent être définies selon une organisation documentée faisant l'objet de contrôles internes afin d'assurer la disponibilité et la lisibilité pendant toute la durée de conservation de six ans.
Côté solution de dématérialisation, 4 contraintes :
Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits -> Yooz travaille sur un document traité et optimisé pour la reconnaissance et l'affichage mais conserve et restitue le document original scanné
Assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation -> Yooz conserve 6 ans ou plus les documents en assurant le contrôle d’accès , l’intégrité, la redondance, et les sauvegardes
Le PDF doit être assorti d’un des éléments suivants : un cachet serveur, une empreinte numérique, un cachet électronique, un certificat de sécurité -> Yooz appose une empreinte numérique (ou « hash») aux documents traités garant de l’intégrité du document, et intègre, de surcroît, un cachet électronique RGS 2*.
Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées -> Yooz intégre un service d’horodatage.