Privat oder betrieblich? – Die richtige Kategorisierung im Fahrtenbuch
Falls Sie anfangen möchten, ein Fahrtenbuch zu führen, stellt sich zuallererst die Frage der Fahrtenkategorisierung. Auf diesem Konzept ist ein Fahrtenbuch aufgebaut: Jede Fahrt, die Sie mit Ihrem Firmenwagen tätigen, muss einer der Fahrtenkategorien zugeordnet werden – Betriebsfahrt, Privatfahrt oder Arbeitsweg. Was genau sind aber die Grenzen dieser Fahrtenkategorien und was passiert, wenn eine Fahrt nicht so klar einzuordnen ist?
Was ist eine Betriebsfahrt?
Betriebsfahrten sind alle getätigten Fahrten, die aus geschäftlichen Gründen stattfinden. Darunter fallen beispielsweise Fahrten, die den Fahrer aufgrund von Geschäftsabschlüssen oder Angebotsunterbreitungen zu Kunden oder Geschäftspartnern führen. Bei betrieblichen Fahrten ist es wichtig, die vom Fiskus geforderten Details vollständig anzugeben. Keine andere Fahrt erfordert so viele Angaben bei der Dokumentation. Neben dem Kilometerstand sowie der Start- und Zieladresse müssen Sie auch den getroffenen Geschäftspartner und Anlass des Besuches angeben.
Was ist der Arbeitsweg?
Generell stellt der Arbeitsweg die Strecke zwischen der Wohnung und der Arbeitsstätte dar, jedoch kann die Abrechnung sich von Berufsgruppe zu Berufsgruppe unterscheiden. Das heißt, dass Sie je nachdem, ob Sie selbstständig, freiberuflich, angestellt oder ohne erste Tätigkeitsstätte sind, Ihren genauen Einzelfall beachten sollten. Halten Sie hierzu einfach Rücksprache mit Ihrem Steuerberater, um die beste Lösung für Ihren persönlichen Fall zu finden. Anders als bei einer reinen Betriebsfahrt, genügt bei der Dokumentation des Arbeitsweges die Kilometeranzahl sowie zusätzlich Start- und Endpunkt der Fahrt. Sollten Sie aufgrund eines Staus oder einer Baustelle einen Umweg fahren müssen, vermerken Sie dies am besten auch in Ihrem Fahrtenbuch, damit die zusätzlichen Kilometer für das Finanzamt erklärt sind und kein Verdacht auf eine versteckte Privatfahrt entsteht.
Was ist eine Privatfahrt?
Alle getätigten Fahrten, die keinem dienstlichen Zweck zuzuordnen und die privater Natur sind, werden als Privatfahrten bezeichnet. Dazu zählen beispielsweise Fahrten zum Einkaufen, zu Freunden und Verwandten oder zum Sport. Für Privatfahrten genügen jeweils die Kilometerangaben, ohne Details zu Reiseweg und Reisezweck anzugeben.
Die Vimcar Mischfahrt
Fahrten mit einem Dienstwagen sollten im Fahrtenbuch richtig kategorisiert werden. Das gilt sowohl für Angestellte als auch Selbstständige. Eine Unterteilung findet dabei in die oben beschriebenen Kategorien statt. Eine richtige Kategorisierung ist vor allem dann wichtig, wenn die FahrerInnen des Autos viele verschiedene Fahrten dieser Art miteinander mischt. Besonders dann kann eine Unterteilung in die vier verschiedenen Fahrtentypen helfen, einen Überblick zu bekommen und die entsprechenden Fahrten richtig geltend zu machen. Oft gibt es jedoch auch Fahrten, die sich nicht einfach einer Kategorie wie dem Vimcar Arbeitsweg, Betriebsfahrt oder Privatfahrt zuweisen lassen. Das sind sogenannte Vimcar Mischfahrten, welche bei privaten Umwegen und anderen Sonderfällen zum Tragen kommen. Die Vimcar Mischfahrten müssen gesondert dokumentiert werden, damit bei einer Auswertung am Ende des Jahres alle Strecken genauestens berechnet werden können. Liegt keine genaue Dokumentation mit passender Kategorisierung vor, sorgt die Auswertung des Fahrtenbuchs für Probleme.