Lewati ke konten utama

Panduan Lengkap Unggah Data Bukti Potong dari Gadjian ke Coretax

Memahami Pengaturan Data Perpajakan di Gadjian dan Cara Mengatasi Gagal Unggah ke Coretax

Debby avatar
Ditulis oleh Debby
Diperbarui lebih dari 2 minggu yang lalu

Sejak Januari 2025, seluruh pelaporan pajak wajib dilakukan melalui Coretax sebagai platform administrasi pajak terpusat. Namun, banyak pengguna Gadjian masih menghadapi kendala saat mengunggah Bukti Potong Pajak (Bupot) ke Coretax, mulai dari format file tidak sesuai, data tidak terbaca, hingga error validasi. Gadjian telah menyediakan fitur ekspor file Bupot yang siap diunggah ke Coretax, memudahkan proses pelaporan pajak pengguna.

Melalui artikel ini, kami akan memandu Anda memahami pengaturan dasar perpajakan di Gadjian, langkah-langkah unggah data bupot ke Coretax yang benar, serta solusi atas masalah yang sering muncul. Dengan begitu, Anda bisa memanfaatkan fitur Gadjian sepenuhnya untuk lapor pajak lebih efisien dan minim error.

A. Dasar-Dasar Pengaturan Data Perpajakan di Gadjian

Gadjian menyediakan file Data Bupot yang dapat diunggah ke Coretax. Namun tidak jarang pengguna Gadjian mengalami kendala pelaporan pajak dengan file data bupot Gadjian karena melewatkan pengaturan data pajak yang penting di Gadjian. Agar file data bupot dari Gadjian siap digunakan untuk laporan pajak, ada 2 hal yang harus diperhatikan oleh pengguna.
​

1. Memastikan Data NPWP Pemotong dan Karyawan Lengkap serta Sesuai

Berdasarkan kebijakan di aplikasi Coretax, saat ini ketentuan yang berlaku adalah NPWP Pemotong maupun NPWP Karyawan harus 16 digit agar bisa dilaporkan di Coretax. Berikut adalah detail panduan pengisian data NPWP di Gadjian:

a. Melengkapi Data NPWP Pemotong

  • Buka menu HR & Payroll > Pengaturan > PPh21/26, klik icon pensil untuk mengubah langsung data NPWP Pemotong yang sudah tercatat
    ​

  • Pada kolom NPWP Perusahaan, pastikan nomor yang tercatat adalah 16 digit sesuai ketentuan perpajakan terbaru
    ​

  • Pada kolom NITKU/Nomor Identitas Sub Unit Organisasi, Gadjian otomatis menambahkan 6 digit angka ‘0’ dibelakang NPWP sesuai ketentuan umum perpajakan. NITKU harus diisi dengan 22 digit Nomor Identitas Sub Unit Organisasi.
    ​
    Ketentuan NITKU adalah sebagai berikut:
    i. Perusahaan yang tidak memiliki cabang, NITKU yang diisikan adalah 16 digit NPWP perusahaan + 6 digit angka ‘0’
    II. Perusahaan yang memiliki cabang, NITKU yang diisikan adalah 16 digit NPWP perusahaan + 6 digit nomor urut cabang
    ​

  • Jika perusahaan memiliki beberapa NITKU cabang, Anda bisa menambahkan opsi NITKU yang bisa diterapkan ke karyawan dengan klik +Tambah NITKU
    ​

  • Pada kolom NPWP Pimpinan Perusahaan/Kuasa, pastikan NPWP yang tercatat sudah 16 digit. Jika seluruh data sudah terisi dengan tepat, silakan klik Simpan.
    ​

b. Melengkapi Data NPWP Karyawan di Gadjian

​Selain NPWP Pemotong, data NPWP Karyawan merupakan informasi penting yang harus dilengkapi agar pelaporan pajak di Coretax menggunakan data bupot Gadjian berhasil dilakukan. Berikut adalah ketentuan pengisian data NPWP Karyawan di Gadjian sesuai aturan perpajakan terbaru:

  • Pengisian NPWP Karyawan
    ​
    Buka menu HR & Payroll > Personalia > Data Pribadi, klik foto personalia untuk melihat detail informasi NPWP karyawan. Pada kolom NPWP karyawan, isikan NPWP karyawan sejumlah 16 digit.
    ​


    Jika sebelumnya NPWP masih kosong atau belum sesuai ketentuan Coretax, seperti ini:
    ​


    Gadjian otomatis akan mengambil data NIK di Informasi Pribadi personalia ini untuk digunakan di Data Bupot Coretax.
    ​

