Activez la gestion des accès à partir de l’onglet des Applis !

Lors des entrées et sorties de vos visiteurs, plusieurs tâches se réalisent à la réception pour assurer le bon déroulement. De la prise des présences au suivi des cueillettes des enfants, le traitement des soldes impayés et la mise à jour des comptes clients ; la gestion des accès vous aide à effectuer une variété de tâches en un seul endroit.

Nous verrons comment établir vos règles d’entrée en configurant un point d’accès.

Comment ça fonctionne

  1. Créer un nouveau point d'accès

  2. Information générale

  3. Configuration du point d'accès

  4. Configuration du suivi des présences

  5. Les types d'accès

  6. FAQ

1. Créez un nouveau point d’accès

Votre organisation a-t-elle déjà utilisé la gestion des accès ?

  • S’il s’agit de la première fois, cliquez sur « Créer un point d’accès ».

  • Les points d’accès existants sont disponibles dans le menu des Points d’accès. Cliquez sur l’icône «  » et sélectionnez « Nouveau point d’accès » pour en créer un nouveau.

Un point d’accès comporte quatre différentes sections à configurer : Information générale, Configuration du point d’accès, Configuration du suivi des présences et Types d’accès.


2. Information générale

Le nom peut refléter un programme, une activité, un lieu principal, une période, etc. Un seul point d’accès peut suivre les entrées pour plusieurs activités, affiliations / abonnements ou laissez-passer en même temps.

Le champ de Plateau (facultatif) vous permet de choisir un plateau qui servira d’emplacement principal pour le point d’accès. Dans le rapport Entrées et sorties, les scans seront signalées comme ayant lieu à ce plateau. Si aucun plateau n’est sélectionné, la colonne « Plateau » du rapport sera vide.

Exemple du rapport Entrées et sorties

👉 Le plateau lié à une activité n’apparaît pas dans ce rapport.


3. Configuration du point d'accès

Vous pouvez activer des alertes qui s'afficheront lorsque vous scannez l'identité d'un visiteur.

🔔 Activer les alertes sonores lors des scans

3 alertes sonores différentes sont disponibles lorsque :

  • L’entrée d’un participant se fait avec succès (c’est à dire, le scan a été effectué avec succès).

  • Le compte d’un participant doit être vérifié.

  • L’accès d’un participant est refusé.

⚠️ Notifier à l’entrée si un visiteur a un solde impayé au compte

Lorsque vous scannez l’identité d’un participant, ce paramètre affiche les renseignements du visiteur à des fins de vérification. Le statut présent dans la Vue d’ensemble des entrées indiquera « Vérifier le compte ». Ce type d’alerte ne bloque pas l’entrée.

  • Activez cette option si vous souhaitez obtenir une alerte sonore ou visuelle pour vous notifier de vérifier un compte lorsqu’il y a un solde impayé.

  • Autrement, il existe une notification que vous pouvez sélectionner dans l’Information du visiteur qui vous invitera à vérifier le compte en question pour une raison quelconque.

🔴 Bloquer l’entrée aux visiteurs ayant un solde impayé au compte

Lorsque vous scannez l’identité d’un participant ayant un solde impayé, ce paramètre affichera un message d’erreur bloquant l’entrée. Le statut présent dans la Vue d’ensemble des entrées indiquera « Accès refusé ».

  • Autrement, il existe un autre type de « bloqueur » que vous pouvez sélectionner dans l’Information du visiteur, bloquant le participant pour une raison quelconque.


4. Configuration du suivi des présences

Si activé, le suivi des présences offre la possibilité d’enregistrer ou sortir les participants inscrits aux activités ayant lieu ce jour-là, de mettre à jour votre liste de présence aux activités, faire le suivi des participants qui utilisent un laissez-passer ou une affiliation / abonnement pour l’entrée, et plus encore !

📑 Permettre de sauvegarder qui est venu chercher l’enfant à la sortie

Au moment du départ d’un enfant, les administrateurs seront invités à sélectionner une personne parmi leurs contacts, étant chargée de récupérer l’enfant à la sortie.

🎫 Activer le suivi des sorties de laissez-passer ou d’affiliations

Les participants ayant un laissez-passer ou une affiliation / abonnement peuvent exiger l’entrée sans s’être préalablement inscrits à une activité admissible en particulier. Initialement, ils n’apparaitront pas dans la liste de suivi des présences.

Cependant, après qu’un administrateur ait scanné son identifiant pour l’enregistrer, le participant sera ajouté à la liste de suivi des présences et il sera possible de signaler sa sortie une fois que ce dernier aura quitté les lieux.


