ZipID: Su Socio de Confianza en el Cumplimiento del I-9
Navegar el cumplimiento del Formulario I-9 puede ser complejo y sensible al tiempo, especialmente debido al riesgo de sanciones civiles costosas durante auditorías de Inmigración y Control de Aduanas (ICE). En ZipID, simplificamos el proceso de cumplimiento, garantizando que cada nueva contratación sea procesada y documentada de forma precisa, independientemente de su ubicación o dispositivo. Nuestra plataforma ofrece una solución confiable y automatizada para el cumplimiento del I-9, ayudando a los empleadores a reducir errores, agilizar la incorporación de empleados y proteger contra la discriminación.
Características Clave de ZipID para el Cumplimiento del I-9
La plataforma de ZipID está diseñada para abordar los desafíos de cumplimiento más comunes en el proceso del I-9, con un enfoque en precisión, puntualidad y correcta conservación de registros.
1. Cumplimentación Guiada y Puntual
Invitaciones Automatizadas para Nuevas Contrataciones: Los nuevos empleados reciben invitaciones directas desde su portal ZipID, alentándolos a completar el I-9 tan pronto como sean contratados.
Seguimiento de Actividades: Un tablero de control completo actualiza a los empleadores sobre todos los eventos de las nuevas contrataciones, con recordatorios automatizados que inician una cuenta regresiva de 3 días para el cumplimiento puntual de los requisitos del I-9.
2. I-9 Completado con Autocompletar y Precisión
Automatización de la Sección 1: Una serie de preguntas guiadas y simples completa automáticamente los detalles del empleado en la Sección 1, asegurando una precisión total.
Automatización de la Sección 2: Para los empleadores, ZipID proporciona avisos y orientación para ayudar a completar la Sección 2, incluyendo la verificación de documentos.
Integración con E-Verify: Para los usuarios de E-Verify, ZipID completa automáticamente detalles clave como el número de caso, el estado y la fecha, simplificando la verificación y minimizando errores en la entrada de datos.
3. Procesos Estandarizados para Prevenir la Discriminación
Flujos de Trabajo Automatizados: ZipID utiliza un proceso consistente y automatizado para cada nueva contratación, asegurando que todos los empleados sean tratados de manera justa, eliminando cualquier sesgo potencial y cumpliendo con las regulaciones contra la discriminación.
Solicitudes Consistentes de Documentación: Nuestra plataforma estandariza el proceso de recopilación de documentos, protegiendo contra prácticas discriminatorias que podrían surgir al solicitar documentación excesiva o innecesaria.
4. Auditoría en Vivo para Transparencia
Seguimiento por Representante de Recursos Humanos, Ubicación y Nueva Contratación: La función de auditoría en vivo de ZipID le permite organizar y rastrear registros por representante de recursos humanos, ubicación y nueva contratación, proporcionando una visión clara y completa de las actividades de cumplimiento.
Gestión Transparente de Registros: Cada acción se documenta, permitiendo una transparencia total durante auditorías internas o externas.
5. Correcciones Digitales y Puntuales
Campos Editables: El sistema de ZipID permite realizar correcciones digitales rápidamente, ayudando a los empleadores a rectificar errores de manera oportuna y mantener el cumplimiento.
Registro de Videoconferencias: Si se utiliza la verificación remota, ZipID registra las fechas de videoconferencias en el cuadro de "Información Adicional" del I-9, manteniendo registros detallados para propósitos de auditoría.
6. Conservación Integral de Registros
Almacenamiento Organizado: Ordene y clasifique los I-9 por nombre, representante de recursos humanos, ubicación y fecha, creando una base de datos organizada y fácil de buscar.
Cumplimiento de Retención: ZipID ayuda a mantener los formularios I-9 de acuerdo con los requisitos legales de retención, reduciendo el riesgo de incumplimiento debido a errores en la conservación de registros.
Cómo ZipID Ayuda a los Empleadores a Mantener el Cumplimiento
A través de la automatización, los flujos de trabajo guiados y la organización intuitiva, ZipID proporciona a los empleadores las herramientas para lograr el cumplimiento del I-9 de manera eficiente y precisa:
Precisión: Con datos autocompletados y secciones guiadas, ZipID asegura que los formularios sean precisos y estén libres de errores.
Puntualidad: La cuenta regresiva de 3 días y los recordatorios automatizados ayudan a mantener el proceso en marcha, reduciendo el riesgo de presentaciones tardías o incompletas.
Prácticas No Discriminatorias: Los flujos de trabajo estandarizados de ZipID previenen cualquier sesgo en las solicitudes de documentos, asegurando un proceso de contratación justo para cada empleado.
Preparación para Auditorías: Con una auditoría en vivo y registros bien organizados, los empleadores pueden enfrentar auditorías de ICE con confianza, sabiendo que su documentación del I-9 es precisa y accesible.
Nota: Aunque ZipID simplifica el proceso del I-9, los empleadores siguen siendo responsables de cualquier error u omisión. Por favor, consulte nuestros Términos y Condiciones para obtener más detalles.
Con ZipID como su socio de confianza, mantener el cumplimiento con los requisitos de I-9 y E-Verify es sencillo y sin complicaciones. Nuestra plataforma está diseñada para apoyarlo en cada paso, permitiéndole centrarse en construir una fuerza laboral conforme, inclusiva y eficiente.
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