Olá!
Neste artigo explicaremos como utilizar o módulo Materiais!
Como criar pastas e subpastas, incluir arquivos, aplicar segmentações (tags e grupos de usuários).
🗂️O que é o módulo Materiais e para que serve?
O módulo Materiais tem como objetivo compartilhar com as unidades da rede determinados documentos, sejam eles:
Arquivos em PDF
Manuais de instrução
Procedimentos operacionais
Materiais para campanhas nacionais ou regionais de marketing
Vídeos e Tutoriais
Gravações de Reuniões
Dentre outros materiais que as unidades precisem acessar a pasta e baixar determinado arquivo.
Dessa forma, as unidades terão acesso a todo material necessário para consultar qualquer processo da matriz através da plataforma, sem precisar solicitar ao departamento responsável através de outros canais ou tickets.
🗃️Como acessar o Módulo de Materiais
Para acessar o módulo, no menu lateral clique em Materiais.
🔍Visualização das Abas de Materiais
Dentro do módulo de materiais terá duas abas, a geral e a de unidade.
🔸Geral - Acesso às pastas do módulo de materiais para acessar informações diversas. O franqueado só terá acesso às pastas que estiverem segmentadas conforme sua tag de unidade e /ou grupo de usuários.
🔸Unidade - Acesso às pastas das unidades. Cada unidade da rede possui sua própria pasta, ela é criada automaticamente assim que a unidade é cadastrada.
Todos os usuários da unidade na Aba de Unidade terão visualização completa dos arquivos, exceto se houver segmentação de grupo de usuário. Clique aqui para saber mais!
Além disso:
Não é permitido renomear, e nem excluir a pasta da unidade.
É permitida a criação de subpasta dentro de cada pasta de unidade.
Os usuários de unidade não podem realizar o upload de conteúdos dentro da pasta.
📌Passo a passo de como criar pastas e subpastas
🔸Passo 1 - Clique em Nova pasta.
🔸Passo 2 - Adicione um título e uma descrição à pasta.
🔸Passo 3 - Adicione às pastas as tags de unidade e os grupos de usuários, caso necessário.
🔸Passo 4 - Dentro da pasta, terá a possibilidade de criar uma subpasta ou anexar arquivo(s) diretamente do seu computador.
Para incluir uma subpasta, clique em Nova pasta dentro da pasta principal, e então você seguirá o mesmo processo anterior, adicionando um título e uma descrição referente o assunto do arquivo.
📌Como adicionar novos arquivos nas pastas criadas
🔸Passo 1 - Para adicionar arquivo(s), clique em Enviar arquivo selecione-os diretamente do seu dispositivo, e adicione uma descrição.
🔸Passo 2 - É possível notificar os usuários da Unidade e/ou os usuários da Matriz por e-mail quando o arquivo for anexado. Por fim, basta clicar em Enviar.
Desta forma estará compartilhando todos os documentos contidos na referida pasta
⚠️Importante!
Em Materiais, cada um dos arquivos pode ter o tamanho de até 2gb para vídeos e imagem.
📌Compartilhamento da pasta
Ao criar uma pasta, você terá três opções de compartilhamento:
Copiando o link público, onde qualquer pessoa mesmo sem o acesso à plataforma poderá visualizar.
Tornando a pasta privada, onde os usuários sem acesso à plataforma não poderão mais acessar esta pasta e seu conteúdo.
Baixar dados, onde todos os documentos contidos nesta pasta serão baixados automaticamente em seu computador.
Por padrão, ao criar uma nova pasta, esta estará configurada como privada
Se você tornar uma pasta como pública, todas as subpastas também serão públicas
Caso precise compartilhar apenas 1 arquivo, clicando no ícone dos 3 pontinhos do arquivo selecione Copiar link.
📌Formas de facilitar a busca por materiais
🔸Utilize o campo de pesquisa digitando o nome da pasta ou do arquivo
🔸Ao lado do campo de pesquisa, é possível modificar a ordenação | visibilidade das pastas e arquivos com as opções:
Nome do arquivo | pasta em ordem alfabética (A-Z);
Nome do arquivo | pasta em ordem alfabética (Z-A);
Arquivos publicados mais recentes;
Arquivos publicados mais antigos;
Arquivos modificados recentemente.
Por padrão, ao acessar o módulo Materiais, estará selecionada a opção "Modificados recentemente"
📌Como faço para segmentar | adicionar tags e grupos de usuários nas pastas?
🟡Na aba 'GERAL'
🟢Para disponibilizar pasta para um ou mais grupos de UNIDADES(tags), basta seguir o passo a passo:
🔸Passo 1 - Escolha a pasta desejada para compartilhar, clique no ícone 
e escolha uma ou mais tags.
