De nombreuses organisations connaissent sans doute les défis liés à la gestion et à la planification des cours privés. Les modules d'Activités, de Plateaux et du Personnel fonctionnent en parallèle avec vos leçons privées pour afficher une disponibilité précise en temps réel sans intervention de l'administrateur. Laissez-nous faire le travail pour vous!

Les Leçons Privées automatisent ce processus en:

  • Fournissant un gabarit pour créer vos leçons privées et les rendre disponibles dans votre boutique SmartRec;

  • Vous permettant de lier des formulaires d'inscription personnalisés pour obtenir les informations dont vous avez besoin;

  • Faisant une mise à jour de la disponibilité des leçons privées en fonction de la disponibilité du personnel et la réservation des plateaux;

  • Donnant à vos clients une liberté optimisée sur leur appareil mobile pour rechercher et s'inscrire au(x) leçon(s) privée(s); 

  • Minimisant les défections en envoyant des notifications d'agenda au personnel et au(x) participant(s).


Avant de commencer

Assurez-vous que vos leçons privées offrent une disponibilité exacte en consultant cette liste:


Comment ça fonctionne

1.  Créer une nouvelle leçon privée

2. Les leçons privées utilisent la disponibilité du personnel et des plateaux
    - Configuration de vos plateaux suggérée

3. Comment les clients achètent-ils des leçons privées
    - Achat avec un laissez-passer

4. Mises à jour du calendrier



1. Créer une nouvelle leçon privée

Les leçons privées sont créées via le sous-onglet Activités > Leçons privées. En outre, elles sont situées dans une section distincte du reste de vos activités dans votre boutique SmartRec.

  • Nom et description: Cette information est visible par vos clients dans votre boutique.

  • Aides-nous à avoir une meilleure idée de ce que vous proposez en définissant votre catégorie de cours. Si vous ne trouvez pas ce que vous cherchez, cliquez simplement sur une catégorie et une boîte apparaîtra vous permettant de suggérer une nouvelle catégorie.

  • Qui peut donner cette leçon privée?: Liez vos membres du personnel. Lorsque vous liez plusieurs membres, cela signifie que l'un ou l'autre est disponible pour enseigner le cours. L'horaire du cours est automatiquement généré en fonction de leur disponibilité et de celui du plateau associé.

  • Où peut-on enseigner cette leçon privée?: Liez un ou plusieurs plateaux. Si plusieurs plateaux liés sont situés à des adresses différentes, les clients peuvent choisir l'endroit préféré.

  • État: Rendez votre leçon privée visible ou cachée aux participants.

  • Formulaires: Choisissez un formulaire existant ou créez-en un nouveau. Si aucun formulaire n'est choisi, les participants ne feront que confirmer leur adresse lors de l'inscription.

  • Période tampon: À partir des paramètres supplémentaires, vous pouvez ajouter un tampon entre chaque leçon privée. Par exemple, si chaque leçon dure 1 heure, X temps sera inséré entre chaque leçon pour permettre à votre personnel de se préparer pour le cours.

  • Minimum de temps requis avant la réservation: À partir des paramètres supplémentaires, vous pouvez déterminer le montant de temps minimum d'avance que la leçon doit être réservée.

  • Temps d'avance le participant peut réserver: Vous pouvez limiter le temps d'avance qu'un participant peut réserver un leçon privé.

  • Paiement: Définir le coût de la leçon privée par unité de temps. Attribuer un code de comptabilité, configurer les taxes et le mode de paiement accepté.

👉 Vous pouvez appliquer un rabais à une leçon privée! Sinon, vous pouvez créer un laissez-passer éligible pour les leçons privées et associer des rabais directement sur le laissez-passer.



2. Les leçons privées utilisent la disponibilité du personnel et des plateaux

L'horaire d'une leçon privée est automatiquement généré en fonction de la disponibilité du personnel et du plateau qui lui est assigné. Si un membre du personnel enseigne une activité, il ne sera pas disponible pour une leçon privée. Si le plateau est réservée à une activité, elle ne sera pas disponible pour une leçon privée.

👉 Si des vacances sont planifiées dans le sous-onglet Compte > Calendrier, aucune leçon privée ne pourra être réservée à cette date.

Ci-dessous, un participant peut réserver une leçon privée le 27 janvier à 15h00 et/ ou à 16h00.

  • Les dates avec une disponibilité sont identifiées avec un point vert. 

  • L'horaire du personnel assigné indique qu'il/elle est disponible pour travailler à ce moment et n'est pas engagé(e) dans une autre activité ou leçon privée

  • Le plateau où se déroule la leçon privée est également disponible à ce moment. Il n'a pas été réservé à une autre activité ou à une autre leçon privée. 

