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En este artículo aprenderás cómo importar masivamente facturas de clientes, es decir facturas de ventas.
Paso Nro. 1
Andá al módulo de clientes y hacé click en el botón Importar > Elegí Importador de Facturas de venta (nuevo modelo).
Descargar archivo modelo.
En el módulo de clientes descarga el excel modelo para completar la información. Si tenés en otro Excel tus facturas, las podés copiar y pegar en el nuevo archivo, validando los totales de neto gravado y su porcentaje de IVA.
Paso Nro. 2
¿Cómo completo el Excel?
En la primer fila del Excel te indicamos cómo completarlo, es importante que se complete en archivo en el orden en que está y con el formato que se solicita.
Es decir,
No es posible modificar las columnas de lugar,
No es posible cargar fechas como "dos de noviembre", se debe cargar en el formato que indica que es dd/mm/aaaa, ejemplo. 12/10/2020
No es posible agregar el formato de moneda, no debe completarse $12,00
El formato debe ser numérico con 2 (dos) decimales separados por coma.
Se debe escribir con formato número sin el signo pesos: 12,00
Te voy a mencionar algunos tips de ayuda:
- Tipo de comprobante:
FAV - Es para facturas en cuenta corriente, aquellas que el saldo está pendiente, es decir aún no cobraste la venta.
FVC - Es para facturas de Contado, junto con la factura, Colppy también registrará el cobro de la misma con la misma fecha de la factura. Si utilizas este comprobante despues debes completar obligatoriamente la columna MEDIO DE COBRO.
NCV -Nota de crédito de ventas
NDV -Nota de débito de ventas
Importante: Colppy no cuenta con importación masiva de cobranzas o pagos, si queres incorporar las cobranzas de tus clientes recomendamos utilices FVC (Facturas de contado) pero que tengas en cuenta que la cobranza se cargará con la misma fecha de emisión/ fecha de comprobante que tiene la factura.
-Número de comprobante: Existen dos opciones:
En caso de querer importar facturas ya fueron emitidas anteriormente, es decir tu facturación histórica que emitiste en AFIP u otros sistemas queres registrarla en Colppy y tener correctamente el historial de tus clientes, debes completar la numeración impresa en la factura.
Si queres emitir masivamente nuevas Facturas Electrónicas de venta, no es necesario completar el número de comprobante ya que lo genera AFIP de forma automática.
Ejemplo: 4 ó 589542, en caso de emitir facturas electrónicas el campo queda vacio.
En este ejemplo tengo dos facturas:
0001- 00000300 - Es una factura ya emitida que quiero agregar a Colppy,
0004- Como es una factura electrónica que voy a emitir, utilizo el punto de venta electrónico configurado y dejo el número de comprobante vacío para que AFIP lo complete según la correlatividad correspondiente.
-Jurisdicción de IIBB, en este artículo te explicamos cómo completarlo
-Cuenta Ingreso
Es la cuenta contable a la cual queres imputar esta venta, debes ir al Modulo Contabilidad y buscar el código de la cuenta de ingreso.
Ejemplo.
Si es ingreso por ventas voy a poner 410100
Si es ingreso por servicios voy a poner 410200
- Centro de costo, es un campo opcional que podrás configurarlo en el Modulo Configuración, para más información podes visitar este artículo.
Paso Nro.3
Una vez completo el archivo se debe guardar el archivo en formato .CSV (Delimitado por comas)
Paso Nro. 4
Ir nuevamente al botón importar y hacer click en Factura (Nuevo modelo), adjuntar el archivo en Formato CVS.(Delimitado por comas) y dar click en IMPORTAR
Aparecerá entonces este recuadro:
Paso Nro. 5
¡Importante!
Al importar el archivo, en alrededor 10 minutos, podrás ver las facturas que tuvieron errores en la pestaña de Importación de facturas, estás son las facturas que tuvieron algún error de tipeo y necesitan ser corregidas para finalmente cargarlas en Colppy o emitirlas, ejemplo:
Una cuenta contable no ingresada como cuenta de tesoreria, para el caso de las facturas al contado, el CUIT no correponde con algún cliente cargado en tu listado, no se ha encontrado algún centro de costos, etc.
Si hay facturas con errores en esta pestaña tenes dos opciones:
1- Corregir en pantalla
2- Eliminarlas
En el caso que no quisieras corregir las facturas, debes seleccionarlas y dar click en el botón Eliminar para que finalice completamente el proceso de importación realizado.
Si no hay ninguna factura en esta pestaña, significa que
¡LA IMPORTACIÓN FINALIZÓ CON EXITO!
De todas maneras, te enviamos un correo a tu casilla de correo electrónico para avisarte que la importación finalizó con éxito.
Paso Nro. 6 - Corregir facturas
Si deseas corregir las facturas, debes seleccionarla y dar click en corregir en cada factura individualmente.
Se va a abrir la pantalla para Editar y corregir la factura. Vas a observar en rojo que es lo que esta mal, para que puedas modificarlo y finalmente hacer click en la parte inferior a la derecha en Corregir, para que la factura intente importarse nuevamente.
Paso Nro. 7 - Finalizar proceso de Importación
Para que finalice el proceso de Importación, en la pestaña de Importación de Facturas no deben existir registros. Entonces, podes corregir en pantalla (Paso Nro.6) o bien Eliminar completamente aquellas que quedaron pendientes.
Debes ir a la pestaña Importación de Facturas, seleccionar todas y dar click en ELIMINAR
Aparecerá la leyenda "No existen registros"
Ahora, ¡REVISA TU CASILLA DE CORREO ELECTRÓNICO CON EL CUAL REALIZASTE LA IMPORTACIÓN!
Te va a llegar a tu casilla de correo, un e-mail avisando que el proceso de importación finalizó y un listado de las facturas que no fueron importadas, con la observación correspondiente, es decir indicando el por qué no se importaron.
Allí podrás descargar el Excel, en la última columna te mostramos las observaciones por las cuales no se pudo importar:
¿Y ahora qué hago? ¡Necesito cargar esas facturas!
Te recomendamos, que tomes estas sugerencias y vuelvas a descargar el archivo de Facturas de venta (nuevo modelo) y comiences nuevamente desde el Paso Nro. 1.
¡A veces es mejor, comenzar todo de nuevo, para que todo salga bien! 😄
¿Cómo veo si las facturas se cargaron correctamente en los clientes?
Debes ir al Modulo Clientes, buscar el cliente por nombre o Razón social y en CUENTA CLIENTE aparecerá su cuenta corriente con la totalidad de facturas y comprobantes vinculados a ese cliente:
Otra manera, desde el Modulo Clientes, en la pestaña Resumen de Clientes, podes descargar el Reporte de Listado de Facturas:
Información adicional respecto de este proceso de importación:
El proceso de importación tiene tres caminos, cada uno se hace en el mismo periodo
Al subir el excel, la facturas que fueron importadas correctamente, las verás en la cuenta corriente de cada cliente.
Si hay alguna que tuvo error, la vas a visualizar en la pestaña Importador de facturas. Podrás corregir y/o eliminarlas.
La tercera validación y la que no podrás modificar, es cuando hayan errores de conexión con AFIP, si llegado el caso ocurre mientras importas el archivo, una vez finalizado el proceso de importación, vas a recibir un correo en el que podrás descargar un excel con todas las facturas que tuvieron este error, en el ejemplo anterior.
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