🔸Passo 2 - Ao adicionar as tags escolhidas, clique em selecionar para confirmar a escolha.
Exemplo: Pasta visível para todos os grupos de usuários de determinada(s) unidade(s).
Todos da região sul terão acesso - 
🟢Para disponibilizar pasta para um ou mais grupos de USUÁRIOS basta seguir o passo a passo:
🔸Passo 1 - Escolha a pasta desejada para compartilhar, clique no ícone 
e escolha um ou mais grupos de usuários.
🔸Passo 2 - Ao adicionar os grupos de usuários escolhidos, clique em selecionar para confirmar a escolha.
Exemplo: Pasta visível para determinado(s) grupo(s) de usuário(s) de todas as unidades.
Financeiros de todas as unidades terão acesso - 
🟢Para disponibilizar pasta para um ou mais grupos de UNIDADES e um ou mais grupos de USUÁRIOS siga o passo a passo:
🔸Passo 1 - Escolha a pasta desejada para compartilhar, clique no ícone e escolha uma ou mais tags.
🔸Passo 2 - Por fim, basta clicar em selecionar.
🔸Passo 3 - Clique no ícone e escolha um ou mais grupos de usuários.
🔸Passo 4 - Por fim basta clicar em selecionar.
Exemplo: Pasta visível para determinado(s) grupo(s) de usuário(s) de determinada(s) unidades(s)
Financeiro da região sul terão acesso - 
🟢Para segmentar pasta para usuários da MATRIZ, basta seguir o passo a passo:
No módulo de Materiais da Yungas, é possível restringir a visibilidade das pastas de acordo com as tags associadas ao perfil do usuário. Essas tags podem estar relacionadas tanto à unidade quanto aos setores internos da matriz, garantindo um controle mais específico do acesso aos conteúdos.
Exemplos de configuração de visibilidade em materiais:
Consultores podem visualizar apenas as pastas da região que atendem.
Pastas do departamento de RH podem ser visíveis apenas para usuários do setor de RH, impedindo o acesso por outros colaboradores da matriz.
Veja como configurar as permissões de visibilidade dos usuários da matriz no módulo de materiais, clicando neste link
🔸Passo 1 - Escolha a pasta desejada para compartilhar, clique no ícone e escolha uma ou mais tags.
🔸Passo 2 - Ao adicionar as tags escolhidas, clique em selecionar para confirmar a escolha.
Exemplo: Pasta visível para os usuários que possuem em seu perfil a configuração de visibilidade associada a essa(s) determinada(s) tag(s)
Todos do setor financeiro terão acesso:
Ao deixar um dos ícones em branco, estará disponibilizando a visualização da pasta para todos.
📌Como faço para segmentar | adicionar grupos de usuários nas subpastas de Unidade?
🟡Na aba 'Unidades'
⚠️Importante: A pasta principal da unidade não pode ser segmentada, apenas as subpastas dentro dela podem ser segmentadas. Além disso, a segmentação de uma subpasta de Unidade pode ser feita exclusivamente com base em grupos de usuários.
🟢Para disponibilizar uma subpasta de Unidade para um ou mais grupos de USUÁRIOS basta seguir o passo a passo:
🔸Passo 1 - Acesse a Pasta de Unidade e encontre a subpasta desejada:
Fonte: Yungas - GIF acessando a subpasta 'Subpasta Nível 1' na pasta de unidade 'Franquia Florianópolis'
🔸Passo 2 - Ao encontrar a subpasta, clique no ícone e escolha um ou mais grupos de usuários.
Fonte: Yungas - GIF segmentando a subpasta 'Subpasta Nível 1' com grupos de usuário
🔸Passo 3 - Por fim, basta clicar em selecionar.
🟢Para disponibilizar uma subpasta de Unidade dentro de outra subpasta para um ou mais grupos de USUÁRIOS basta seguir o passo a passo:
🔸Passo 1 - Acesse a Pasta de Unidade e encontre a subpasta desejada:
Fonte: Yungas - GIF acessando a subpasta 'Subpasta Nível 1' na pasta de unidade 'Franquia Florianópolis'
🔸Passo 2- Na subpasta de nível 1, Clique no ícone e escolha um ou mais grupos de usuários.
No exemplo abaixo, foi selecionado os grupos de usuários 'Gerentes' e 'Supervisores' , mas o de 'Colaboradores de Unidade' não foi selecionado.
Logo, somente os usuários do grupo de Gerentes e Supervisores terão acesso à subpasta 'Subpasta Nível 1'.
Fonte: Yungas - GIF segmentando a subpasta 'Subpasta Nível 1' com grupos de usuário 'Supervisores' e 'Gerentes'
🔸Passo 3 - Por fim, basta clicar em selecionar.
