Lewati ke konten utama

Panduan Mengubah Status Pembayaran Gaji Menjadi “Sudah Dibayar”

Mengapa status pembayaran gaji harus difinalisasi? Berikut penjelasannya.

Marhamah avatar
Ditulis oleh Marhamah
Diperbarui minggu ini

Biasanya, perusahaan baru akan mencairkan gaji ke karyawan jika seluruh perhitungannya sudah final dan tidak akan mengalami perubahan lagi. Maka dari itu, Gadjian menyediakan fitur finalisasi gaji untuk menandai bahwa slip gaji bersifat tetap dan tidak akan terpengaruh apabila ada perubahan pengaturan terkait gaji di periode berjalan.

Setelah finalisasi, slip gaji akan terkunci dan bisa diakses oleh karyawan melalui portal web personalia atau aplikasi GadjianKu. Slip tersebut merupakan versi akhir yang artinya sama dengan yang diterima karyawan.

A. Syarat melakukan finalisasi slip gaji

Berikut syarat awal yang harus dipenuhi, agar proses finalisasi slip gaji berhasil dilakukan :

  1. Data Rekening Perusahaan telah dilengkapi pada Rekening Perusahaan. Data Rekening Perusahaan di Gadjian dapat diinputkan lebih dari 1.

  2. Data Rekening Karyawan juga telah dilengkapi pada Data Pribadi Personalia. Pastikan seluruh field data dilengkapi termasuk data kantor cabang bank.

  3. Jika karyawan mendapatkan upah berdasarkan kehadiran, pastikan data kehadiran telah dilengkapi di halaman HR & Payroll > Kehadiran > Data Absensi.
    ​    Baca juga : Kelengkapan Data Kehadiran.

B. Cara melakukan finalisasi slip gaji

Terdapat tiga macam status pembayaran gaji di Gadjian, antara lain :

Finalisasi di sini artinya mengubah status pembayaran gaji dari “Belum Final” ke “Sudah Dibayar”. Berikut panduan perubahannya :

  1. Ke menu HR & Payroll > Penggajian > Gaji & THR

  2. Pilih bulan penggajian > klik Proses Penggajian pada slip gaji yang akan diubah

  3. Ubah status slip gaji menjadi “Siap Dibayar”. Ini dapat dilakukan secara massal dengan klik Tools > Pilih Pindah Massal Status Bayar

  4. Sistem akan memunculkan pop up konfirmasi. Pastikan data kehadiran telah dilengkapi pada Data Absensi, agar komponen gaji berdasarkan kehadiran terhitung dengan tepat.
    Jika sudah yakin, check list persetujuan perubahan, lalu klik Simpan ke Status Siap Bayar

  5. Apabila status slip gaji sudah dalam “Siap Dibayar”, klik Bayar Gaji

  6. Pilih metode pembayaran sesuai dengan bank yang digunakan oleh perusahaan Anda. Klik Konfirmasi Pembayaran

    📌 Catatan :

    Gunakan metode pembayaran Gadjian, jika bank yang Anda gunakan tidak tercantum pada opsi.

  7. Langkah akhir, klik Yakin, Konfirmasi.

  8. Kini slip gaji akan berubah status pembayarannya menjadi “Sudah Dibayar”, artinya slip gaji tersebut sudah terkunci dan tidak dapat di-edit kembali.

C. Dampak Finalisasi Slip Gaji

  1. Setelah status slip gaji dalam keadaan “Sudah Dibayar”,

    maka karyawan dapat melihat slip gaji melalui portal personalia masing-masing.

  2. Sistem akan menyimpan log aktivitas atas perubahan status slip gaji dari “Belum Final” ke “Sudah Dibayar” di halaman Histori Pembayaran

    📌Catatan

    Ketika data karyawan dihapuskan dari akun Gadjian, maka data karyawan akan

    terhapus juga pada data penggajian, meskipun slip gaji sudah difinalisasi. Pastikan Anda memiliki rekap gaji di setiap periodenya ketika penggajian telah diproses sebagai backup.

    Semoga membantu.

Apakah pertanyaan Anda terjawab?