  • Pengisian NITKU Penerima Penghasilan
    ​
    Sesuai dengan Pasal 1 nomor 6 PMK-112/PMK.03/2022 sebagai mana telah diubah dengan PMK-136/PMK.03/2023, Nomor Identitas Tempat Kegiatan Usaha (NITKU) adalah nomor identitas yang diberikan untuk tempat kegiatan usaha Wajib Pajak yang terpisah dari tempat tinggal atau tempat kedudukan Wajib Pajak.
    ​
    Pada dasarnya NITKU dan IDTKU merupakan identitas yang sama. Dalam pembuatan bukti potong PPh Pasal 21, umumnya istilah ‘IDTKU’ muncul pada file XML apabila pembuatan bukti potong dilakukan dengan mekanisme impor di aplikasi Coretax.
    ​
    Isi kolom NITKU Penerima Penghasilan ini jika NPWP istri gabung dengan NPWP suami.
    ​

  • Pengisian NPWP Pemotong
    ​
    Opsi NPWP Pemotong yang muncul menyesuaikan dengan data yang sudah tercatat di menu HR & Payroll > Pengaturan > PPh21/26. Pastikan data NPWP Pemotong sudah tepat agar file Data Bupot dari Gadjian bisa diimpor ke aplikasi Coretax.
    ​

  • Pengisian NITKU Pemotong
    ​
    Opsi NITKU Pemotong yang muncul menyesuaikan dengan data yang sudah tercatat di menu HR & Payroll > Pengaturan > PPh21/26. Pastikan data NITKU Pemotong yang diterapkan di karyawan sudah tepat agar file Data Bupot yang disediakan Gadjian bisa diunggah ke Coretax.
    ​

  • Pengisian Status Wajib Pajak
    ​
    ​    Pastikan Anda mengisi status wajib pajak karyawan dengan sesuai karena status wajib pajak mempengaruhi perhitungan pajak karyawan setiap bulannya. Anda bisa menyimak penjelasan cara menentukan tanggungan PTKP karyawan di artikel ini.
    ​

2. Mengunduh Data Bukti Potong yang Tersedia di Gadjian

Untuk mengunduh file Data Bupot, silakan buka menu HR & Payroll > Kelola PPh21/26 > Data Bupot Coretax. Pilih masa pajak dan NPWP Pemotong yang ingin diunduh di kotak merah > klik opsi file di kolom Download. Gadjian menyediakan file dalam format excel dan XML.

a. Bukti Pemotongan Bulanan Pegawai Tetap (BPMP)

Untuk laporan bulanan karyawan tetap, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan Bulanan Pegawai Tetap (BPMP).
​


b. Bukti Pemotongan Final dan Tidak Final Selain Pegawai Tetap (BP21)

Untuk laporan bulanan karyawan lepas dan tenaga ahli, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan Final dan Tidak Final Selain Pegawai Tetap (BP21).
​


​c. Bukti Pemotongan PPh Pasal 26 Bagi Wajib Pajak Luar Negeri (BP26)

Untuk laporan bulanan karyawan asing, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan PPh Pasal 26 Bagi Wajib Pajak Luar Negeri (BP26).
​


​d. Bukti Pemotongan A1 (BPA1)

Untuk laporan akhir tahun atau karyawan resign, silakan unduh di baris Bukti Pemotongan A1 (BPA1).
​


B. Proses Unggah Data ke Coretax

1. Persiapan Sebelum Unggah Data Bupot

a. Menggunakan File XML dari Gadjian

Gadjian menyediakan file dalam bentuk XML atau excel yang bisa diimpor langsung di aplikasi Coretax. Jika Anda mengunduh format XML, Anda akan mendapatkan file ZIP dari Gadjian yang berisi file XML tersebut.
​

Pastikan sudah melakukan extract file ZIP untuk mendapatkan file XML yang siap diimpor pada aplikasi Coretax.

b. Menggunakan File Excel dari Gadjian

Jika Anda mengunduh File Excel Data Bupot dari Gadjian dan melakukan perubahan file manual, pastikan semua pengisian data pada kolom sesuai dengan ketentuan Coretax.
​
Untuk mengubah format file ke XML agar siap diimpor ke Coretax, aktifkan menu Developer di aplikasi excel yang Anda gunakan.

  • Buka menu File > Options
    ​

    ​

  • Buka pengaturan Customize Ribbon, pastikan centang opsi Developer > OK
    ​

    ​

  • Jika menu Developer sudah muncul, klik opsi Export untuk mengonversi file ke XML
    ​

    ​
    ​Pastikan Anda sudah menarik garis siku di kolom terakhir ke baris terbawah.
    ​
    ​i. Contoh file Excel yang salah:
    ​

    ​
    ​ii. Contoh file excel yang benar dan siap di Export:
    ​

    ​
    Dengan begitu, file XML yang di export nantinya akan mencatat semua data karyawan yang masuk dalam garis siku tersebut.
    ​​

  • Gunakan nama file yang sesuai dengan ketentuan Coretax (BPMP_bulan tahun masa pajak_NPWP Perusahaan) > Export
    ​

    ​

  • File excel yang siap digunakan akan menampilkan semua data NPWP Perusahaan dan Karyawan yang sesuai.
    ​

2. Unggah Data Bupot ke Coretax

Sebelum mengimpor file XML Data Bupot Coretax dari Gadjian ke Coretax, ada beberapa hal yang perlu Anda perhatikan terkait Coretax:

a. Unggah Data Melalui Akun Penerima Kuasa.

