Startguide til efterskoler

Du vil i denne guide blive præsenteret for YoungCRM’s funktioner, set ud fra hvordan de kan skabe mest værdi til efterskolers brug af systemet.

I guiden vil der løbende blive linket til øvrige artikler i vores Help Center, hvor du kan finde en mere detaljeret beskrivelse af den omtalte funktion.

YoungCRM kan for efterskolers vedkommende ses som en form for en elevdatabase, hvor elever og potentielle elever kan oprette sig, og hvor efterskolen kan opbevare data om deres elever, og efterfølgende kommunikere med dem.

Formularer

Den vel nok mest grundlæggende funktion ved YoungCRM er oprettelsen af formularer. Det er gennem formularer, at du indsamler elever til din efterskoles YoungCRM. Systemet samler alle dine formularer på ét sted, og gør det derfor nemt at organisere dem.

Her er nogle eksempler på formularer, som de fleste efterskoler, vil kunne få stor nytte af at oprette gennem YoungCRM:

  • Opskrivning til efterskolen de kommende skoleår
  • Tilmelding til Åbent Hus arrangementer
  • Tilmelding til efterskolens nyhedsbrev
  • Tilmelding til øvrige arrangementer på skolen

Du har selv mulighed for at designe dine formularer både udseendes- og indholdsmæssigt, alt efter hvad formularen skal bruges til. Hermed kan efterskolen også selv bestemme, hvilke informationer de ønsker at indsamle om de elever, der opretter/tilmelder sig gennem formularen. Som udgangspunkt kommer YoungCRM med nogle standard datafelter, men du kan oprette så mange supplerende datafelter, som du ønsker.

Personer

Som nævnt fungerer YoungCRM som en slags elevdatabase for en efterskole. Under Personer i systemet, kan du se alle de elever, der er tilknyttet efterskolen på den ene eller den anden måde. Det kan være nuværende elever, kommende eller elever der har deltaget i et arrangement på efterskolen.

For at holde styr på elevernes relation til efterskolen, kan man segmentere eleverne og gemme visningerne, så man nemt og hurtigt kan finde frem til det rette segment – dette kan du også gøre, ved at sætte en etikette på eleverne. Det er også muligt at lave en eksport af personerne inkl. deres oplysninger fra YoungCRM, hvis man eksempelvis ønsker at have dette i Excel- eller fysisk format.

Gennem YoungCRM har du mulighed for at opbevare lige så mange oplysninger om eleverne, som du ønsker - og de vil blive opbevaret fortroligt. Det kan blandt andet være grundlæggende oplysninger såsom navn, fødselsdag, adresse, kontaktoplysninger og linjevalg. Hvis man ønsker at tilføje yderligere oplysninger til eleverne i systemet, end dem man har indsamlet gennem forskellige formularer, kan dette også lade sig gøre. Man kan som administrator i YoungCRM manuelt gå ind og tilføje eller ændre oplysning for en elev, eller man kan udsende en mail til eleverne, hvori man linker til en formular, som de ved at udfylde kan tilføje yderligere oplysninger igennem.

Mail

Som nævnt tidligere i artiklen, er det muligt at kommunikere med de personer, man har indsamlet i YoungCRM. Dette sker via mails. Der findes mange forskellige typer af mails, som kan udsendes gennem systemet. Du har blandt andet mulighed for at opsætte en mail til automatisk at blive sendt ud, når en person opretter sig gennem en formular.

Hvis du afholder et arrangement på efterskolen, er det muligt at opsætte en mail, der bliver udsendt inden afholdelsen som en påmindelse. Ved at gøre dette, er der større sandsynlighed for, at flere af de tilmeldte møder op.

Generelt er der rigtig mange af de mails en efterskole sender ud, som man ville kunne sende ud via YoungCRM. Her er et par eksempler:

  • Nyhedsbrev fra efterskolen
  • Kvitteringmails ved oprettelse gennem formular
  • Mails ved samtale med elever (direkte kommunikation)
  • Påmindelser om arrangementers afholdelse
  • Diverse servicemeddelelser

Man kan selv bestemme hvordan mailen skal se ud rent designmæssigt. Man har mulighed for at indsætte billeder samt vælge profilbillede, coverbillede og baggrundsfarve.

Ekstra: Eventmanageren

Som en ekstra feature i YoungCRM, er det muligt at tilkøbe modulet ’Eventmanageren’, der gør det let og overskueligt at oprettet og administrere events gennem YoungCRM.

Som det næsten fremgår af navnet, er Eventmanagerens formål at hjælpe med afviklingen af det tekniske i forbindelse med afholdelse af en event. Du kan for eksempel oprette en eventformular, hvor du angiver tid, sted og tilmeldingsfrist for eventet, laver en beskrivelse og opretter en formular, som man kan tilmelde sig igennem. Når dette er gjort holder Eventmanageren automatisk styr på tilmeldte personer, samt antallet af ledige pladser. Det er også muligt at oprette en række automatiske mails i forbindelse med eventet. Man kan blandt andet oprette en venteliste til eventet, således at personer der tilmelder sig, når der ikke er flere ledige pladser kommer på venteliste. Her sørger systemet også selv for at tildele personer på ventelisten en plads, hvis en af de tilmeldte melder sig fra.

Eventmanageren generer også nogle statistikker for det enkelte event. Her kan man blandt andet se antallet af tilmeldte, personer på ventelisten eller fremmødte til eventet.

Du kan læse mere om Eventmanageren her. Du er også velkommen til at kontakte YoungCRM på tlf. 74 31 33 63 eller support@youngcrm.com

Ekstra: SMS modul

SMS modulet er endnu en ekstra feature til YoungCRM, som man kan tilkøbe. Modulet fungerer præcis på samme måde som Mailfunktionen, og du har stort set de samme muligheder. Det giver dig blot muligheden for at udsende SMS’er i stedet for, at man kun kan udsende mails. Dette modul er især en fordel, hvis man vurderer, at målgruppen er mere tilbøjelige til at læse en SMS end en mail, hvilket ofte er tilfældet for efterskoleelever.

Did this answer your question?