Importera många kunder med en korrekt CSV-fil och välj medvetet vilka befintliga uppgifter som får ändras.
Guiden riktar sig till butiksadministratörer med kundimport och kundinloggning i Plus eller Pro. I flerbutikssystem görs importen i huvudbutiken. Importen använder fasta kolumner och gäller oavsett butikens tema. Kundregister, inloggningskonto, köprätt och tillåtelse till nyhetsbrev är olika saker.
1. Kontrollera personuppgifter och uppdateringsrisker
Rensa dubbla rader och kontrollera unika identifierare i filen före importen. Börja med ett litet avstämt urval och spara resultatet. Vid ett avbrott: kontrollera först vilka kundkort som redan skapats eller ändrats; kör inte om hela filen på antagandet att inget sparades. Säkerhetskopian ska även omfatta grupper och butikstillgång om dessa behöver kunna återställas.
Importera endast personuppgifter som du har rättslig grund och ett tydligt ändamål för att behandla. Samtycke är inte den enda möjliga grunden för ett kundregister; exempelvis kan avtal vara relevant för nödvändig kundadministration. Registerimport ger inte i sig rätt att skicka marknadsföring. Läs IMY:s vägledning om avtal och kontrollera din grund för nyhetsbrev separat.
Säkerhetskopiera uppgifterna innan du uppdaterar befintliga kunder.
Tomma fält betyder inte generellt ”behåll tidigare värde”. Andra uppgifter än lösenord kan tömmas. Ett tomt eget kundnummer kan ta bort det gamla numret.
Tomt lösenord behåller ett befintligt lösenord; ett ifyllt lösenord ersätter det. Använd aldrig kundens e-postadress eller ett gemensamt exempellösenord som lösenord.
I flerbutik byggs kundens butikstillgång om vid uppdatering: huvudbutiken samt de underbutikskoder som anges i filen. Utelämnade tidigare underbutiker kan därför förlora kundkopplingen. Ange samtliga underbutikskoder som kunden ska behålla och kontrollera faktisk butikstillgång efter importen.
Tom kundgrupp behåller befintliga grupper. Angivna gruppnamn ersätter kundens grupptillhörighet; okända namn kan skapa nya grupper.
2. Bygg filen med rätt kolumner
Öppna Kunder → Importera och jämför med egenskapslistan i just din butik. En vanlig butik har 20 kolumner; flerbutik har 21. Alla kolumnpositioner måste finnas även när ett värde lämnas tomt. Kolumnen Butikskoder finns bara i flerbutik och skjuter de tre sista kolumnerna ett steg åt höger.
Ordning | Egenskap | Värde och betydelse |
1–3 | Förnamn, Efternamn, E-post | Kundens uppgifter; endast en e-postadress per kundkort. |
4–5 | Företag/organisation, Person-/org.nr | Företagsnamn för företagskund. Lämna person-/organisationsnummer tomt om det inte behövs. |
6–9 | Adress, Postnummer, Ort, Land | Ange rätt land uttryckligen, till exempel Sweden eller ISO-landskoden SE. Ett tomt land använder administrationsspråkets standardland, inte alltid Sverige. |
10–11 | Telefon dag, Telefon kväll | Kan lämnas tomma. |
12 | Kundgrupp | Gruppnamn; flera namn separeras med kommatecken i samma fält. |
13 | Användarnamn | Unikt användarnamn för inloggning; e-postadressen kan användas. Ett registerkort utan användarnamn är inget fungerande inloggningskonto. |
14 | Lösenord | Tomt för att behålla befintligt lösenord. Importen skickar ingen automatisk kontoinbjudan. För nya konton, använd butikens ordinarie registrerings- eller lösenordsåterställningsflöde och kontrollera resultatet. |
15 | Godkänd köpare | 1 för ja, 0 för nej. En etta ersätter inte kravet på fungerande inloggning. |
16 | Prioriterad leverantör | Leverantörens namn för Partner-funktionen; annars tomt. |
17 | Kundtyp |
|
18, endast flerbutik | Butikskoder | Underbutikernas koder, kommaseparerade i ett fält. Ta bort hela denna kolumn i en vanlig butik. |
18 / 19 | Eget kundnummer | Ett angivet nummer måste vara unikt. Tänk särskilt på tomvärden vid uppdatering. |
19 / 20 | Vill ha nyhetsbrev | 1 för ja, 0 för nej, utifrån kundens verkliga tillåtelse och din rätt att skicka. |
20 / 21 | Språk | Exempelvis sv/swe eller en/eng. Hela språklistan finns i importvyn. |
Två CSV-exempel
Exemplen nedan är fiktiva registerposter utan inloggning, köprätt eller nyhetsbrev. De är exempel på kolumnplacering, inte konton att återanvända. Byt värden och kontrollera identiteter mot din butik före import.