  • Le personnel et le(s) plateau(x) doivent être libres pour pouvoir afficher une disponibilité pour une leçon privée.

Afin de pouvoir compter sur la précision de la disponibilité de vos leçons privées, il est important que le personnel et le(s) plateau(x) soient assignés au reste de votre liste d'activités dans l'onglet Activités.

👉 Si vous préférez gérer vos leçons privées manuellement, vous pouvez créez des activités à la carte. Cependant, vous serez responsable de la création de l'horaire et de la disponibilité de votre personnel et vos plateaux.



🏢 Configuration de vos plateaux suggérée

Comprendre le fonctionnement des plateaux parent-enfant garantira que la disponibilité de vos leçons privées s'affiche comme prévu.

Un lieu parent est le plateau principal, qui peut être divisé en plusieurs parties (plateau enfant). Lorsqu'un lieu parent est réservé, tous les plateaux enfant qu'il contient sont réservés aussi. Un bâtiment entier est réservé, tous les plateaux enfant sont automatiquement réservés.

Un plateau enfant fait partie du lieu parent. Lors de la réservation, seule la partie du plateau principal est utilisée. Une salle du bâtiment est réservée. Toutes les autres salles (plateaux enfant) sont disponibles.

En supposant que vos leçons privées n'ont pas de salle désignée et qu'elles nécessitent un peu d'espace, voici une manière dont vous pouvez configurer vos plateaux.

1. Ajouter votre plateau parent.

2. Ajouter vos plateaux enfant (décomposez votre plateau parent).

3. Ajouter des plateaux enfant destinés aux cours privés. En termes de nombre à créer, pensez au nombre de leçons privées que vous pouvez offrir pendant que vos plateaux sont en cours d'utilisation.

Lorsque vous assignez vos plateaux à vos activités, gardez à l'esprit :

  • Ne liez pas votre plateau parent à moins qu'une activité utilise tout l'emplacement.

  • Liez vos activités de groupe au plateau enfant approprié (par exemple, le gymnase principale).

  • Liez le plateau enfant pour les leçons privées aux leçons privées.




3. Comment les clients achètent-ils des leçons privées?

Les participants peuvent s'inscrire en cliquant sur l'onglet Leçons Privées dans votre boutique. Les administrateurs peuvent également réserver des leçons privées au nom de leurs clients.

  • Toutes les leçons privées visibles seront affichées sur la page principale.

  • Cliquez sur l'icône > pour sélectionner la leçon privée.

  • Sélectionner votre entraîneur si plusieurs sont disponibles pour la leçon privée.

  • Sélectionner une adresse préférée si plusieurs sont disponibles pour la leçon privée.

  • Les dates disponibles sont identifiées par un point vert. 

  • Le nom de la leçon privée, l'instructeur, l'adresse, l'heure et le prix sont affichés. Choisissez un participant pour l'inscrire. 

  • Réserver maintenant ou Continuez vos achats pour revenir à la page principale de votre boutique et inscrivez des membres supplémentaires.


🎫 Achat avec un laissez-passer

Les clients peuvent facilement s'inscrire à des cours privés en utilisant un laissez-passer ou un laissez-passer familial.

  • Via le sous-onglet Affiliations > Laissez-passer, créez un nouveau laissez-passer ou modifiez-en un existant.

  • Faites défilez jusqu'à la section Activités.

  • Ajoutez des leçons privées éligibles au laissez-passer.

  • Tous les clients qui possèdent un laissez-passer avec des leçons privées éligibles pourront s'inscrire avec ce laissez-passer.

Les clients peuvent voir quand un laissez-passer est éligible pour des leçons privées.

  • En cliquant sur l'icône +, la liste des leçons éligibles apparaîtra.

  • Les clients doivent acheter le laissez-passer et passer à la caisse avant de pouvoir l'utiliser pour s'inscrire à un cours privé.

  • Une fois acheté, ils peuvent réserver leur place immédiatement. Ils seront redirigés vers la page d'accueil de votre boutique.

  • Si un client a un laissez-passer éligible, il sera automatiquement utilisé.

  • Si un client n'a pas de laissez-passer, il paiera comme d'habitude.



4. Mises à jour du calendrier

SmartRec tient tout le monde à jour lors de la réservation des leçons privées!

  • Les participants et le personnel assigné(s) reçoivent un courriel électronique et une invitation calendrier.

  • Le personnel peut consulter leur horaire via l'application Amilia.

  • Les calendriers des plateaux sont mis à jour automatiquement dans le sous-onglet Plateaux > Calendrier.

  • L'horaire du personnel est automatiquement mis à jour dans le sous-onglet Personnel > Gestion > Calendrier.

Si vous avez des idées ou des commentaires sur la manière dont nous pouvons nous améliorer, nous aimerions avoir de vos nouvelles à support@amilia.com



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