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Dans le calendrier du Plateau, les administrateurs peuvent ajouter des périodes de tampon aux réservations d'admin et les réservations pour les contrats de location, ainsi que d'assigner le personnel aux réservations de plateau. Le personnel assigné peut voir les détails de réservation de plateau dans leur horaire à partir de l'application Amilia.

🛡️ Comment fonctionne les périodes de tampon?

Des périodes de tampon peuvent être ajoutées avant et/ou après une réservation de plateau lorsque du temps est nécessaire pour préparer la salle entre les réservations. Par exemple, si une réservation se termine à 16h, suivie d'un tampon de 15 minutes ; la prochaine heure disponible pour réserver ne sera pas avant 16h15.

Créez votre réservation admin (ou contrat) à partir du sous-onglet Plateaux > Calendrier :

  • Assurez-vous que vous disposez des permissions appropriées.

  • Cliquez sur + Nouvelle réservation ou sélectionnez un plateau dans le menu déroulant et cliquez une plage dans le calendrier pour configurer la réservation comme d'habitude.

  • Deux nouveaux champs sont disponibles pour ajouter un période tampon avant et/ou après la réservation.

  • Spécifiez la durée du période de tampon en minutes, heures ou jours.

  • Modifiez le(s) tampon(s) à tout moment en sélectionnant la réservation et en cliquant sur Modifier.

👨‍💼👩‍💼 Comment lier le personnel à une réservation de plateau

Assigner le personnel à votre réservation admin (ou contrat) à partir du sous-onglet Plateaux > Calendrier :

  • Lorsque vous créez (ou modifiez) une réservation de plateau, le champ Personnel assigné vous permet d'ajouter un ou plusieurs membres du personnel à l'événement.

  • La réservation deviendra visible dans le sous-onglet Personnel > Gestion > Horaire, ainsi que dans l'application Amilia dans la section d'horaire du personnel assigné. Le personnel peut taper sur la réservation pour plus de détails (si disponible).


Foire aux questions

Quelles permissions sont requis pour gérer les plateaux et ajouter des périodes de tampon ?

En termes de création et/ou de modification d'une réservation de plateau et l'ajout des périodes de tampon, certaines permissions de Plateaux sont requis :

🔑 Voir les plateaux (obligatoire) : Visualiser les plateaux ainsi que les réservations en ligne.

🔑 Voir les contrats de location (facultatif) : Visualiser les contrats de location.

🔑 Gérer les réservations (obligatoire) : Créer et modifier les réservations dans le calendrier.

🔑 Autoriser les réservations en conflit d'horaire (facultatif) : Créez des réservations, même si elles sont en conflit avec des réservations existantes.

🔑 Autoriser les réservations avec un conflit d'horaire entres périodes tampons (facultatif) : Créez des réservations, même si elles sont en conflit avec les périodes de tampons existantes.

Puis-je ajouter un tampon à n'importe quel type de réservation dans le calendrier des installations ?

Vous pouvez configurer des tampons automatiques pour les réservations en ligne et de nuitées disponibles dans votre boutique en ligne. Si vous modifiez une période de tampon d'un plateau en ligne, il s'applique à chaque réservation en ligne effectuée dans ce plateau.

Nos améliorations vous permettent d'ajouter (ou de modifier) manuellement des periodes de tampon pour les réservations d'admin et les contrats de location. Ces tampons peuvent être gérés individuellement par réservation.

Vous ne pouvez pas ajouter de tampons aux activités d'une programmation ou aux leçons privées.

Le client paie-t-il plus si un tampon est ajouté à sa réservation ?

Les tampons sont considérés comme distincts de la réservation du client, ce qui signifie qu'ils ne sont pas facturés pour le temps de tampon. Les tampons n'ont pas d'impact sur la facturation du client.

Les tampons peuvent-ils se chevaucher ?

Lorsqu'un administrateur crée une réservation, il est averti si la planification entre en conflit avec une réservation ou une période tampon existante. L'administrateur peut toujours sauvegarder la réservation.

Ci-dessous, un administrateur crée une réservation à 11h30, avec une période de tampon de 15 m avant l'heure de début. Cela entre en conflit avec un tampon de 30 m à la fin d'une réservation précédente.

Le personnel est-il informé s'il a été assigné à une réservation de plateau ?

Le personnel ne reçoit pas automatiquement des notifications par courriel s'il est assigné à une réservation de plateau. Nous vous suggérons d'envoyer les horaires du personnel à partir du sous-onglet Personnel > Gestion > Horaire, ou de demander à votre personnel de vérifier son horaire sur l'application Amilia.

Est-ce que l'horaire du personnel est-il automatiquement mis à jour dans l'application Amilia ?

Actuellement, l'application Amilia s'actualise toutes les 15 minutes. Le personnel peut changer d'onglet et revenir à l'onglet Horaire pour afficher son horaire mis à jour.

Sinon, ils peuvent se déconnecter de l'application Amilia et se reconnecter pour voir immédiatement leur calendrier mis à jour.

Le personnel verra-t-il un contrat s'ajouter dans son horaire s'il est toujours en attente d'approbation ?

Ce n'est qu'une fois le contrat approuvé et facturé qu'un membre du personnel affecté verra la réservation dans son horaire.

Est-ce que je serais aviser s'il y a un conflit lorsque j'essaie d'assigner un membre du personnel qui n'est pas disponible ?

Actuellement, il n'y a aucun avertissement lorsque vous liez un membre du personnel à une réservation qui a lieu en dehors de leur disponibilité (comme spécifié dans le sous-onglet Personnel > Gestion > Modifer le membre du personnel).

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