🔸Passo 4- Acesse a subpasta de nível 1, para encontras as subpastas de nível 2. Clique no ícone e escolha um ou mais grupos de usuários.
Fonte: Yungas - GIF segmentando a subpasta nível 1 e subpastas nível 2
🚨Resumo: Entenda como ficou a visualização das Subpastas de Unidade
Os grupos de usuários utilizados foram 'Supervisores' , 'Gerentes' e 'Colaboradores de Unidade' :
1. Visualização da Subpasta Nível 1 - A subpasta 'Subpasta Nível 1' presente na pasta de unidade 'Franquia Florianópolis' foi segmentada por 'Gerentes' e 'Supervisores'. Portanto, somente esses usuário terão visibilidade dessa subpasta
2. Visualização da Subpastas Nível 2
2.1. Visualização de 'D - Subpasta Nível 2' : está segmentada com os grupos de 'Gerentes' 'Supervisores' e 'Colaboradores de Unidade'. Portanto, somente esses usuários terão visibilidade dessa subpasta. Os usuários 'Colaboradores de Unidade' não terão acesso à pasta anterior 'Subpasta Nível 1'.
2.2. Visualização de 'C - Subpasta Nível 2' : está segmentada com o grupo de 'Supervisores' , logo, somente esses usuários terão acesso a essa subpasta.
2.3. Visualização de 'B - Subpasta Nível 2' : está segmentada com o grupo de 'Colaboradores de Unidade', logo, somente esses usuários terão acesso a essa subpasta. Mas não terão acesso à pasta anterior 'Subpasta Nível 1'.
2.4. Visualização de 'A - Subpasta Nível 2' : Embora a subpasta 'A - Subpasta Nível 2' não tenha segmentação própria, seu acesso é limitado pela segmentação da pasta anterior, 'Subpasta Nível 1'. Como 'Subpasta Nível 1' está segmentada para 'Gerentes' e 'Supervisores', somente esses usuários terão acesso à 'A - Subpasta Nível 2'."
⚠️IMPORTANTE:
Hierarquia de visibilidade: Se uma subpasta é segmentada, o acesso a ela também é condicionado pelo acesso às pastas superiores.
Por exemplo: se uma subpasta é visível apenas para 'Gerentes', 'Supervisores' e 'Colaboradores de Unidade', mas a pasta superior (como a 'Subpasta Nível 1') é segmentada apenas para 'Gerentes' e 'Supervisores', os 'Colaboradores de Unidade' não poderão acessar essa subpasta superior, mesmo que ela seja visível para eles em um nível inferior.
Subpastas sem Segmentação: Se uma subpasta não tem segmentação específica, sua visibilidade é determinada pela segmentação da pasta superior. Assim, se a pasta superior tem segmentação para 'Gerentes' e 'Supervisores', uma subpasta sem segmentação será visível apenas para esses grupos.
📌Como mover arquivos e pastas
Os arquivos somente podem ser movidos dentro das Pastas principais, as subpastas (pasta dentro de uma pasta) não possuem essa funcionalidade.
🔸As pastas principais são aquelas que tem a possibilidade de segmentações:
🔸As pastas secundárias(subpastas) são pastas criadas dentro da pasta principal:
🔸Para mover o arquivo, basta entrar na pasta principal, clicar no arquivo desejado e arrastá-lo para a pasta secundárias que deseja mover.
⚠️Atenção: Não é possível mover arquivos soltos para fora da pasta principal, é possível movê-lo somente da pasta principal para pastas secundárias ou para outra pasta principal.
🔸Para mover um arquivo para outra Pasta principal, basta seguir o passo a passo:
1) Crie uma nova pasta
2) Arraste o arquivo para a nova pasta
3) Arraste a nova pasta para fora da Pasta principal
4) Renomeie a pasta ou mova para dentro de outras pastas.
Importante: Ao mover uma Pasta Principal para outra, as configurações da pasta movida será alterada:
⚠️Permissões Avançadas em Materiais
Importante!
A rede poderá configurar a permissão dos usuários da matriz para que não realizem ações em materiais.
Dessa forma, caso não esteja visualizando alguma ação indicada neste artigo, confira as permissões do usuário.
Veja como configurar as permissões de visibilidade dos usuários da matriz no módulo de materiais, clicando neste link
Para editar as permissões, acesse menu Configurações >> Permissões:
E na função Matriz a ser editada, localize o módulo Materiais
🤔Ficou com alguma dúvida?
Entre em contato com nosso horário de suporte através do ícone de mensagem na plataforma.
⌚Nosso horário de atendimento: 09h00 às 17h00