Office Onshore + Integração com Xero – Controle Total de Comissões, Recebíveis e Contabilidade

Pré-requisitos

A agência ter um Office Onshore ativado.
A regra de comissão (por termo, percentual ou valor fixo) já foi cadastrada na Ally.
A conta da agência no Xero está criada e vinculada à Ally (autorização via OAuth ou método definido).
No Xero, o plano de contas está mapeado: clientes (estudantes), fornecedores (escolas), contas a receber, contas a pagar, etc.

Acesse a Ally e vá até Nova Cotação.
Preencha os dados do estudante: nome, contato, vista ou renovação de visto, destino, instituição.
Selecione a instituição de ensino (por exemplo a escola que será parceira).
Adicione todos os itens da venda: curso, acomodação, taxas, materiais, prorrogação de visto, etc.
Revise todos os valores e termos de pagamento.

Na mesma cotação, clique em Plano de Pagamento.
Escolha se será “Por item” ou “Por item por grupo” (ex.: agrupar acomodação + taxa em um grupo).
Para cada item ou grupo, defina:
- Valor da parcela ou valor total.
- Data(s) de vencimento dos termos (ex.: 3 meses, 6 meses).
Verifique se o plano abrange os termos futuros para comissões — pois a comissão será contabilizada somente no vencimento de cada termo.

Após o aceite do estudante e confirmação financeira, clique em Marcar como Vendida.
Isso dispara no módulo financeiro da Ally:
- Lançamento de recebíveis futuros (comissão da agência) com a data de vencimento de cada termo.
- Lançamento de contas a pagar (dependendo de acordo com a escola: NET ou GROSS) para a agência ou para a escola.
A Ally prepara os dados para envio automático ao Xero (etapa seguinte).

A venda já “Vendida” foi transmitida à integração com o Xero. Os dados enviados incluem:
- Nome da instituição de ensino.
- Informações do estudante (nome, contato, etc).
- Todos os itens comprados (curso, acomodação, taxas, etc).
- Plano de pagamento, com termos (datas, valores).
- Regra de comissão cadastrada (por termo) na Ally.
No Xero, são criados automaticamente:
- Um contato para a estudante (se não existir ainda) e/ou para a instituição como fornecedor/cliente.
- Faturas ou lançamentos de contas a receber para a agência, correspondentes aos termos de comissão (com vencimento).
- Faturas ou contas a pagar se o acordo com a escola for NET ou GROSS — por exemplo: se for GROSS, a escola pagará a comissão à agência e a agência emite invoice; se for NET, a agência paga a escola descontando a própria comissão.
A integração com o Xero utiliza a API Accounting da Xero, que permite criar e gerir contas, faturas, pagamentos, itens etc.

Na Ally (módulo Office Onshore):

Vá em Financeiro → Recebíveis. Você vê quanto irá receber, quando (data de vencimento de cada termo) e qual o valor da comissão futura.
Vá em Contas a Pagar. Você vê o que deverá pagar à escola ou emitir invoice se receber por comissão, de acordo com o acordo NET/GROSS.

No Xero:

Acesse Contas a Receber: verá as faturas criadas automaticamente correspondentes às comissões da agência, com a data de vencimento dos termos.

Acesse Contas a Pagar / Fornecedores: verá os lançamentos que a agência deve fazer para a escola ou recursos equivalentes.

A agência pode gerar relatórios para ver “Comissões a vencer”, “Despesas com escolas a pagar”, “Receita reconhecida vs futura” — ajudando na contabilidade e auditoria.

A comissão só entra no faturamento da agência na data de vencimento do termo. Antes disso, é previsão (recebível futuro).
Se o acordo com a escola for NET, a agência paga a escola descontando sua comissão e registra a despesa como valor líquido.
Se for GROSS, a escola paga a comissão e a agência emite invoice do valor da comissão como receita quando o termo vence.
No Xero, essas regras estão refletidas: contas a pagar versus contas a receber, plano de contas mapeado conforme regras da agência.

Faça um teste: crie uma venda fictícia ou de baixo valor, siga todo fluxo, verifique no Xero se receivable e payable foram criados corretamente.
Verifique no Xero se os itens da venda (curso, acomodação etc) apareceram corretamente como linha de fatura ou lançamento, com descrição, valores e datas.
Treine sua equipe financeira para usar o Xero para visualizar vencimentos, emitir relatórios (ex.: “Receitas futuras”, “Comissões pendentes”, “Despesas com escolas”).
Monitore se a integração continua funcionando após atualizações (o Xero publica changelog da API)

Você automatiza o lançamento contábil: Sem digitação manual de faturas ou contas a pagar/pagar — já vai direto no Xero.
Visibilidade total: Quem deve pagar o quê, quem vai receber o quê, quando vence cada termo.
Conformidade contábil: Receita só reconhecida no vencimento, despesas controladas, auditoria facilitada.
Escalabilidade: À medida que você opera com muitos estudantes/termos, o sistema dá conta, sem que o financeiro fique bagunçado.

Se a sua agêcia utiliza o Xero e precisa dessa integração, entre em contato com a nossa equipe e contrate hoje mesmo o serviço de integração.