5. Les types d’accès

Sélectionnez une ou plusieurs activités, affiliations / abonnements ou laissez-passer qui s’appliquent au point d’accès. Les participants qui ne sont pas inscrits à au moins un des articles sélectionnés se verront refuser l’entrée. Vous pouvez ajouter ou supprimer des articles admissibles à tout moment.

⚙️ Réglages additionnels

Vous pouvez limiter l’entrée en fonction de l’heure à laquelle une activité débute ou se termine.

Permettre l’accès le jour de l’activité signifie que les participants peuvent se présenter, quel que soit le moment où débute l’activité.

Limiter l’accès selon l’heure de début

  • Permettre l’accès X minutes avant l’heure de début signifie que l’entrée n’est possible qu’à partir de X minutes avant le début de l’activité.

  • Permettre l’accès après l’heure de début

    • Permettre l’accès X minutes après l’heure de début signifie que l’entrée est toujours possible dans les X minutes après le début de l’activité.

    • Permettre l’accès pour toute la durée de l’évènement signifie que l’entrée est toujours possible, quel que soit le moment où l’activité a commencé.


Foire aux questions

1. Quelle permission est requise pour utiliser la gestion d'accès ?

Les administrateurs doivent se disposer de la permission de Gestion des points d'accès.

2. Combien de points d’accès puis-je créer ?

Il n’y a aucune limite ! Jusqu’à trois points d’accès sont visibles dans le menu Points d’accès. Si vous désirez en visualiser davantage, vous pouvez les sélectionner à partir du menu déroulant.

3. Puis-je supprimer ou archiver un point d’accès ?

Vous pouvez supprimer un point d’accès s’il n’a jamais été utilisé. Sinon, vous pouvez l’archiver.

Dans le menu Points d’accès, sélectionnez le point d’accès et cliquez sur Configuration. Faites défiler l’écran de configuration du point d’accès jusqu’en bas et cliquez sur le bouton Archiver.

Pour désarchiver un point d’accès, cliquez sur l’icône « … » du menu Points d’accès puis sur le point d’accès archivé. Faites défiler jusqu’au bas de l’écran de configuration et cliquez sur le bouton Désarchiver.

4. Dois-je utiliser un scanneur ?

Les administrateurs peuvent utiliser un scanneur, leur clavier et leur souris ou une combinaison des deux lors de la surveillance des entrées à partir de l’aperçu de la Vue d’ensemble des entrées ou le Suivi des présences.

Toutefois, un scanneur est requis lors de l’utilisation du Kiosque (utilisation client).

Le scanneur doit répondre aux critères suivants :

  • Offre une numérisation continue

  • Dispose d’un mode clavier

  • Numérisation en 2D

  • A un fil pour se connecter directement à votre appareil électronique ou prend en charge la technologie Bluetooth (pour les iPad, assurez-vous que le scanneur est compatible. La plupart des scanneurs Bluetooth ne sont pas compatibles avec les iPad).

  • Nous recommandons Epson, Motorola et Zebra

5. Où se trouve l’Information du visiteur ?

Tous les scans des participants sont listés dans la Vue d’ensemble des entrées. L’Information du visiteur sert de profile du participant et apparaîtra :

  • En cliquant sur le nom du participant ou

  • Lorsque vous scannez l’identifiant d’un participant et au moins une option de notifier que le compte est activé.

👉 N’oubliez pas qu’une notification de solde de compte est activée dans la configuration du point d’accès, tandis qu’une notification pour une raison quelconque est activée en sélectionnant « Alerter le personnel aux points d’accès » à partir de l’aperçu de l’Information du visiteur.

L'interface de gestion des accès

6. Qu’est-ce que le Kiosque ?

La fonction Kiosque est un écran orienté aux clients, munie d’un scanneur sans surveillance où les visiteurs peuvent scanner leur identifiant Amilia (à partir de leur carte de membre virtuelle ou physique) et visualiser si leur entrée est accordée ou refusée.

Chaque scan est mis à jour en temps réel sur la Vue d’ensemble des entrées, où les administrateurs peuvent ensuite assister les participants dont l’accès est refusé et dont le compte doit être vérifié en détail.

7. Qu’est-ce que l’identifiant Amilia ?

Chaque client possède un identifiant Amilia, qui peut servir d’identification ainsi que de preuve d’affiliation. Les administrateurs peuvent le consulter dans la section Informations personnelles du compte du client. Les clients peuvent le voir dans la section Membres de leur compte utilisateur et dans la section Carte d’accès à partir de l’application Amilia. L’identifiant apparaît également sur les cartes de membre ou les identifiants imprimés.

8. Puis-je utiliser une clé FOB au lieu d'un identifiant Amilia ?

Oui! Au lieu de scanner l'identifiant Amilia, vous pouvez scanner votre FOB. Ceci est réalisé en attribuant des numéros de membre personnalisés à vos clients. Cliquez ici pour en savoir plus.

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