Mitä tositteita kirjanpitäjälle pitää toimittaa?
Lähetä kirjanpitoaineisto tilitoimistoosi ajoissa, järjestyksessä ja täydellisenä – säästät tunteja ja euroja
Vaikka uutena yrittäjänä päättäisit heti ulkoistaa kirjanpidon, omalle kontollesi jää huolehtia siitä, että kaikki tarvittavat aineistot kulkeutuvat tilitoimistoosi sovittujen aikamääreiden puitteissa.
Asiakassuhteen alussa mielessäsi saattaa olla paljon kysymyksiä, jotka koskevat kirjanpitäjälle toimitettavaa materiaalia ja sen lähettämistä.
Mitä kaikkia tositteita kirjanpitäjä tarvitsee käyttöönsä, ja millä eri tavoilla kyseiset aineistot voi tilitoimistoon toimittaa? Muun muassa näihin kysymyksiin löydät vastaukset tästä lyhyestä tietoiskusta.
Mitä tarkoittaa tosite?
Tosite tarkoittaa todistusaineistoa jostakin yrityksesi liiketoimintaa koskevasta tapahtumasta.
Jos rahaa liikkuu tai teet liiketoimia, joilla on vaikutusta yrityksesi kirjanpitoon ja sitä kautta verotukseen, asia pitää pystyä todentamaan tositteen avulla. Tosite voi olla joko sähköisessä tai paperisessa muodossa – tärkeintä on tositteen asiasisältö, ei olomuoto.
Yksinkertaisin ja tutuin esimerkki tositteesta on tietysti ostoksesta saatava kuitti, mutta myös kymmenet muut asiakirjat ja dokumentit voidaan niputtaa tositteen määritelmän sisään.
Alla muutamia tavanomaisimpia esimerkkejä tositteista, joita yritystoiminnastasi saattaa syntyä:
osto– ja myyntilaskut
tiliotteet
vuokrasopimukset
takuuvuokrakuitit
kauppakirjat
vakuutussopimukset
verotuspäätökset
velkakirjat lainoista
matkalaskut
ajopäiväkirjat
ja niin edelleen.
Oikein tehty kirjanpito muodostaa pohjan verotukselle, ja tositteiden avulla kirjanpitäjäsi saa käyttöönsä tarvittavat tiedot, joiden perusteella hän saa muodostettua kirjanpitosi lakipykälien edellyttämällä tavalla.
Mitä tositteita kirjanpitäjälle toimitetaan?
Kirjanpitäjälle pitää lähtökohtaisesti toimittaa kaikki tositteet, joita yrityksesi liiketoimista kertyy. Yleisimmät esimerkit tositteista lueteltiin yllä, mutta toimialastasi riippuen tositteiksi luokiteltavia asiakirjoja ja dokumentteja voi tietysti olla muitakin.
Nyrkkisääntö on kuitenkin selvä: jos asia liittyy yrityksesi liiketoimintaan ja siitä syntyy dokumentoitavaa, toimita aineisto kirjanpitäjällesi.
Mikäli poikkeuksia on, kirjanpitäjäsi kyllä kertoo sen sinulle: esimerkiksi pankin palvelumaksujen osalta tiliotteessa esiintyvät tiedot ovat riittäviä, eikä erillistä menotositetta tarvita.
Hyvä lähtökohta kirjanpitomateriaalien toimittamiselle on, että perkaat läpi yritystilisi tiliotteen ja katsot, että kaikista tuloista ja menoista on tallessa tosite kirjanpitoa varten.
Jos olet maksanut joitain kuluja henkilökohtaiselta tililtäsi tai omalla luottokortillasi, toimita tositteet myös näistä ostoista.
Muutamia huomioita tositteiden sisältövaatimuksista
Kun teet yritystoimintaasi varten ostoja kortilla, sinulle tulostuu usein kaksi paperia: maksupäätetosite sekä kassakuitti. Pelkkä ostopaikan ja summan sisältävä maksupäätetosite ei ole tarpeellinen, vaan sen sijaan kirjanpitäjäsi haluaa sinulta kuitin, josta ilmenee mitä olet ostanut ja millä hinnalla ja arvonlisäverokannalla. Kuitista tulee ilmetä myös päivämäärä, myyjäliikkeen nimi sekä y-tunnus.
Varmista myös, että kuitin ostotiedot ovat selkeät. Pelkkä tuotekoodi C15PHS ei kerro kirjanpitäjällesi mitään, vaan tässä tapauksessa sinun pitäisi itse tehdä selkoa siitä, mitä tosiasiassa olet ostanut. Täydennä siis tositteen tietosisältöä tarvittaessa.
Kerro myös se, millä tavalla osto liittyy yrityksesi liiketoimintaan. Leivonnaisten ostaminen on yrityksesi kulu vasta siinä vaiheessa, kun tuot ilmi, että kyse on liikeneuvotteluiden tarjoiluista. Muista täsmentää, ketä kestitettiin ja miksi.
Mikäli lasku tai muu tosite sisältää useamman sivun, muista toimittaa ne kaikki. Näin ollen kirjanpitäjän ei tarvitse käyttää laskutettavaa työaikaansa puuttuvien tietojen kyselemiseen.
Jos vahingossa hukkaat kuitin, voit tehdä ostosta itse selvityksen kirjanpitäjällesi esimerkiksi sähköpostilla. Huomioi kuitenkin, että ostoon sisältyvää arvonlisäveroa et tällöin saa vähennettyä omien myyntiesi sisältämistä arvonlisäveroista. Tämä aiheuttaa turhaa rahanmenoa, ja toistuvasti hukkuvista kuiteista muodostuu riski myös verotarkastuksessa. Useimmiten hukkuneesta kuitista saa pyydettyä kopion myyjäliikkeestä, mutta varsinkin pienempien käteisostojen kohdalla tilanne voi olla toinen.