Vanlig butik, 20 kolumner:
Amina;Exempel;amina@example.invalid;;;;;;Sweden;;;;;;0;;person;EX1001;0;sv
Flerbutik, 21 kolumner. Ersätt BUTIK_A och BUTIK_B med verkliga underbutikskoder:
Amina;Exempel;amina@example.invalid;;;;;;Sweden;;;;;;0;;person;BUTIK_A,BUTIK_B;EX1001;0;sv
Du kan även utgå från kalkylbladsmallen, men kontrollera alltid mot aktuell kolumnlista. Ta bort rubrikraden före import.
3. Spara som semikolonseparerad CSV
Öppna filen i ett kalkylprogram. Kontrollera kolumner samt å, ä, ö och andra specialtecken. Om texten är felkodad: stäng utan att spara och öppna med rätt teckenkodning. Se Microsofts instruktion för textfiler.
Ta bort eventuell rubrikrad och tomma rader. Första raden ska vara en kund.
I LibreOffice Calc: välj Arkiv → Spara som → Text CSV (.csv).
Markera Redigera filterinställningar och spara.
Välj Unicode (UTF-8), fältavgränsare semikolon (;) och strängavgränsare citattecken ("). Klicka på OK. Kommatecken inne i kundgrupps- eller butikskodsfältet ska inte skapa fler kolumner.
4. Välj importinställningar och granska resultatet
Kontrollera före import att användarnamn, e-post och kundnummer på varje rad hör till samma kundkort. Ett befintligt användarnamn prioriteras; en avvikande e-postadress stoppas inte säkert som en identitetskonflikt. Utan användarnamnsträff kan e-post eller kundnummer i stället välja ett befintligt kort. Lämna därför inte identifierare tomma för att försöka skapa en ny kund. Stoppa och rätta filen om identifierarna inte pekar på samma person eller företag.
Kontrollera varje underbutikskod mot den faktiska butikens kod innan du importerar. Ange samtliga underbutiker som kunden ska ha kvar. En okänd kod kan hoppas över utan tydligt radfel samtidigt som tidigare butikskopplingar tas bort. Kontrollera därför de uppdaterade kundernas faktiska butikstillgång efter importen även om sammanfattningen visar att raderna uppdaterats.
Gå till Kunder → Importera i huvudbutiken och välj fil.
Välj Uppdatera informationen eller Ignorera för befintliga kunder. Kontrollera identifierarnas prioritet och att de hör till samma kundkort enligt kontrollen ovan. Rätta konflikter före import.
Välj privatperson eller företagskund som reservvärde om filens kundtyp inte anger en giltig typ.
Kontrollera först en liten avgränsad fil i en miljö där du får ändra kundregistret. Klicka på importknappen när fil och uppdateringsval är genomgångna.
Läs resultatet och öppna de berörda kundkorten. Kontrollera identitet, grupper, underbutikstillgång, köprätt och nyhetsbrevsval innan du fortsätter med större import.
Ett lyckat resultat visas som en sammanställning:
Vid valideringsfel visas rad och egenskap. Kontrollera särskilt kvarvarande rubrikrad, antal kolumner, person/company och identitetskonflikter. Rätta filen före nytt försök. Läs resultatet innan du kör om efter ett avbrott eller driftfel; ett allmänt löfte om att alla typer av fel lämnar registret orört ska inte förutsättas.
Om du bara har e-postadresser
Samtliga kolumner behövs ändå. Lägg inte e-postadressen i lösenordsfältet och skapa inte påhittade kunduppgifter för att få ett konto. En registerpost och ett inloggningskonto har olika krav. Kontrollera de obligatoriska värden som din importvy visar och om kundens egen nyhetsbrevsregistrering är rätt väg. Importera inte köpta eller insamlade adresslistor utan rätt att behandla uppgifterna och skicka till mottagarna.
Äldre kalkylbladsbilder nedan visar kolumnupplägg. Följ de korrigerade reglerna ovan: e-post som lösenord är olämpligt, person är kundtypen för privatperson, och en nyhetsbrevspost ska inte automatiskt få köprätt.
Snabbstart
Kontrollera rättslig grund, paket och huvudbutik.
Bygg 20 eller 21 fasta kolumner och granska tomfält samt uppdateringsrisker.
Spara UTF-8 CSV med semikolon, utan rubrikrad.
Välj importinställningar och kontrollera ett avgränsat resultat innan större import.
Abonnemang och tillgång
Kundimport och kundinloggning gäller Plus/Pro i nuvarande paket. Flerbutiksimport görs från huvudbutiken och kräver rätt underbutikskoder. Kontrollera din faktiska funktionstillgång om du har ett äldre eller särskilt avtal.
