¿Qué Debo Hacer si me Auditan?
Si recibes una notificación de auditoría, es normal sentir preocupación. Sin embargo, un enfoque proactivo puede hacer que el proceso sea manejable. Aquí tienes una guía paso a paso sobre qué hacer y cómo ZipID puede apoyar a tu empresa para mantenerse en cumplimiento y lista para una auditoría.
1. Busca Asesoría Legal Inmediata
El primer y más importante paso es contactar a tu abogado laboral. Un abogado laboral te proporcionará orientación profesional específica para tu situación, asegurándote de que comprendas los requisitos de la auditoría y cualquier implicación legal.
2. Prepárate con Auditorías Internas Regulares de I-9
Para evitar sorpresas, recomendamos realizar auditorías internas de I-9 de manera regular. Con el panel de empleador de ZipID, puedes revisar, organizar y asegurarte de que cada Formulario I-9 esté completo, preciso y en el formato correcto. Las auditorías internas periódicas te permiten detectar y corregir posibles problemas temprano, brindándote tranquilidad en caso de una auditoría.
Las herramientas de auditoría interna de ZipID ofrecen varios beneficios:
Verificaciones de Precisión: Identifica y corrige información faltante o inexacta en los Formularios I-9.
Organización de Registros: Ordena y clasifica los I-9 por nombre, representante de RRHH, ubicación y fecha para simplificar la gestión de registros.
Actualizaciones de Estado: Mantén el control del estado de cada I-9 en tiempo real, para que siempre estés listo para una auditoría.
3. Usa ZipID para Simplificar el Cumplimiento
Mantener el cumplimiento del I-9 es esencial para evitar sanciones costosas, y ZipID está diseñado para ayudarte a cumplir con facilidad. Así es como ZipID te apoya en caso de una auditoría:
Recordatorios y Seguimiento Automatizados: ZipID envía recordatorios y actualizaciones que te ayudan a cumplir con todos los plazos del I-9, reduciendo el riesgo de pasos omitidos o envíos tardíos.
Documentación Lista para Auditoría: Con ZipID, todos los formularios I-9 y documentos de respaldo están almacenados de forma segura y son fácilmente accesibles en tu panel, lo que facilita la recolección de registros necesarios durante una auditoría.
Rastro de Auditoría en Vivo: Realiza un seguimiento de todas las actividades de cumplimiento por representante de RRHH, ubicación y nueva contratación, proporcionando total transparencia y un registro claro de tus esfuerzos de cumplimiento.
4. Revisa las Mejores Prácticas de Cumplimiento
Mantenerse en cumplimiento con las regulaciones del I-9 es la mejor forma de reducir los riesgos de auditoría. Aquí tienes algunas prácticas adicionales de cumplimiento:
Realiza Capacitación Regular: Mantén informado a tu equipo de RRHH sobre los requisitos actuales del I-9 para evitar errores y mantener el cumplimiento.
Usa Procesos Estandarizados: Un proceso consistente de I-9 asegura que todos los empleados sean tratados de manera justa y que los documentos se recopilen sin sesgos.
Mantente Actualizado en las Regulaciones: Las leyes sobre verificación de empleo pueden cambiar, por lo que mantenerse informado te ayuda a seguir cumpliendo.
ZipID: Tu Socio en el Cumplimiento
ZipID está aquí para ayudar a que el cumplimiento del I-9 sea simple, organizado y listo para auditorías. Al usar nuestra plataforma para gestionar tus registros de I-9, tendrás la confianza y los recursos para enfrentar cualquier auditoría sin problemas.
Para obtener más información sobre cómo prepararte para auditorías y mantener el cumplimiento, comunícate con nuestro equipo de soporte o explora los recursos en tu panel de ZipID. Con ZipID, siempre estás preparado.
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