Pastikan Anda sudah ditunjuk sebagai penerima kuasa untuk mengakses menu eBupot di Coretax. Daftar penerima kuasa bisa dicek dari menu Portal Saya > Profil Saya > Wakil/Kuasa Saya dari akun Wajib Pajak Badan.

b. Ungah Data Bupot Coretax Melalui Menu eBupot

Pastikan memilih sub-menu laporan yang sesuai dengan file yang akan diimpor. Panduan impor data di menu eBupot Coretax dapat dicek disini.

C. Kesalahan Umum & Solusinya

1. Data NPWP Tidak Valid dan IDTKU Tidak Ditemukan


Kendala umum yang sering dilaporkan ke Gadjian adalah notifikasi error “Nilai NPWP harus sama dengan NPWP yang login” atau “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan”. Salah satu penyebab kendala tersebut adalah karena pengguna Gadjian belum memperbarui data NPWP Pemotong dan NITKU seperti informasi di artikel bagian A.1.
​

Agar file XML dari Gadjian bisa diunggah ke Coretax, Anda harus memastikan data NPWP Perusahaan sama dengan ketentuan dan data yang terdaftar di Coretax.
​

2. Format Data Tidak Sesuai Ketentuan


Kendala umum lainnya yang sering dilaporkan pengguna Gadjian adalah notifikasi “The ‘WithholdingDate’ element is invalid”.

Penyebab kendala tersebut biasanya karena ada perubahan manual oleh pengguna di kolom Tanggal Pemotongan dimana formatnya tidak sesuai ketentuan Coretax.

Sebelum mengekspor file excel ke XML, pastikan format tanggal di kolom Tanggal Pemotongan sama dengan ketentuan Coretax yaitu:

a. Format tanggal DD/MM/YYYY

b. Tanggal tidak boleh lebih rendah dari masa/tahun pajak bukti potong

3. Submit Data Gagal


Banyak pengguna yang salah kanal untuk proses laporan pajak tahun 2025. Pada tahun 2024, pelaporan pajak masih menggunakan kanal DJP Online. Sementara di tahun 2025, pelaporan pajak sudah menggunakan kanal Coretax, dimana akses kedua kanal tersebut berbeda.

Penyebab muncul notifikasi “Submitting Ebupot Failed” adalah karena pengguna mengimpor file XML Data Bupot Coretax dari Gadjian ke DJP Online, bukan Coretax.

Agar proses impor data XML Data Bupot Coretax dari Gadjian berhasil, Anda harus memastikan impor data dilakukan dari menu eBupotCoretax dengan memilih opsi sub menu yang sesuai. Contoh: pilih menu Bukti Pemotongan Bulanan Pegawai Tetap untuk laporan bulanan karyawan tetap.

4. Impor Data XML Gagal Karena Bukan Dari Akun Penerima Kuasa


Selain penyebab umum data NPWP Perusahaan belum sesuai seperti di poin C.1, penyebab muncul notifikasi error “Nilai NPWP harus sama dengan NPWP yang login” atau “ID Tempat Usaha Tidak Ditemukan” adalah karena impor file XML bukan dari akun Penerima Kuasa.

Sesuai ketentuan terbaru dari Coretax, impor data XML untuk laporan pajak tidak bisa dilakukan melalui akun wajib pajak badan. Impor data XML harus dilakukan dari akun Penerima Kuasa yang sudah ditunjuk atau dilakukan impersonate.

5. NPWP Karyawan Tidak Valid


Selain notifikasi error karena NPWP Perusahaan atau akun penerima kuasa yang belum sesuai ketentuan, penyebab lainnya bisa dikarenakan data NPWP karyawan yang tidak valid sehingga muncul notifikasi “Alamat Utama tidak ditemukan!: Wajib Pajak dengan NPWP”.

Alasan NPWP karyawan tidak valid bisa disebabkan oleh:

  1. Belum Dilakukan Pemadanan NIK dan NPWP : Data NIK dan NPWP belum terintegrasi dalam sistem Coretax.

  2. Data Tidak Sinkron dengan Dukcapil : Informasi yang tercatat di DJP tidak sesuai dengan data di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Dukcapil).

  3. NIK Belum Terdaftar di Coretax : NIK yang digunakan belum didaftarkan atau diaktivasi dalam sistem Coretax.

Untuk mengatasi kendala tersebut, Anda harus menghubungi AR Pajak perusahaan atau kanal bantuan DJP untuk melakukan konfirmasi dan memperbarui data karyawan di Coretax.

Apakah pertanyaan Anda terjawab?